Il PIAO o Piano integrato di attività e organizzazione rappresenta per la Pubblica Amministrazione una sorta di testo unico della programmazione, nella prospettiva di semplificazione degli adempimenti a carico degli enti e di adozione di una logica integrata rispetto alle scelte fondamentali di sviluppo delle amministrazioni.
Il principio che guida la definizione del PIAO è dato dalla volontà di superare la molteplicità, e conseguente frammentazione, degli strumenti di programmazione oggi in uso ed introdotti in diverse fasi dell’evoluzione normativa, e creare un piano unico di governance di un ente.
L’iter del Piano è stato definitivamente completato da due recenti passaggi:
- la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale (n. 209) dell’atteso decreto del Dipartimento Funzione pubblica del 30 giugno 2022 n. 132 che va a definire, per gli Enti con meno di 50 dipendenti, lo schema (parte integrante del decreto), il contenuto e le modalità semplificate e entrato in vigore dal 22 settembre 2022;
- dalla Circolare n.2/2022 che ha fornito le indicazioni operative per la pubblicazione online del documento sul portale web PIAO chiedendo agli Enti di inserire anche il risparmio energetico nella Pubblica Amministrazione tra gli obiettivi della Sezione Valore pubblico, performance, anticorruzione.
La durata del Piano è triennale ma sarà aggiornato annualmente e sarà presentato il 31 gennaio di ogni anno.
Trasformazione digitale e nuovi modi di lavorare: un’occasione per ripensare il futuro delle PA
Obiettivi del PIAO e quali Enti sono interessati
Più in generale, il PIAO è stato introdotto dall’art. 6 del DL 80 del 9 giugno 2021 Misure urgenti per il rafforzamento della capacità amministrativa delle pubbliche amministrazioni funzionale all’attuazione del Piano nazionale di ripresa e resilienza (PNRR) e per l’efficienza della giustizia convertito in Legge 113 del 6 agosto 2021 e che richiede a tutte le amministrazioni di compilare il Piano integrato di attività e di organizzazione.
Ad oggi sono due le tipologie di PIAO che interessano la PA (escluse le scuole): con più di 50 dipendenti e in forma semplificata con meno di 50 dipendenti.
Come sempre, il documento di programmazione può rappresentare un mero adempimento o una svolta nella gestione e organizzazione di un ente locale.
Oggi, dopo che sono state cambiate numerose volte le date utili per la presentazione del PIAO, si è giunti a stabilire che il Piano deve essere approvato entro il 31 gennaio di ogni anno e che sarà poi pubblicato sul sito ufficiale dell’ente e contestualmente inviato al Dipartimento della funzione pubblica per la pubblicazione sul sito web dedicato.
Sono tenute alla redazione annuale del PIAO:
- Aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo,
- Regioni, Province e Comuni,
- Comunità montane e loro consorzi e associazioni,
- istituzioni universitarie,
- Istituti autonomi case popolari,
- Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni,
- enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali,
- amministrazioni, aziende e enti del Servizio sanitario nazionale,
- l’Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN)
- tutte le Agenzie riconosciute dal decreto legislativo 30 luglio 1999, n.300.
I vantaggi del PIAO per la Pubblica Amministrazione
Entrambi i Piani dovrebbero assicurare la qualità e la trasparenza dell’attività amministrativa e migliorare la qualità dei servizi ai cittadini e alle imprese e procedere alla costante e progressiva semplificazione e reingegnerizzazione dei processi anche in materia di diritto di accesso, nel rispetto del d.lgs. 150/2009 e della legge 190/2012.
Nello specifico si tratta di un documento di programmazione unico che accorperà:
- PFP (Piano dei Fabbisogni di Personale)
- PAC (Piano delle azione concrete);
- PRSD (Piano per Razionalizzare l’utilizzo delle Dotazioni Strumentali);
- PdP (Piano della Performance);
- PtPCT (Piano di Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza);
- POLA (Piano Organizzativo del Lavoro Agile);
- PAP (Piano di Azioni Positive).
Restano esclusi dall’unificazione soltanto i documenti di carattere finanziario. I vantaggi: grande semplificazione e visione integrata dei progressi delle amministrazioni.
Come è strutturato il PIAO
Le linee guida del PIAO, ci permettono di avere alcune informazioni a riguardo.
Il PIAO è diviso in 4 sezioni:
- Scheda anagrafica dell’amministrazione
- Valore pubblico, performance e anticorruzione
- Organizzazione e capitale umano
- Monitoraggio
Sezione 1. Scheda anagrafica dell’amministrazione
Da compilarsi con tutti i dati identificativi dell’amministrazione.
Sezione 2. Valore pubblico, performance e anticorruzione
- Sottosezione di programmazione – Valore pubblico
In questa sottosezione l’amministrazione definisce i risultati attesi in termini di obiettivi generali e specifici, programmati in coerenza con i documenti di programmazione finanziaria adottati da ciascuna amministrazione, le modalità e le azioni finalizzate, nel periodo di riferimento, a realizzare la piena accessibilità, fisica e digitale, alle amministrazioni da parte dei cittadini ultrasessantacinquenni e dei cittadini con disabilità, nonché l’elenco delle procedure da semplificare e reingegnerizzare, secondo le misure previste dall’Agenda Semplificazione e, per gli enti interessati dall’Agenda Digitale, secondo gli obiettivi di digitalizzazione ivi previsti.
- Sottosezione di programmazione – Performance
Tale ambito programmatico va predisposto secondo le logiche di performance management, secondo le Linee Guida emanate dal Dipartimento della Funzione Pubblica
- Sottosezione di programmazione – Rischi corruttivi e trasparenza
La sottosezione è predisposta dal Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) sulla base degli obiettivi strategici in materia di prevenzione della corruzione e trasparenza definiti dall’organo di indirizzo, ai sensi della legge n. 190 del 2012 e che vanno formulati in una logica di integrazione con quelli specifici programmati in modo funzionale alle strategie di creazione di valore.
Sezione 3. Organizzazione e capitale umano
- Sottosezione di programmazione – Struttura organizzativa
In questa sezione si presenta il modello organizzativo adottato dall’Amministrazione/Ente: organigramma; livelli di responsabilità organizzativa, n. di fasce per la suddivisione delle posizioni dirigenziali e simili (es. posizioni organizzative); ampiezza media delle unità organizzative in termini di numero di dipendenti in servizio; altre eventuali specificità del modello organizzativo, nonché gli eventuali interventi e le azioni necessarie per assicurare la sua coerenza rispetto agli obiettivi di valore pubblico identificat
Sottosezione di programmazione – Organizzazione del lavoro agile
In questa sottosezione sono indicati, secondo le più aggiornate Linee Guida emanate dal Dipartimento della Funzione Pubblica, nonché in coerenza con i contratti, la strategia e gli obiettivi legati allo sviluppo di modelli innovativi di organizzazione del lavoro, anche da remoto (es. lavoro agile e telelavoro).
- Sottosezione di programmazione – Piano triennale dei fabbisogni di personale
Gli elementi della sottosezione sono:
- rappresentazione della consistenza di personale al 31 dicembre dell’anno precedente
- programmazione strategica delle risorse umane
- obiettivi di trasformazione dell’allocazione delle risorse
- modifica della distribuzione del personale fra servizi/settori/aree;
- modifica del personale in termini di livello / inquadramento;
- strategia di copertura del fabbisogno
- formazione del personale
Sezione 4. Monitoraggio
In questa sezione dovranno essere indicati gli strumenti e le modalità di monitoraggio, incluse le rilevazioni di soddisfazione degli utenti, delle sezioni precedenti, nonché i soggetti responsabili.
Il monitoraggio delle sottosezioni “Valore pubblico” e “Performance”, avverrà in ogni caso secondo le modalità stabilite dagli articoli 6 e 10, comma 1, lett. b) del decreto legislativo n. 150 del 2009 mentre il monitoraggio della sezione “Rischi corruttivi e trasparenza”, secondo le indicazioni di ANAC. In relazione alla Sezione “Organizzazione e capitale umano” il monitoraggio della coerenza con gli obiettivi di performance sarà effettuato su base triennale da OIV/Nucleo di valutazione.
Cosa rischiano gli Enti che non adottano il PIAO
Se il Piano è omesso o assente saranno applicate le sanzioni di cui all’art. 10, comma 5, del d.lgs. 150/2009, cioè:
- divieto di erogazione della retribuzione di risultato ai dirigenti che risulteranno avere concorso alla mancata adozione del PIAO
- e il divieto di assumere e affidare incarichi di consulenza o di collaborazione comunque denominati.
Si aggiunge anche la sanzione amministrativa da 1.000 a 10.000 euro prevista dall’articolo 19, comma 5, lettera b), del d.l. 90/2014, riferita alla mancata approvazione della programmazione anticorruzione.
Il PIAO sarà utile se funzionerà come piano di lavoro
Il PIAO cerca di dare una visione organica a tutti i documenti apparsi negli anni per la gestione di un ente locale, in modo da semplificare la visione della governance e costruire un piano organico di transizione amministrativa in ottica digitale di un ente locale.
La sua realizzazione è probabilmente il modo migliore di dare un senso ai diversi piani non finanziari che ogni ente deve scrivere nel tempo. Il rischio è che diventi un mega adempimento e che venga realizzato formalmente e non materialmente, anche se la speranza è che sia un piano di lavoro e non un piano di scrittura.
La sua triennalità permette all’ente di avere una visione di insieme dell’ente e di fare una programmazione su uno scenario di medio periodo.
Probabilmente un allineamento con il PEG (Piano esecutivo di gestione) è auspicabile in ottica di unire visione e risorse disponibili.
