Il CAD prevede finalmente l’obbligo per tutte le Pubbliche Amministrazioni di formare “gli originali dei propri documenti con mezzi informatici” e di approvare, entro dicembre 2017, il “Piano di Informatizzazione delle Procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione on line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale (SPID ndr). Le procedure devono permettere il completamento del procedimento, il tracciamento dell’istanza con individuazione del responsabile e, ove applicabile, l’indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Il Piano deve prevedere una completa informatizzazione”
Tutte le Pubbliche Amministrazioni per essere adempienti ai nuovi indirizzi dovranno adeguare i sistemi di gestione informatica per produrre in formato digitale tutti gli originali dei documenti amministrativi che gestiscono o gestiranno.
Gli Enti dovranno, pertanto, pianificare una serie di azioni volte a colmare il ritardo tecnologico attraverso strumenti di programmazione specifici che prevedano la completa digitalizzazione dei procedimenti amministrativi e la loro nativa integrazione con i common services messi a disposizione a livello centrale (SPID, PagoPA, ANPR, etc).
I ritardi della PA -lontana dall’essere digitale e senza carta– suggeriscono la necessità di attuare un cambio di passo nel percorso di dematerializzazione. Quello che manca è senz’altro una chiara esecuzione, reingegnerizzazione e standardizzazione dei processi grazie alle nuove tecnologie.
A prescindere dalla questione relativa alla proroga della scadenza del 12 agosto per l’obbligo ‘carta zero’, molto dibattuta nel corso degli ultimi mesi che rischia però di distrarre dalla realtà dei fatti, la PA deve accelerare se vuole evitare di restare travolta dalla rivoluzione digitale. Deve recuperare per mettersi al passo con il resto del mondo che si muove nell’ottica della digitalizzazione invece di restare anacronisticamente avviluppata in regolamenti, metodi, organizzazioni e scartoffie che la condanneranno inesorabilmente allo scollamento dalle mutate esigenze, aumentando il livello di sfiducia del cittadino nella cosa pubblica.
Reggio Calabria due anni fa dal punto di vista della dematerializzazione dei procedimenti poteva considerarsi fanalino di coda delle città. La condizione dell’informatizzazione dell’ente era infatti gravata dall’assenza di un manuale dei procedimenti aggiornato, da una conseguente scarsa standardizzazione dei processi, dalla mancanza di una piattaforma applicativa unica e integrata, dalla presenza di servizi online frammentati, eterogenei e non interoperabili, da un portale web istituzionale obsoleto e poco usabile.
Il Comune, intendendo rimettersi sulla pista dell’innovazione, a dicembre 2015 ha pianificato una serie di azioni volte a colmare un forte gap tecnologico approvando dapprima il Piano di Informatizzazione Comunale, proposto dall’Assessorato Smart City, che prevede la completa digitalizzazione dei procedimenti amministrativi e la loro nativa integrazione con i common services (in primis SPID e PagoPA). Successivamente, tenuto conto del fatto che ogni ente ha i suoi processi, diversi anche da quelli di altri enti simili e le piattaforme presenti in riuso e sul mercato erano difficilmente scalabili, ha dato avvio, con il supporto della società comunale dei servizi informatici, allo sviluppo della Piattaforma dei Procedimenti.
La Piattaforma consente di presentare e gestire le istanze in rete in formato esclusivamente digitale attraverso un ecosistema di servizi a supporto dei procedimenti amministrativi. Ciò permette all’Ente di interagire in tempo reale e in modalità bidirezionale semplice, veloce e sicura con cittadini, imprese e professionisti, che potranno svolgere qualsiasi adempimento burocratico direttamente on line, mediante l’uso di un PC, dispositivi mobili e postazioni digitali pubbliche dislocate sul territorio.
Per la progettazione della piattaforma si è adottato un approccio innovativo, non più applicazioni dedicate ai singoli settori, ma un’unica piattaforma integrata che funge da motore di azioni dei singoli processi ed aggregatore di dati e informazioni, facilmente configurabile dall’utente in modo da azzerare quasi totalmente la necessità di intervenire sui codici sorgente.
Figura – Schema architetturale della Piattaforma dei Procedimenti
L’architettura della Piattaforma pensata in ottica open data, open services e big data, in modo da semplificare l’interscambio di informazioni tra servizi informativi diversi, è basata su:
- un framework di orchestrazione dei servizi, implementato attraverso la notazione standard BPMN (Business Process Management Notation) che permette di gestire servizi attuali e futuri in una ottica graduale e longeva;
- un motore che integra le regole di business e l’elaborazione degli eventi attraverso la presa in carico del processo definito nel framework di orchestrazione;
- un generatore automatizzato di moduli informatici strettamente connesso al framework di orchestrazione e al motore di workflow, configurabile tramite interfaccia user friendly (come da linee guida AgID – design.italia.it);
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un Data Analytics Framework che offre:
- strumenti automatici in grado di integrare e pubblicare dati in un Big Data Storage,
- strumenti di monitoraggio ed analisi che permettono di eseguire discovery e mining sui dati.
La Piattaforma, realizzata con software open source, a livelli indipendenti che dialogano tra loro attraverso servizi REST, è modulare, aperta e scalabile, ed è stata progettata per integrare in modo nativo e attraverso l’utilizzo di un ecosistema di API:
- il servizio di Conservazione Documentale Sostitutiva, che permette di conservare i documenti in formato digitale garantendone autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti;
- i servizi centrali del Governo, in primis, il Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale (SPID) e il Sistema per i pagamenti elettronici (PagoPA);
- le procedure già in uso all’interno dell’Ente, come il Protocollo e altri servizi di istituto;
- le procedure di Enti terzi in modo da istanziare automaticamente endo e sub-procedimenti garantendo l’interoperabilità tra piattaforme diverse disponibili nei diversi Enti;
- altri Servizi, anche di privati, forniti in riuso fruibili anche in modalità SAAS e PAAS.
L’utilizzo del disegno del procedimento attraverso il linguaggio standard internazionale BPMN 2.0 consente non solo di digitalizzare i servizi tradizionali ma di re-ingegnerizzarli ottimizzandoli ed eliminando ricorsività e duplicazioni di azioni.
Il BPMN permette di disegnare per ciascun processo: gli attori coinvolti e il process owner (responsabile del procedimento); le singole attività e la loro sequenza; input e output scambiati tra gli attori; i tempi di attraversamento e risposta al cittadino; le prestazioni attese; i controlli da eseguire; le reazioni ad eventuali problemi, i solleciti e le notifiche; le statistiche. Il disegno dei processi è assistito da strumenti visuali che consentono tempi rapidi di implementazione e di aggiornamento.
Una piattaforma di gestione dei procedimenti così realizzata consente la completa autonomia da parte dell’Ente nelle manutenzioni evolutive, non sono infatti richieste competenze tecniche nell’implementazione di nuovi servizi ma solo configurazioni applicative. Questo tipo di approccio garantisce un costo significativamente ridotto per la manutenzione della piattaforma (ad es. per adattare le attività a nuove disposizioni normative e regolamenti interni) e un ulteriore risparmio dato dall’utilizzo di “software libero”.
Ad oggi sono stati implementati all’interno della Piattaforma i procedimenti dello Sportello Unico all’Edilizia (SUE). Nel prossimo futuro la Piattaforma dei Procedimenti potrà essere implementata per rappresentare l’unico interlocutore per tutti i cittadini; un solo punto di accesso (tramite SPID) per qualsiasi procedimento amministrativo, dalle istanze legate ai servizi demografici, all’edilizia, alle attività produttive, alle segnalazioni dal territorio, all’ambiente e non solo.
Il Comune di Reggio Calabria ha avviato un processo innovativo anche nell’analisi e realizzazione di nuovi procedimenti standard puntando ad una forma digitale semplice, moderna, aperta e trasparente, e soprattutto condivisa, frutto di un percorso partecipativo con tutti gli attori coinvolti. Nella reingegnerizzazione dei procedimenti del SUE digitale sono stati infatti coinvolti dirigenti, funzionari, ordini professionali e tecnici informatici che partendo dalla modulistica standard nazionale hanno definito dapprima il disegno del procedimento e successivamente testato la web application che è stata rilasciata dopo i feedback ricevuti assicurando la piena operatività tecnico funzionale.
In sintesi questo approccio garantisce una maggiore efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa e una migliore sostenibilità dei servizi. Una soluzione economica per gli enti che consente di governare il processo di cambiamento senza l’aggravio di costi legati a forniture, licenze software e il rischio di incorrere nel fenomeno lock in che spesso ha reso il pubblico vittima del mercato. I sistemi dei privati (ad es. quelli verticali e che richiedono particolare know-how) possono essere facilmente integrati grazie alle caratteristiche di apertura e scalabilità della soluzione.
La raccolta di dati in formato standard può altresì agevolare la realizzazione (attraverso strumenti di Business Intelligence, Big Data Analytics e cruscotti di Info Visualizzazione) di Sistemi di Supporto alle Decisioni e monitoraggio delle scelte a vantaggio degli organi politici e di governo.
I procedimenti strutturati con una notazione standard BPMN delle città potrebbero infine dar vita ad una piattaforma open collaborativa per la realizzazione e il riuso dei procedimenti digitali della PA.
