Atti, provvedimenti, avvisi e comunicazioni delle pubbliche amministrazioni (ad eccezione degli atti del processo civile e penale, per l’applicazione di misure di prevenzione, amministrativo, tributario e contabile) potranno essere da ora in poi notificati ai cittadini sul domicilio digitale (PEC/SERCQ) oppure tramite AppIO/email/sms, con sostanziale riduzione dei costi per gli enti pubblici.
Sono già stati notificati primi atti amministrativi digitalmente attraverso SEND – Servizio Notifiche Digitali, che garantisce la realizzazione in produzione della PND – Piattaforma Notifiche Digitali: dai quattro Comuni al momento aderenti da inizio Luglio 2023 si arriverà, entro fine mese, a circa un centinaio di enti pubblici che si avvarranno delle modalità di notifica digitalizzata con pieno valore legale, assicurando da un lato minori oneri in capo ai cittadini e, dall’altro, rappresentando un risparmio per la spesa pubblica.
Come funziona il servizio
Nell’ambito del programma del PNRR – Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (Misura 1.4.5 all’interno della componente M1.C1 – Digitalizzazione, innovazione e sicurezza PA), lo sviluppo di SEND passa anche attraverso lo stanziamento di 200 milioni di euro, messi a disposizione delle amministrazioni comunali dal Dipartimento per la Trasformazione Digitale, ai fini della loro adesione al meccanismo di notificazione digitale. L’obiettivo del PNRR per il 2023 è portare a bordo di SEND, entro fine anno, circa 800 amministrazioni, tra Comuni ed enti centrali.
Si tratta di un servizio di notificazione a valore legale, utilizzabile da qualsiasi Pubblica Amministrazione, per notificare atti a qualsiasi persona fisica o giuridica, ente od associazione dotati di Codice Fiscale. La pubblica amministrazione emittente, aderendo a PND, deve occuparsi del solo deposito sulla piattaforma dell’atto da notificare. Sarà invece la piattaforma notifiche a processare la notifica, scegliendo il miglior percorso (digitale e/o analogico) di notificazione tra quelli stabiliti dalla normativa.
Cosa succede in caso di destinatari “analogici”
Il destinatario sarà raggiunto dalla notifica sul proprio domicilio digitale (PEC/SERCQ) oppure tramite AppIO/email/sms, con sostanziale riduzione dei costi. In caso di destinatari cd. analogici, in quanto non dotati di identità digitale SPID, le notifiche saranno ricevute analogicamente, con costi più elevati, oppure attraverso il reindirizzamento dell’atto digitale a persone a loro vicine e/o da essi delegate.
Le fasi operative
Le fasi operative in cui si struttura SEND muovono dalla creazione della richiesta di notifica da parte dell’ente emittente, chiamato a caricarne anche i relativi allegati attraverso l’uso di API Key o manualmente.
La PND prende in carico la richiesta di notifica attraverso il servizio SEND che verifica la completezza e correttezza delle informazioni generando, ad ogni cambio di stato, la relativa attestazione opponibile a terzi. Viene infine inviata una comunicazione al destinatario della presenza di una notifica tramite diversi possibili canali: PEC, App IO, e-mail, SMS. In alternativa, SEND ricerca un indirizzo fisico e invia una raccomandata cartacea. L’ultima fase è quella della ricezione: il destinatario accede alla piattaforma potendo scaricare i documenti notificati e pagare contestualmente quanto dovuto, grazie all’integrazione con pagoPA. Se la riceve tramite IO, può fare tutto direttamente in app.
Le regole operative di funzionamento della piattaforma sono dettate dal decreto della Presidenza del Consiglio dei ministri – Dipartimento della Trasformazione Digitale datato 8 febbraio 2022, n. 58, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 130 del 6 giugno 2022 ed in vigore dal 21 giugno 2022, in attuazione della norma primaria contenente il regolamento del particolare meccanismo di notifica attraverso la PND, dettato dall’articolo 26 del decreto-legge semplificazioni n. 76 del 2020.
Cosa può essere oggetto di notifica digitale
Oggetto di notifica digitale tramite piattaforma possono essere atti, provvedimenti, avvisi e comunicazioni delle pubbliche amministrazioni ad eccezione degli atti del processo civile e penale, per l’applicazione di misure di prevenzione, amministrativo, tributario e contabile, nonché i provvedimenti e le comunicazioni ad essi connessi.
Non possono essere notificati con tale modalità neppure gli atti delle procedure di espropriazione forzata, a meno che non si tratti degli avvisi contenenti l’intimazione ad adempiere l’obbligo risultante dal ruolo, per il caso di inutile decorso del termine decorrente dalla notifica della cartella di pagamento e delle comunicazioni preventive trasmesse all’agente della riscossione al proprietario dell’immobile con l’avviso che, in mancanza del pagamento delle somme dovute entro il termine di trenta giorni, sarà iscritta ipoteca sugli immobili del debitore.
Non possono essere notificati neppure gli atti dei procedimenti di competenza delle autorità provinciali di pubblica sicurezza relativi a pubbliche manifestazioni, misure di prevenzione personali e patrimoniali, autorizzazioni e altri provvedimenti a contenuto abilitativo, soggiorno, espulsione e allontanamento dal territorio nazionale degli stranieri e dei cittadini dell’Unione europea, o comunque gli atti di ogni altro procedimento a carattere preventivo in materia di pubblica sicurezza, nonché i provvedimenti e alle comunicazioni ad essi connessi.
Regole operative
Il controllo e la gestione della piattaforma delle notifiche digitali sono attribuiti a PagoPA S.p.A. la quale ne affida, in tutto o in parte, lo sviluppo a Poste Italiane S.p.A. e cioè all’attuale fornitore del servizio postale universale su tutto il territorio nazionale. Cittadini e imprese, residenti o con sede legale in Italia o che risiedono all’estero ma dispongono di un codice fiscale, nonché i loro delegati possono aderire alla piattaforma ed accedervi tramite le proprie credenziali SPID oppure con la CIE – Carta di Identità Elettronica.
L’accesso potrà essere realizzato da qualsiasi dispositivo, compreso gli apparecchi cellulari attraverso l’applicazione IO e cioè il punto di accesso telematico ai servizi pubblici anch’esso gestito da PagoPA S.p.A..
Il processo di notificazione inizia con la PA mittente che richiede a PN di prendere in carico l’effettuazione di una notifica. Questa operazione avviene in tre fasi: caricamento dei documenti, creazione della notifica, verifica dei dati forniti. Nella prima fase, la PA fornisce a PN gli atti da notificare unitamente all’avviso pagoPA, se previsto il pagamento da parte del destinatario.
Nella seconda fase, la PA genera la richiesta di creazione della notifica, fornendo i dati del destinatario (CF, indicazione del tipo di persona fisica o giuridica, nome e cognome o ragione sociale, indirizzo fisico del domicilio noto alla PA, domicilio digitale speciale eventualmente eletto, Codice Avviso e Codice Fiscale dell’Ente creditore relativi all’avviso pagoPA), un numero di protocollo, l’oggetto della notifica, la modalità da adottare per l’eventuale spedizione analogica (890/AR), importo e data di scadenza del pagamento (se presente), la lista dei documenti facenti parte della notifica (attraverso gli identificativi forniti da PN nella precedente fase) e l’hash SHA-256 dei documenti stessi. Nella terza ed ultima fase, PN verifica che lo SHA-256 fornito dalla PA coincida con quello calcolato da PN a partire dai documenti allegati. PN effettua inoltre un’attività di verifica e normalizzazione dell’indirizzo fisico fornito per ciascun destinatario allo scopo di garantire la possibilità di notificare al destinatario in forma cartacea. L’indirizzo originale fornito dalla PA mittente verrà riportato nelle attestazioni opponibili ai terzi mentre verrà utilizzato l’indirizzo normalizzato per l’avvio in postalizzazione.
Nel caso in cui l’indirizzo fisico fornito dalla PA mittente non sia postalizzabile la notifica verrà rifiutata. Se le verifiche hanno successo, PN genera lo IUN – Identificativo Univoco della Notifica che viene restituito alla PA mittente unitamente al token generato all’atto di creazione della notifica.
La generazione dello IUN conclude il processo di deposito/creazione della notifica su PN e perfeziona la notifica per la PA mittente. Nel caso in cui, invece, le verifiche non abbiano successo, PN informa la PA della presenza di errori nella richiesta inoltrata inviando un codice di errore unitamente al token generato all’atto di creazione della notifica.
I documenti allegati devono essere in formato PDF e conformi a quanto richiesto dagli articoli 20 e 21 del CAD, perciò firmati digitalmente dalla PA mittente. I documenti trasmessi dalla PA mittente vengono conservati per 120 giorni a partire dalla data di perfezionamento della notifica per il destinatario. PN genera un’attestazione opponibile ai terzi contenenti le informazioni relative alla data e all’ora di ricezione della richiesta di creazione della notifica da parte del mittente ed agli indirizzi forniti dal mittente per raggiungere il destinatario. La messa a disposizione di questa attestazione conferma l’inizio delle operazioni di notificazione.
In presenza di almeno un domicilio digitale, PN notifica, attraverso PEC o SERCQ, l’AAR – Avviso di Avvenuta Ricezione, e cioè un atto formato da PagoPA S.p.A., con il quale viene dato avviso al destinatario delle modalità di acquisizione del documento informatico oggetto di notificazione. In presenza di domicili digitali diversi, si segue il seguente ordine di priorità:
- Domicilio digitale di piattaforma (configurato dal destinatario nella sezione “Recapiti” della piattaforma)
- Domicilio digitale speciale (indicato dall’ente mittente nella creazione della notifica)
- Domicilio digitale generale (fornito da IniPEC, IPA o INAD).
In assenza di domicilio digitale, e se il destinatario non ha effettuato l’accesso alla notifica entro 5 giorni (120 ore) dall’invio dell’Avviso di Cortesia, l’AAR è direttamente inoltrato all’indirizzo fisico del destinatario fornito dalla PA mittente, attraverso raccomandata ai sensi della L.890/1982 o Raccomandata A/R.
