L’iniziativa dello Sportello Unico Doganale entra finalmente nel vivo. La decisione di avviare oggi 12 febbraio 2013 la sperimentazione nel porto di Ravenna in accordo con il Ministero della Salute costituisce un passaggio cruciale per conseguire l’obiettivo di una completa e generale digitalizzazione del processo di sdoganamento realizzando semplificazione delle procedure doganali, ottimizzazione della capacità di controllo e riduzione dei costi per amministrazioni pubbliche ed operatori economici.
Sono passati dieci anni da quando nel 2003 l’Agenzia delle Dogane, che ha incorporato nel 2012 anche l’Amministrazione Autonoma dei Monopoli di Stato divenendo Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, propose la norma istitutiva, inserita nella legge finanziaria per il 2004.
Lo Sportello Unico, attivato nel luglio 2011 grazie al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM) n. 242 del 2010, si è sviluppato secondo modalità transitorie in vista dell’attuazione conclusiva prevista dalla normativa entro luglio 2014.
Nel quadro stabilito l’Agenzia delle Dogane ha assunto un ruolo di regia e coordinamento per favorire la cooperazione informatica tra le differenti amministrazioni coinvolte e offrire all’utenza una interfaccia unitaria. Il traguardo finale, da raggiungere entro tre anni dall’attivazione secondo i tempi fissati dal DPCM, significherebbe arrivare a poter effettuare per via telematica la richiesta, il controllo e lo scarico della dichiarazione doganale e documenti annessi (art. 3 – single window) digitalizzando l’intero processo di sdoganamento, compresi i segmenti di controllo di cui restano titolari le altre amministrazioni (art. 4 – one stop shop).
A livello europeo l’Italia, che ha anticipato l’introduzione nell’ordinamento comunitario di un principio analogo (Regolamento del Parlamento e del Consiglio 648/2005), è considerata come paese apripista per la messa in opera del sistema a sportello unico per le pratiche doganali degli operatori commerciali in tutta l’UE.
“Dopo il lancio del Regolamento CE n. 450/2008 che istituisce il codice doganale modernizzato – spiega Teresa Alvaro, Direttore Centrale Tecnologie per l’Innovazione – l’Agenzia delle Dogane ha proposto la sua idea al Gruppo di lavoro per lo sportello unico in Europa ottenendo l’approvazione. Attualmente non esiste uno sportello unico in nessuno degli Stati membri così come previsto dal codice doganale comunitario e l’Italia è stata presa a modello per l’insieme dell’Unione europea”.
Lo sportello unico, aggiunge, è una misura rivoluzionaria che permetterà di superare la frammentazione del processo di sdoganamento che può richiedere oltre alla dichiarazione doganale fino a 68 differenti documenti, nella grande maggioranza dei casi rilasciati su carta, e comportare l’attesa dell’esito dei controlli esercitati da 18 diversi enti.
La sua realizzazione è stata affrontata non soltanto in termini di dematerializzazione ma in una logica di digitalizzazione. L’approccio adottato è “full digital” consentendo ai 635.029 operatori registrati in Italia che si rivolgono all’autorità doganale (su un totale di 3.165.057 soggetti a livello europeo – maggio 2012) di svolgere in forma digitale gli adempimenti necessari ad ottenere lo sdoganamento e facendo in modo che queste operazioni siano un sottoprodotto del sistema organizzativo aziendale. Con questo approccio “non si perturba l’organizzazione aziendale producendo invece valore aggiunto in termini di innovazione e semplificazione dei processi di gestione aziendale”.
Per poter arrivare ai risultati odierni è stato necessario un lungo lavoro di preparazione. Aida (Automazione Integrata Dogane e Accise), la piattaforma che in una nuova versione aggiornata permetterà di gestire online l’attività connessa allo sportello unico, è entrata a regime nel novembre 2003. Il sistema informatico ha man mano integrato diverse aree funzionali e sottosistemi esistenti per divenire il fulcro intorno a cui si realizza la digitalizzazione del rapporto con utenti e amministrazioni. Il nuovo portale per l’interoperabilità tra le amministrazioni e tra queste e gli utenti (Aida Servizi per l’Interoperabilità), rende operativi i processi “integrati” con le amministrazioni coinvolte nello sportello unico ed offre nuovi servizi interattivi agli utenti.
L’innovazione è stata però perseguita non soltanto tenendo conto degli aspetti tecnici ma cercando di vincere le resistenze all’interno dell’organizzazione tramite il metodo della condivisione e della partecipazione della forza lavoro. A tal fine negli anni 2002-2003 è stato costituito un laboratorio “dogana virtuale” sui cui operare e addestrarsi chiamando figure rappresentative dell’azienda (impiegati, dirigenti ecc.), sponsor con funzione di tutor per i propri colleghi, a costruire e a sperimentare il processo di trasformazione in modo a abituarsi progressivamente ai cambiamenti successivi. Questa modalità, aperta anche agli utenti esterni, ha avuto un tale successo, permettendo di evitare traumi nella fase di avvio, che è rimasta come sistema di test utilizzato per tutte le nuove applicazioni.
Anche e soprattutto nel caso della sperimentazione nel porto di Ravenna è stato “preparato il terreno” per scongiurare possibili false partenze.
Il centro è stato selezionato come ufficio pilota dopo una attenta valutazione delle condizioni logistiche, organizzative e di traffico. Lo stesso vale per il Ministero della Salute che è stato scelto in quanto amministrazione cui compete il rilascio del maggior numero (all’incirca l’80%) dei documenti da presentare in allegato alla dichiarazione doganale.
L’Agenzia delle Dogane ha definito e messo a punto nel corso del tempo i modelli di interoperabilità con le varie amministrazioni (Ministero dello sviluppo economico, Ministero degli esteri, Ministero della salute) in relazione sia agli adempimenti prodromici (emessi prima di effettuare le operazioni di importazione ed esportazione delle merci) sia a quelli contestuali alla presentazione delle merci in dogana. La sfida più impegnativa da affrontare è quella della collaborazione tra le differenti autorità amministrative per ottenere una digitalizzazione coordinata ed integrata dei procedimenti di rispettiva competenza.
“Lo sportello unico – sottolinea Alvaro – sarà improntato alla massima trasparenza assicurando all’utenza le informazioni sul suo utilizzo (Aida include assistenza online ed una piattaforma e-learning proprietaria) e su tutto il ciclo di vita della dichiarazione doganale e dei documenti presentati a supporto, attraverso il portale ‘Aida Servizi per l’Interoperabilità’, dando così la possibilità di controllare le merci una sola volta e in tempi definiti e di risalire alle responsabilità di eventuali ritardi”.
L’Agenzia delle Dogane garantisce per parte sua una completa dematerializzazione e una drastica riduzione dei tempi di sdoganamento. Già nel 2012 su circa 15 milioni di dichiarazioni gestite, la percentuale di quelle presentate su carta è risultata inferiore allo 0.1% mentre il controllo automatizzato permette di esaminarne il contenuto e di procedere allo svincolo delle merci in 2-5 minuti nel 95,4% dei casi.
Gli effetti sono una notevole diminuzione dei costi a carico delle imprese, incluso quelli relativi al contenzioso e all’incertezza, il miglioramento del controllo di qualità dei dati e della compliance.
Gli operatori, per di più, tramite il servizio telematico digitale, una volta inoltrata la richiesta avranno modo di verificare, dopo che gradualmente dal Ministero della salute si passerà ad integrare gli altri enti coinvolti, l’operato di tutte le amministrazioni avendo gli strumenti per individuare a quale soggetto eventualmente deve essere imputata l’inefficienza.
L’impatto dell’attività portata avanti in questi anni dall’Agenzia delle Dogane è stato evidenziato da una recente relazione della Banca d’Italia che, citando lo studio della Banca Mondiale “Doing Business 2013”, mostra come il punteggio dell’Italia sia migliorato anche per via dell’efficace adozione dell’ICT da parte dell’ente pubblico.
