In uno scenario nazionale in cui non ci sono ancora certezze ma (finalmente) una strategia, seppur abbastanza utopistica, è fondamentale per i piccoli enti capire perché non si può più aspettare per attivare il processo di transizione digitale.
Illustriamo, allora, i sette motivi che devono spingere gli Enti a intraprendere un percorso di transizione digitale. Un processo irreversibile che si deve intraprendere il prima possibile e che obbligherà a ottimizzare le risorse, portando in dote una maggiore organizzazione e un importante risparmio di tempo e risorse.
Una “nuova PA“, la si potrebbe chiamare, evoluta ed efficiente, che porterà entusiasmo nei cittadini e vantaggi per gli enti pubblici.
Un processo irreversibile
Il processo di digitalizzazione è irreversibile al 100%: non si torna indietro. Non si tornerà mai alla carta in futuro.
Il processo è partito ed è in pieno sviluppo, anche se ha subito rallentamenti o addirittura ha dato l’impressione di fermarsi più di una volta. Prima si prenderà consapevolezza di questo e prima si potrà giovare dei benefici che porta.
Si possono trovare all’interno di ogni Ente, magari mascherati da piccoli successi quotidiani senza apparentemente alcun nesso con la digitalizzazione. Se si guardano da vicino invece, ci si accorgerà che sono proprio il preludio indispensabile per la partenza di un progetto di transizione digitale.
Certo, l’età media dei dipendenti pubblici è alta: abbiamo superato i 50 anni nel 2016, e i dati del 2017 appena elaborati mostrano un nuovo incremento.
Spesso, poi, le persone sono restie al digitale, non lo vedono come un’opportunità ma più che altro come un fastidio, un prurito, un evento collaterale.
A loro, e quindi alla maggior parte dei dipendenti pubblici, suggerisco la lettura di “The Game”, di Alessandro Baricco, che snocciola in un saggio che si pone come una storia, una mappa della rivoluzione digitale, dei suoi presupposti, delle modifiche mentali e culturali che ha comportato.
“Prendete l’icona che per secoli ha racchiuso in sé il senso della nostra civiltà: uomo-spada-cavallo. Confrontatela con questa: uomo-tastiera-schermo. E avrete di fronte agli occhi la mutazione in atto. Un sisma che ha ridisegnato la postura di noi umani in modo spettacolare”. Alessandro Baricco – The Game
Ottimizzazione delle risorse
Grazie alla digitalizzazione, è possibile ottimizzare le risorse economiche, finanziarie e umane.
La conseguenza diretta è l’ottimizzazione del tempo impiegato dalle persone per svolgere un determinato lavoro.
Certo, un processo deve essere analizzato e deve funzionare in maniera “analogica” prima di essere riportato in digitale, su questo non ci piove, ma il suo controllo tramite un sistema digitale permetterà di monitorarlo e adattarlo al meglio.
L’analisi del carico di lavoro del personale e la riorganizzazione in base alle competenze sarà un ottimo punto di partenza per il progetto di transizione digitale.
Avere persone e risorse ottimizzate consentirà di rimettere mano all’organizzazione in maniera sostanziale.
Maggiore organizzazione
Grazie ai processi ottimizzati, si potrà mettere mano all’organizzazione della struttura recuperando risorse umane ed economiche da destinare alle aree del Comune con maggiori carenze, riportandole alla massima efficienza.
Ne beneficeranno i dipendenti – che saranno messi nelle condizioni migliori per esprimere le loro capacità. Anche i cittadini cominceranno ad accorgersi di quanto un sistema organizzato risulti più efficiente: si potrà rispondere alle loro richieste con maggior velocità.
Più velocità di esecuzione
Quando i processi sono ben organizzati (e quindi digitalizzati) tutto il personale del Comune sa esattamente cosa fare in qualsiasi momento.
Se ogni dipendente ha in mano una mappa con il percorso più breve da seguire per raggiungere l’obbiettivo (la risoluzione di un problema, il processo da seguire per il rilascio di un’autorizzazione, ecc.), non correrà il pericolo di perdersi.
Se non si perderà non ci sarà il pericolo che arrivi a destinazione oltre il tempo previsto, o non ci arrivi proprio.
Quindi la macchina del Comune acquisirà una maggior velocità:
• nell’esecuzione del lavoro quotidiano;
• nel rispondere alle richieste;
• nel prendere le decisioni.
Raggiungere una meta percorrendo il minor numero di chilometri possibile, ha come risultato un maggior risparmio di tempo e risorse.
Risparmio di tempo e risorse
Risparmiare tempo comporta, senza ombra di dubbio, anche un risparmio economico.
Potrai permetterti di reinvestire le risorse risparmiate in:
• progetti che languono nel cassetto;
• ampliamento dei servizi a disposizione dei cittadini;
• ottimizzazione dei processi per creare ancora maggior risparmio;
• assunzione di nuovo personale che, nel frattempo, sarà più facile inserire e rendere autonomo grazie all’organizzazione dei processi che sono stati adottati;
Si potrà così dare il via a un inesorabile processo di evoluzione della pubblica amministrazione.
Evoluzione della PA
Il processo di ricollocazione delle risorse economiche è da considerarsi un miglioramento tangibile dei servizi per il cittadino.
Un miglioramento della vita del dipendente pubblico e dei propri cittadini è da considerarsi un’evoluzione della Pubblica Amministrazione.
Quale può essere l’effetto di tutto questo tuo impegno sui cittadini, sui dipendenti e sugli amministratori?
Entusiasmo dei cittadini
I cittadini saranno entusiasti perché sicuramente beneficeranno dei servizi digitali che gli sono stati messi a disposizione.
Non dovranno fare la fila chiedendo permessi al datore di lavoro per ottenere un semplice certificato anagrafico o pagare la retta dell’asilo.
Potranno interagire con l’amministrazione dal divano di casa così come fanno per ordinare un libro su Amazon.
Ne parlavo qui, quasi un anno fa: “Nell’interazione con la PA, i cittadini vogliono e devono avere la possibilità di fare tutto stando seduti in poltrona con un tablet in mano: è per questo che saranno le loro pressioni a spingere la trasformazione digitale della PA. Con buona pace dei dipendenti pubblici che si ostinano ancora a evitare il cambiamento”.
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