Pec: cos’è, come ottenerla, obblighi e vantaggi della Posta elettronica certificata

La Pec Posta elettronica certificata è uno strumento sempre più utile, non solo per professionisti e aziende – per i quali è già obbligatoria – ma anche per il cittadino. Ad oggi è infatti il solo strumento concretamente utilizzabile per il domicilio digitale, su cui ricevere tutte le comunicazioni della PA.

A conferma del fatto che la Posta elettronica certificata, rappresenti il tassello cruciale per la digitalizzazione del Paese, da ottobre 2021, è scattato il regime sanzionatorio per imprese e professionisti che non hanno un indirizzo Pec: si rischia fino a duemila euro.

Nella Pubblica Amministrazione in linea con numerosi obblighi normativi la Posta elettronica certificata ha raggiunto negli oltre 15 anni di vita istituzionale (la Pec nasce a fine 2005) una notevole diffusione sia in termini di caselle attivate che di messaggi scambiati.

Secondo i dati relativi all’utilizzo della Pec in Italia e diffusi da AgID si sono registrati:

• 261.893 domini Pec attivi
• 15.937.113 caselle Pec attive
• 843.942.451 messaggi Pec inviati e ricevuti

Cos’è la Posta elettronica certificata (Pec) e quando è nata

La Posta elettronica certificata (Pec), obbligatoria per le aziende, la Pubblica Amministrazione e i professionisti, viene anche utilizzata dai cittadini in misura sempre più consistente.

La Pec italiana ha così acquisito un valore determinante e oggi costituisce un servizio esclusivo nel panorama europeo. In tal senso i servizi elettronici europei di recapito certificato sono la naturale evoluzione della posta certificata.

In questo scenario, con la Determinazione nr. 233 del 9 agosto 2022, AgID ha adottato le “Regole tecniche per i servizi di recapito certificato a norma del regolamento eIDAS . 910/2014”.

Queste regole tecniche hanno consentito l’avvio della migrazione dei sistema Pec verso la REM (Registered Electronic Mail – un particolare Servizio Elettronico di Recapito Certificato – SERC) sistema di messaggistica conforme al sopra citato Regolamento eIDAS.

Questo documento è il risultato di un’attività di AgID in collaborazione con i gestori di Pec e nella seconda fase con l’ente di standardizzazione ETSI.

L’obiettivo raggiunto è quello di disporre di uno standard di interoperabilità comunitaria, coerente con il Regolamento eIDAS, che consenta a livello comunitario lo scambio di messaggistica utilizzabile come raccomandata.

Il completamento della migrazione sarà caratterizzato dall’emissione di un DPCM che sancirà sulla base di una normativa primaria nazionale l’abrogazione dell’articolo 48 del Codice dell’Amministrazione Digitale e quindi della Pec (l’art. 65, comma 7, del decreto legislativo 13 dicembre 2017, n. 217, come modificato e sostituito dall’art. 8, comma 5, del decreto-legge 14 dicembre 2018, n. 135, convertito, con modificazioni, dalla legge 11 febbraio 2019, n. 12, a norma del quale è stabilito che “Con decreto del Presidente del Consiglio dei ministri, sentiti l’Agenzia per l’Italia digitale e il Garante per la protezione dei dati personali, sono adottate le misure necessarie a garantire la conformità dei servizi di Posta elettronica certificata di cui agli articoli 29 e 48 del decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82, al regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 luglio 2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE. A far data dall’entrata in vigore del decreto di cui al primo periodo, l’articolo 48 del decreto legislativo n. 82 del 2005 è abrogato”).

Chi è obbligato ad avere un indirizzo Pec

L’obbligo di avere un domicilio digitale in Italia dipende dalla categoria di appartenenza, cioè se cittadino, professionista iscritto all’albo, ente o azienda: 

Cittadini:

• La Pec non è obbligatoria per i cittadini privati. Le pubbliche amministrazioni continueranno a inviare le comunicazioni, anche quelle aventi valore legale, tramite i canali tradizionali, inclusa la posta cartacea, a chi non ha un domicilio digitale registrato su INAD.

Professionisti:

• Per i professionisti iscritti ad albi professionali o nel Registro delle Imprese esiste dal 2020  l’obbligo di avere un domicilio digitale Pec (Decreto Semplificazioni, art. 37). La loro iscrizione all’INI-PEC (Indice Nazionale degli Indirizzi Pec) viene automaticamente trasmessa anche su INAD.

Enti di diritto privato:

• Obbligo dal 2023: anche gli enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi professionali o nel Registro delle Imprese sono obbligati ad avere un domicilio digitale a partire dal 2023. L’iscrizione a INAD per questi soggetti è facoltativa, ma in caso di mancata adesione, le comunicazioni da parte delle pubbliche amministrazioni avverranno tramite Pec ordinaria.

Vantaggi del domicilio digitale:

• Comunicazioni telematiche: permette di ricevere comunicazioni ufficiali e notifiche legali da parte delle pubbliche amministrazioni in formato digitale, con maggiore sicurezza e comodità.
• Semplificazione burocratica: consente di inviare istanze, deleghe e altre pratiche alle pubbliche amministrazioni in via telematica, velocizzando i tempi e riducendo l’uso della carta.
• Accesso a servizi online: può essere utilizzato per accedere a numerosi servizi online offerti da pubbliche amministrazioni e enti privati.

INAD: il registro pubblico dei domicili digitali

L’Indice Nazionale dei Domicili Digitali INAD è un registro pubblico che contiene i domicili digitali dei cittadini, professionisti ed enti di diritto privato iscritti. L’obiettivo di INAD è facilitare la comunicazione digitale tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni.

Webmail Pec: alternativa economica alla raccomandata A/R

La Pec è un’alternativa alla raccomandata A/R, poiché ne ha lo stesso valore legale, (per l’esattezza è equivalente a una notifica a mezzo posta) con l’evidente vantaggio che per spedire un messaggio tramite Pec non serve uscire di casa o dall’ufficio, si può mandare un messaggio di Posta elettronica certificata con un PC o con i tradizionali dispositivi mobili.

La forte diffusione della posta certificata è stata anche favorita da offerte a prezzo contenuto anche per le categorie business: la Pec può costare annualmente quanto un paio di raccomandate A/R, ma consente l’invio di messaggi illimitati.

Garanzia dell’integrità del contenuto con i servizi certificati Pec

Un’altra peculiarità di questo servizio rispetto ai mezzi tradizionali è rappresentata dal fatto che la Posta elettronica certificata non solo certifica la trasmissione e l’avvenuta consegna di un messaggio, ma ne garantisce anche l’integrità del contenuto rendendo lo strumento ancora più versatile e adatto a svariati utilizzi che vanno oltre la mera trasmissione di un messaggio o di un file.

Per spedire un messaggio di posta certificata dopo aver attivato la propria casella ci si comporta come per la posta elettronica tradizionale disponibile su Internet. Sulla propria casella si ricevono una serie di ricevute elettroniche (che devono essere conservate secondo la specifica normativa sulla conservazione dei documenti digitali). Tali ricevute attestano, con opponibilità ai terzi, la spedizione del messaggio di Pec e la sua consegna al destinatario. Non è opponibile ai terzi l’avvenuta lettura del messaggio ma una ricevuta di consegna al destinatario è sufficiente.

Cioè se ricevo una raccomandata cartacea A/R e poi non la leggo potrei avere dei problemi. L’utilizzo del digitale aiuta anche nei contenziosi perché quanto trasmesso arriva a destinazione integro e dovrei dimostrare in giudizio che quello che ho ricevuto è diverso da quello spedito anche se non ci sono tracce informatiche di alterazione (integrità e immodificabilità del documento informatico).

A cosa serve la Pec: opportunità e obblighi della posta certificata

La Pec ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento;  quindi consente l’opponibilità a terzi dell’avvenuta consegna (il valore legale è sancito dal DPR n.68 dell’11 febbraio 2005).

La prima grande diffusione della Pec si è avuta con l’obbligo di associare caselle di questo tipo alle Aree Organizzative Omogenee (AOO) relative al protocollo informatico nella PA.

Poi la posta certificata è stata diffusa con gli obblighi per i soggetti tenuti all’iscrizione nel registro delle imprese (comprese le nuove partite IVA e ditte individuali) e i professionisti iscritti ad albi ed elenchi. L’iscrizione al registro delle imprese poteva avvenire solo comunicando la specifica casella. Anche un tassista è titolare di una casella di Pec.

La Pec è obbligatoria nell’ambito degli scambi documentali previsti nell’ambito dei processi telematici.

Viene utilizzata in molte altre situazioni come l’iscrizione a concorsi pubblici, la richiesta di informazioni alle PA nell’ambito delle regole di trasparenza (FOIA) e per scambi di dati tra mondo finanziario e Agenzia delle Entrate.

Esempi di utilizzi Pec

La Pec serve quindi a:

• aziende per comunicazioni certificate ad altre aziende, partner, clienti
• professionisti per comunicazioni certificate con clienti, tribunali, votazioni negli ordini
• cittadini per ricorsi su multe, comunicazioni certificate a operatori, banche, assicurazioni

Come fare la Pec e ottenere una casella di posta certificata

Una casella di Posta elettronica certificata con caratteristiche a norma di legge ma con offerte stabilite dal mercato può essere acquisita presso uno dei gestori pubblicati sulla pagina dedicata del sito AgID:

• Aruba Pec
• Cedacri Pec
• Consiglio nazionale del notariato Pec
• Intesa Pec
• Infocert Pec
• Intesi Pec
• ITnet Pec
• Namirial Pec
• PosteItaliane Pec
• Register Pec
• TIM Pec
• Unina Pec

E’ utile ricordare che una serie di gestori non rilasciano caselle di Pec al pubblico (per esempio il Notariato) ma l’offerta è ampia e strutturata.

Altri gestori si rivolgono a mercati dedicati come il processo telematico e i servizi accessori utilizzati dagli avvocati.

Quanto costa una Pec

Per la Pec sono anche offerte gratuite per periodi di avvio o al costo di pochi euro l’anno, fino a poche decine di euro, salvo convenzioni con gli ordini professionali che abbassano ancora più il costo. Di seguito un elenco di alcuni dei principali provider della Pec.

Aruba Pec: costi

Il servizio Aruba è tra i più economici-base. Ecco i tagli:

• 1 GB di spazio per 5 euro più Iva l’anno, 9,90 euro più Iva dopo il primo rinnovo.
• Si sale a 25 euro più Iva per 2 GB di spazio e 3 GB di archivio + 1 account multiutente
• 40 euro più Iva per 2 GB di spazio e 8 GB di archivio + 3 account multiutente

Register.it: costi Pec

Il servizio Pec Register.it è caratterizzato da una prova gratuita di sei mesi.

• La versione Agile costa 42,75 euro all’anno e propone 2 GB e servizio di notifica via sms.
• La versione Unica sale a partire da 54,20 euro per 3 GB sempre più Iva.

Legal Mail di Infocert

Il costo di Infocert è di fascia medio-alta.

• Si parte da Legal Mail Bronze a 15,49 euro l’anno inclusa l’Iva per 2 GB + 3 GB di archivio di sicurezza e notifiche SMS
• Si sale con Legal Mail Silver a 36,48 euro all’anno inclusa Iva per 2 GB + 5 GB di archivio di sicurezza e notifiche SMS.
• Infine, c’è ilpiano Legal Mail Gold a 97,60 euro all’anno inclusa l’Iva per 5 GB + 13 GB di archiviazione di sicurezza.
• Esistono anche mini-abbonamenti a consumo con l’invio di 5 mail e 1GB a 5,98 euro l’anno o con 12 invii di Pec mail e 1 GB + 1GB di archiviazione di sicurezza a 15,74 euro all’anno inclusa Iva.

Ma ci sono Pec gratuite? No, ma ci sono periodi gratis

Oltre i servizi disponibili da tempo con disponibilità di una casella gratuita per un periodo iniziale, da poco sono stati attivati anche servizi completamente gratuiti in sola ricezione dei messaggi.

Questi servizi sono:

• SPID Mail di Namirial è attivabile, come dice il nome stesso, tramite le credenziali SPID e si hanno due invii gratuiti.

• Pec di Register.it: 6 mesi gratis.

Caratteristiche della Pec, accesso e come accedere alla casella di Posta elettronica certificata

È possibile scegliere lo spazio della casella, meccanismi di notifica della ricezione del messaggio, servizi di gestione dei messaggi e delle relative ricevute con la possibilità offerta dal gestore di Pec di un servizio di conservazione digitale conforme alle norme primarie.

Accedere alla Pec è molto semplice, ed è gestito attraverso l’accesso ad una webmail. Alcuni gestori, come Aruba, hanno un’app ad hoc.

Per ogni scopo necessario è possibile richiedere al gestore di Pec i log delle trasmissioni e ricezioni dei messaggi al fine di avere prova di una avvenuta trasmissione o deposito nella casella del destinatario.

Inipec: le pagine gialle e come cercare un indirizzo di Posta elettronica certificata

Sul sito Inipec tenuto da Infocamere per conto del Ministero dello Sviluppo Economico è possibile reperire gli indirizzi di Posta elettronica certificata di professionisti e imprese.

L’indice viene aggiornato con i dati provenienti dal Registro Imprese e dagli Ordini e dai Collegi di appartenenza, nelle modalità stabilite dalla legge.

Questi indirizzi sono a disposizione delle PA.

Chi vuole inviare una Pec ad una pubblica amministrazione può ricercare su Indice PA l’indirizzo mail certificato dell’ente.

L’evoluzione della Pec: domicilio digitale, standard sui Serc

È indispensabile ricordare che i Servizi Elettronici di Recapito Certificato (SERC) previsti nel regolamento europeo 910/2014 (eIDAS) non hanno ancora obblighi comunitari. Infatti la Commissione Europea non ha emesso alcun atto esecutivo che impone o indica agli Stati membri quali siano le regole funzionali per i SERC di tipo postale denominati REM – Registered Electronic Mail (esistono SERC basati su web services e non su scambi di messaggi asincroni analoghi alla Posta elettronica certificata).

L’abrogazione della Pec è indolore a livello normativo. IL CAD vigente stabilisce il legame tra la Pec e la REM.

Il legame è nell’articolo 1, comma 1-ter: “Ove la legge consente l’utilizzo della Posta elettronica certificata è ammesso anche l’utilizzo di altro servizio elettronico di recapito certificato qualificato ai sensi degli articoli 3, numero 37), e 44 del Regolamento eIDAS”. Queste modifiche normative hanno effetto anche sul domicilio digitale e per tutti quei servizi che devono essere resi mediante la Pec.

Impatto della migrazione sugli utenti

L’impatto del passaggio da Pec a REM non dovrebbe essere complicato per gli utenti. Certamente qualcosa cambia. L’accesso al sistema è con un doppio fattore di autenticazione, il formato delle ricevute è diverso ma sostanzialmente le differenze operative tra i due sistemi di messaggistica non sono molte. L’interfaccia utente dovrebbe rimanere inalterata.

Gli attuali gestori Pec dovranno qualificarsi secondo le regole per i prestatori di servizi fiduciari per gli altri servizi (Es. certificati di firma, marche temporali, ecc.). Non è ancora chiaro se le regole in corso sulla qualifica saranno modificate per consentire ai gestori Pec di mantenere per i soggetti privati il Capitale Sociale a un milione di euro o se questo dovrà essere di 5 milioni come da norme vigenti.