L’automazione dei processi aziendali non è un tema nuovo, si tratta di un’evoluzione che ha attraversato gli ultimi decenni. La missione di semplificare e rendere più efficienti i flussi di lavoro ha visto la successione di diverse tecnologie, con l’obiettivo di automatizzare – sia completamente sia in parte – i vari step operativi.
L’evoluzione dell’automazione dei processi aziendali
Con l’avvento della dematerializzazione e l’introduzione di strumenti digitali, si è assistito a un notevole incremento delle possibilità di raccogliere dati, tracciare le operazioni e minimizzare di conseguenza le attività manuali.
Ma la vera rivoluzione è arrivata agli albori degli anni 2010, con la nascita delle soluzioni di Robotic Process Automation (RPA) e l’emergere di metodologie sempre più orientate al low-code, che hanno semplificato e reso scalabili le opportunità d’automazione.
Oggi, l’orizzonte si arricchisce ulteriormente grazie ai progressi dell’Intelligenza Artificiale, preludio a un’altra significativa ondata di cambiamento. L’entusiasmo è pienamente giustificato dalle innovazioni di cui leggiamo quotidianamente, frutto delle startup, dei pionieri dell’R&D e della ricerca accademica.
Robotic Process Automation: il potenziale italiano
Ma quanto di tutto questo è oggi già stato messo a terra dalle aziende nel contesto italiano?
Lo scorso 5 marzo, l’Osservatorio Intelligent Business Process Automation ha presentato una prima ricerca sul tema, volta a chiarirne i confini, ad analizzare le reali opportunità di utilizzo dell’Artificial Intelligence e a monitorare la maturità del mercato italiano. In questo articolo, ripartiamo dai messaggi chiave emersi.
Dal 2014 al 2020, guardando al panorama internazionale, si è assistito ad un progressivo incremento nel numero di aziende finanziate e nel valore dei finanziamenti ricevuti da aziende che offrono soluzioni di automazione dei processi aziendali. In particolare, l’82% del totale dei finanziamenti è stato raccolto tra il 2018 e il 2022. In questi anni, abbiamo assistito alla definitiva affermazione delle attuali aziende leader di mercato. In primis UiPath, poi Automation Anywhere, SS&C Blue Prism e tante altre realtà. Nonostante la decisa evoluzione dell’offerta tecnologica, l’adozione di queste soluzioni incontra ancora notevoli sfide per le aziende. Secondo i primi dati dell’Osservatorio, il 42% delle grandi organizzazioni italiane ha implementato un sistema di automazione dei processi in almeno un’applicazione. La maggior parte di queste applicazioni sono riconducibili alla Robotic Process Automation tradizionale. L’area da cui solitamente si parte è la funzione Amministrazione, Finanza e Controllo, dove si concentra una grande mole di attività ripetitive e a basso valore aggiunto.
Le aziende che hanno già implementato soluzioni di RPA, arrivando a gestire decine di bot in produzione, sanno bene che i benefici derivanti dall’introduzione di questi ultimi vanno ben oltre il semplice vantaggio della riduzione dei costi, aspetto spesso troppo enfatizzato.
L’RPA permette di liberare il personale per attività più strategiche che richiedono creatività e giudizio umano. Inoltre, l’RPA offre anche una scalabilità senza precedenti, consentendo alle aziende di adattarsi rapidamente ai cambiamenti delle esigenze di mercato senza il bisogno di aumentare proporzionalmente il personale. Inoltre, contribuisce a una migliore compliance normativa e fornisce insight preziosi sui processi aziendali, promuovendo decisioni basate sui dati.
Oltre l’RPA, per comprendere realmente il processo
L’RPA, come detto, ha rappresentato una rivoluzione, ma ha mostrato anche dei limiti. L’introduzione di specifici robot digitali, se non adeguatamente promossi in azienda, può fermarsi alla cosiddetta task-level automation, ossia alla sostituzione di specifiche attività operative da un robot in una singola fase del processo. Questo approccio è efficace per dimostrare i benefici nel breve termine, ma può essere riduttivo per la crescita del programma di automazione e per renderlo davvero impattante per l’organizzazione. Impegnarsi nell’automazione dei processi implica navigare un percorso complesso, affrontando simultaneamente l’integrazione di dati e sistemi spesso molto diversi tra loro, oltre a superare le resistenze culturali interne e lo scetticismo dei clienti. Ciò richiede un approccio olistico che tenga conto della mappatura e dell’analisi di processi, spesso complessi e non lineari, e quindi non immediatamente adatti all’automazione.
I diversi ruoli dell’Intelligenza Artificiale nella Process Automation
La prima ricerca dell’Osservatorio ha permesso di è identificare diverse aree di utilizzo dell’intelligenza artificiale nella gestione e automazione dei processi.
L’intelligenza artificiale (AI), nell’ambito del Business Process Management, supporta la ricostruzione dei processi in maniera completa, offrendo soluzioni anche laddove i dati di log tradizionali possano mostrare dei buchi. In questo caso, il suo utilizzo non mira esclusivamente all’automazione; obiettivi alternativi includono la formazione del personale o il monitoraggio della compliance. Attraverso l’AI, è poi possibile utilizzare copilot dedicati all’automazione, ossia soluzioni che permettono di sviluppare piccole automazioni a partire da istruzioni testuali o registrazioni delle attività degli utenti, mentre la generazione di dati sintetici può migliorare lo sviluppo e il testing di nuove automazioni.
L’AI contribuisce anche a rendere l’automazione più affidabile, anticipando errori attraverso meccanismi di auto-correzione e apprendendo dalle decisioni umane per un miglior scheduling delle attività. Per quanto riguarda l’interazione, l’AI consente di sviluppare nuove forme di dialogo con i sistemi di automazione, come il conversational RPA, che può semplificare processi come l’onboarding di nuovi dipendenti o clienti. Inoltre, introduce “intelligenza” nell’automazione di processo, estendendo le possibilità di automazione con l’elaborazione di dati non strutturati e l’applicazione di logiche decisionali dinamiche e predittive, ad esempio, nell’identificazione di frodi o nella gestione del rischio. Infine, nell’orchestrazione di più processi, l’AI permette di coordinare e attivare sequenzialmente processi interconnessi, migliorando l’efficienza complessiva dell’organizzazione.
L’utilizzo dell’AI nelle organizzazioni italiane
A oggi, soltanto il 15% delle grandi organizzazioni dichiara di utilizzare l’AI con finalità di automazione dei processi, nonostante il 61% delle stesse abbia avviato almeno una sperimentazione che utilizza algoritmi qualificabili come Intelligenza Artificiale.
Che cosa ci dicono questi dati? In molte organizzazioni, l’AI rimane un’attività di ricerca e sviluppo, su cui si lavora in ottica laboratoriale per prepararsi a un futuro che in realtà è già presente per i grandi gruppi internazionali. Vi sono poi diverse progettualità che, come output, hanno strumenti di supporto alle decisioni, ossia non scatenano delle attività automatizzate ma offrono insights al decisore umano. Ciò non è necessariamente sbagliato, queste due finalità dell’AI sono destinate a coesistere. Tuttavia, vi sono una serie di casi d’uso di automazione intelligente che non sono stati ancora identificati dalle aziende o che si preferisce non portare avanti, per mancanza di competenze o per potenziali rischi collegati alla privacy dei dati. Pressoché sconosciuto nelle realtà aziendali vi è poi il ruolo che l’AI può giocare per il Business Process Management, citato in precedenza.
Casi d’uso dell’automazione intelligente nelle imprese: l’ERP
L’integrazione dell’intelligenza artificiale (IA) nei sistemi di Enterprise Resource Planning (ERP) sta rivoluzionando l’automazione dei processi aziendali (BPA).
Grazie all’IA, gli ERP possono ora analizzare grandi volumi di dati in tempo reale, prevedere tendenze future e ottimizzare le operazioni aziendali con una precisione mai vista prima.
Questo consente alle aziende di migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e prendere decisioni più informate e rapide. Inoltre, l’IA permette di personalizzare le esperienze utente e di automatizzare processi complessi, liberando risorse umane per attività strategiche e creative.
L’adozione di ERP avanzati con capacità di IA rappresenta un passo fondamentale per le imprese che mirano a restare competitive in un mercato sempre più dinamico e digitale.
Conclusioni
Siamo dunque all’inizio di un percorso. Mentre assistiamo all’AI hype e alla continua nascita di nuove soluzioni – sia da parte delle big tech sia da piccole startup – sarà l’integrazione di sistemi intelligenti nei processi aziendali a fare la reale differenza.
