Il controllo di gestione è una disciplina essenziale, consente infatti a un’organizzazione di misurare il proprio operato in relazione agli obiettivi che si è posta. Un buon controllo consente, per esempio, di rilevare quali attività di impresa sono più proficue (siano questi comparti, prodotti o servizi) e su quali invece occorre intervenire.
Un punto nevralgico che necessita di un software in grado di sostenere il lavoro del controller, la figura professionale che si occupa del controllo di gestione e che, in imprese di una certa grandezza, oltre a lavorare a stretto contatto con il comparto contabile, è a capo di un gruppo di lavoro specifico.
Tuttavia, i software sul mercato non sono tutti uguali e ogni impresa, dal canto suo, può avere necessità e prerogative diverse. Qui proponiamo cinque soluzioni trasversali e capaci di soddisfare le esigenze di un’ampia platea di organizzazioni.
Cosa fa un software per il controllo di gestione
Aiuta gli addetti a fare il proprio lavoro meglio, più in fretta e riducendo gli errori che, quando si parla di controllo di gestione, possono essere persino fatali. Nell’ottica di ridurre il margine di errore e nell’ottica di liberare i dipendenti dai compiti ripetitivi, un software per il controllo di gestione consente l’automazione di attività di varia natura afferenti alle quattro fasi del controllo in sé:
- Pianificazione: definizione delle strategie sul breve, sul medio e sul lungo periodo
- Esecuzione: impiego delle risorse al fine di raggiungere gli obiettivi pianificati
- Reporting: verifica e analisi dei piani industriali e del raggiungimento degli obiettivi
- Valutazione: processo di verifica dell’impiego e dell’allocazione delle risorse dell’organizzazione.
Queste quattro fasi testimoniano l’importanza del controllo di gestione per la sopravvivenza stessa di un’organizzazione. Ne consegue che il software deve essere scelto in modo acuto e attento, anche perché un’ottimale gestione si riverbera su tutti i comparti aziendali, arrivando a migliorare financo le strategie di marketing, con beneficio quindi sia sullo sviluppo di nuovi prodotti o servizi, sia alla loro vendita.
Quali sono le caratteristiche imprescindibili
Come detto, i software di controllo di gestione possono essere declinati a tipologie specifiche di business ma, a prescindere, ci sono caratteristiche comuni che devono essere coperte. Tra queste figurano in primis:
- la definizione degli obiettivi: un software di controllo di gestione deve lasciare ampio spazio all’allestimento di obiettivi secondo le filosofie aziendali e questo prevede, per esempio, la possibilità di creare e prioritizzare piani industriali
- Il monitoraggio dei budget: ogni unità o comparto aziendale ha un proprio budget e, tra gli altri, il controller ha il ruolo specifico di garantire le opportune coperture una volta che questi vengono approvati. Il monitoraggio delle entrate e delle uscite consente la collocazione migliore di risorse affinché l’organizzazione possa raggiungere gli obiettivi prefissati
- report e visualizzazioni: l’aspetto della reportistica e della visualizzazione dei dati è vitale, perché le informazioni devono essere rese facilmente comprensibili a tutte le persone e ai dipartimenti a cui fanno riferimento.
Tutto ciò deve essere altamente personalizzabile, ne consegue che le possibilità di customizzazione di un software per il controllo di gestione è imprescindibile.
Come scegliere un software per il controllo di gestione
La regola prima è semplice: è il software che deve adeguarsi alle metodologie di controllo di gestione dell’impresa e non viceversa e, ancora una volta, torna la necessità che la soluzione scelta sia personalizzabile.
In secondo luogo, occorre che i prerequisiti inalienabili citati sopra siano disponibili e siano facili da usare e implementare.
Sul fronte prettamente organizzativo, è necessario orientarsi verso le soluzioni tagliate per il mercato di riferimento dell’organizzazione e per la sua grandezza: le esigenze di una grande impresa sono ovviamente più ingenti rispetto a quelle di una piccola realtà.
Va anche considerato il capitolo relativo all’automazione di attività che un software per il controllo di gestione deve permettere. I compiti che possono essere automatizzati devono servire da bussola per la scelta del software adatto alle esigenze, così come è elemento di valutazione la possibilità di condividere i dati in tempo reale, affinché manager, quadri e quadri direttivi possano prendere le decisioni migliori.
Le funzioni che permettono la gestione dei progetti devono anche essere confacenti alle aspettative dell’organizzazione e devono prevedere la simulazione di scenario.
Tutti questi motivi sono sufficienti a introdurre la necessità di potere provare i software prima di acquistarli, simulano l’intera gestione di almeno un progetto con la rispettiva allocazione di budget e di risorse, arrivando a generare reportistica e implementando anche quelle personalizzazioni che più sposano le peculiarità dell’organizzazione. La possibilità di testare le soluzioni è essenziale in ogni anello della digitalizzazione aziendale.
Cinque software da considerare per il controllo di gestione
Le soluzioni in Cloud sono le più diffuse perché riducono il costo di adozione e mantenimento, sono scalabili e sollevano l’impresa dai alcuni problemi di cyber security.
Qui non trattiamo le soluzioni offerte da IBM, Oracle, SAP e altre grandi imprese perché si rivolgono soprattutto a grosse realtà aziendali. Oltre a prestare un occhio alle caratteristiche indispensabili citate sopra, proponiamo soluzioni software per il controllo di gestione che guardano in modo trasversale anche alle Pmi e alle organizzazioni che non hanno il lucro tra i rispettivi scopi.
Le soluzioni offerte dalla suite E3 di Dialog Sistemi comprendono anche il controllo di gestione, oltre a proporre moduli che coprono altre sfere delle esigenze che un’organizzazione può avere. Un aspetto molto interessante è la possibilità di creare applicazioni in modo semplice e appannaggio anche di chi non ha nozioni di programmazione: una personalizzazione che si rivolge a qualsiasi utente all’interno di un applicativo che guarda a qualsiasi impresa a prescindere dal mercato in cui si colloca. Un’unica piattaforma per soddisfare ogni esigenza e, non da ultimo, una soluzione completamente sviluppata in Italia.
Dialog Sistemi offre una giornata di consulenza gratuita per accompagnare chi ne fa richiesta verso l’implementazione di una soluzione su misura.
Altra soluzione italiana è quella di Winservice, azienda di Fossò (VE) specializzata nel software per le piccole e medie aziende, realtà che vanno da 49 a 249 collaboratori.
Interfacce utente semplici e intuitive per la gestione dei centri di costo e l’analisi del budget a cui, parallelamente, si vanno ad aggiungere la personalizzazione del reporting di contabilità analitica, generale e budgeting.
Oltre alla demo gratuita, Winservice propone formule commerciali che prevedono anche il noleggio delle soluzioni software che fornisce.
Tra le soluzioni che rispondo ai requisiti essenziali c’è anche quella fornita da Agicap che, oltre a offrire piattaforme Cloud per qualsivoglia necessità di natura contabile, di controllo e di tesoreria, appare votata alla reportistica, altamente personalizzabile, che si estende anche al consolidamento dei dati, disciplina tipica del controllo di gestione. La soluzione di Winservice può essere provata gratuitamente.
Jedox offre una soluzione di più ampio respiro e che guarda a un pubblico di imprese dedite alla digitalizzazione. È uno strumento utile all’ottimizzazione di budget di diversa origine e con un livello di personalizzazione che consente di dettagliare persino una sola voce diluita nel tempo. Il reporting viene facilitato dalle capacità di analisi di Jedox, la cui interfaccia richiama quella di Excel e che, come tale, risulta comprensibile e facilmente utilizzabile dalla maggior parte degli utenti.
Infine, il software per il controllo di gestione di Datalog, è da considerare come una soluzione che sposa sia i dipartimenti contabili di un’azienda, sia le aree vendita e le aree produttive. Consente l’analisi per centri di costo così come il budget per conto contabile e centro di costo, le attività di pianificazione e si estende fino alla valutazione del personale. È possibile organizzare una demo gratuita.
