Formazione aziendale, l’impatto della digitalizzazione: quali strategie adottare

L’impiego dell’innovazione nei luoghi di lavoro richiede l’adozione di nuove metodologie di apprendimento, che si focalizzano sulla personalizzazione e mettendo l’individuo al centro del processo di formazione 5.0.

In questo senso, la digitalizzazione dei processi e l’uso di nuove tecnologie ha cambiato l’esperienza di apprendimento, avendo di conseguenza un impatto significativo sulla formazione aziendale.

Digitalizzazione nella formazione aziendale, l’impatto

L’offerta formativa punta ad accrescere le competenze di ciascuno, ma deve essere applicata in modo strategico, coinvolgendo sia i dipendenti sia i manager. Inoltre, l’intera organizzazione è chiamata, oggi più che mai, ad avere un nuovo mindset e competenze continuamente aggiornate per stare al passo con la trasformazione digitale.

Ne consegue che i responsabili delle risorse umane hanno un ruolo importante e una grande responsabilità: promuovere l’evoluzione della formazione in azienda, aiutando l’organizzazione a individuare nuovi paradigmi e tecnologie all’avanguardia per utilizzare metodi di apprendimento innovativi.

Cos’è la digitalizzazione e come influenza la formazione

Le aziende devono tenere il passo con il cambiamento, aggiornando la formazione e i modelli di business. Per questo motivo, è necessario rendere l’approccio formativo più fruibile e capace di trasferire competenze digitali, tecniche e trasversali. Ne consegue che la digitalizzazione dei processi formativi si converte in leva strategica per rendere più fluido questo processo, consentendo a tutti i lavoratori di partecipare a corsi e lezioni online, con una modalità di fruizione più in linea con la propria disponibilità e di stile di apprendimento, senza i limiti di tempo e di logistica, imposti dalla formazione classica.

Pertanto, per avviare i nuovi processi formativi, si dovranno: digitalizzare i contenuti; favorire l’uso del materiale didattico digitalizzato; coinvolgere e motivare i dipendenti a questo nuovo approccio; fornire piattaforme di learning management per promuovere l’apprendimento collaborativo ed accrescere l’istruzione digitale.

Vantaggi della digitalizzazione per la formazione aziendale

I vantaggi scaturiti dalla digitalizzazione della formazione sono numerosi e, precisamente:

• Flessibilità e accessibilità – Il training digitalizzato offre una notevole flessibilità e accessibilità, permettendo ai dipendenti di accedere ai materiali di formazione in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Ciò facilita l’adattamento dell’apprendimento alle loro esigenze, generando tassi di partecipazione più elevati e un coinvolgimento costante.
• Convenienza economica – Il training digitalizzato, rispetto alla formazione tradizionale in aula, è più conveniente, eliminando la necessità di spazio fisico, spese di viaggio e materiali stampati, oltre a ridurre i costi complessivi della formazione.
• Scalabilità – Il training digitalizzato si caratterizza per la scalabilità, consentendo alle aziende di formare un gran numero di dipendenti contemporaneamente senza incorrere in costi aggiuntivi significativi. Inoltre, i dipendenti possono seguire questi corsi in modo asincrono, adattandoli alle loro disponibilità, senza dover per forza partecipare in gruppo alla formazione.
• Riduzione delle risorse di cui l’azienda ha bisogno – Le soluzioni di formazione digitalizzata offrono la possibilità di trasformare i contenuti da formato fisico a digitale, permettendo alle organizzazioni di adattare le loro esigenze di archiviazione in base alla crescita aziendale. Di fatto, utilizzando uno strumento per la creazione e per la distribuzione di contenuti, le aziende possono sviluppare programmi di formazione, archiviarli su piattaforme cloud per condividerli con i dipendenti ovunque si trovino, eliminando la necessità di ricreare i contenuti da zero. È, tuttavia, essenziale aggiornare regolarmente i contenuti per garantirne l’allineamento con i cambiamenti e le evoluzioni nel tempo.
• Contenuto dei programmi di training più sicuro e facile da gestire – Digitalizzare il materiale di training con funzioni robuste di protezione dei dati permette di monitorare e controllare attentamente chi può accedere ai contenuti, contribuendo a salvaguardare le informazioni sensibili e a ridurre il rischio di accessi non autorizzati.
• Aumento dei tassi di fidelizzazione dei dipendenti – La versatilità dei moduli di formazione digitalizzata consente di aumentare significativamente la fidelizzazione dei dipendenti. Studi di settore indicano che, mentre una lezione tradizionale porta a un tasso di ritenzione della conoscenza di circa il 5% e la lettura di testi del 10%, una sessione audiovisiva può raggiungere il 20%. Altri formati formativi offrono tassi di ritenzione ancora più elevati, quali le dimostrazioni (30%), le discussioni di gruppo dal vivo (50%), gli esperimenti, test o quiz pratici (75%) e l’apprendimento tra pari, che può arrivare fino al 90%.
• Miglioramento dell’efficienza operativa attraverso la tecnologia – La formazione digitalizzata, quando implementata strategicamente, non è solo un modo innovativo per sviluppare competenze, ma diventa una vera e propria leva di trasformazione organizzativa in quanto permette sia di aggiornare costantemente e in modo agile le competenze dei dipendenti sulle nuove tecnologie e sugli nuovi macchinari e strumenti, accelerando l’adozione di soluzioni che migliorano l’efficienza sia di evidenziare in modo più efficace le aree di difficoltà in processi aziendali complessi o poco efficienti, potendo disporre dei dati raccolti dalle piattaforme di apprendimento.
• Ottimizzazione dei flussi di lavoro e di automazione – Gli strumenti digitali trasformano il training in un’esperienza integrata che si allinea perfettamente con la digitalizzazione complessiva delle operazioni aziendali e degli obiettivi strategici. Di fatto, il training digitalizzato contribuisce a: facilitare l’introduzione di nuove metodologie di lavoro, come l’agile o il lean management; connettere le piattaforme di formazione con gli altri sistemi aziendali come gli ERP per creare un ecosistema digitale coerente; sviluppare KPI che colleghino direttamente i risultati della formazione con i miglioramenti nell’efficienza operativa; fornire supporto per l’acquisizione della conoscenza da parte dei dipendenti in ogni momento ed in ogni luogo; assicurare un flusso di lavoro ottimizzato; facilitare una maggiore accettazione dei processi di digitalizzazione e di automazione in atto.

Sfide e soluzioni nella transizione digitale del training

La transizione verso un processo di training digitalizzato porta con sé numerose sfide, dalla resistenza al cambiamento da parte di formatori e dipendenti, alle difficoltà tecniche di implementazione, fino ai costi iniziali elevati. È doveroso evidenziare che le soluzioni più efficaci includono un approccio graduale all’adozione digitale, alla formazione specifica per il personale responsabile dell’erogazione e alla selezione di piattaforme intuitive che non creino barriere all’apprendimento. Inoltre, è fondamentale anche il coinvolgimento della leadership aziendale, che deve guidare il cambiamento culturale necessario per una digitalizzazione efficace. Dal punto di vista di chi eroga il training, invece, è importante seguire aggiornamenti e percorsi specifici su come diventare formatore aziendale, per esser certi di fornire servizi di qualità. Insomma, in generale, le priorità sono:

• Superare gli ostacoli comuni nella digitalizzazione del training aziendale – Gli ostacoli più frequenti nella digitalizzazione del training includono la resistenza culturale, la mancanza di competenze digitali nei formatori, l’inadeguatezza delle infrastrutture tecnologiche e la difficoltà nel misurare l’efficacia dei nuovi metodi formativi. Pertanto, per superare queste barriere, è essenziale adottare un approccio incentrato sull’utente, sviluppando contenuti che rispondano alle reali esigenze formative dei dipendenti. È consigliabile, altresì, partire con programmi pilota per testare le soluzioni su piccola scala, prima di implementarle a livello aziendale. Inoltre, è cruciale raccogliere regolarmente feedback dagli utenti, così da identificare rapidamente problemi e apportare i necessari aggiustamenti. Un’altra strategia vincente è la formazione di “campioni digitali” all’interno dell’organizzazione, ovvero, figure che possano supportare i colleghi nell’adozione delle nuove tecnologie.
• Strategie per una transizione digitale efficace – Una transizione digitale efficace nel training aziendale richiede una pianificazione strategica accurata. Si tratta di: definire obiettivi chiari; coinvolgere tutte le parti interessate nel processo di cambiamento; scegliere le tecnologie più adatte alle esigenze dell’azienda; monitorare costantemente i risultati ottenuti. Inoltre, è fondamentale creare un ambiente di apprendimento collaborativo e stimolante, che favorisca lo scambio di conoscenze e la crescita professionale dei dipendenti.
• L’evoluzione continua della digitalizzazione nella formazione aziendale – E’ doveroso evidenziare che la digitalizzazione della formazione aziendale è un processo continuo che segue lo sviluppo tecnologico e le mutevoli esigenze organizzative. Inoltre, le tendenze attuali mostrano un crescente utilizzo sia dell’intelligenza artificiale per personalizzare i percorsi formativi sia della realtà virtuale e aumentata per simulazioni immersive, oltre ad una diffusione dell’apprendimento attraverso dispositivi mobili per una formazione accessibile ovunque. Ancora, il formato micro-learning – ovvero la suddivisione dei contenuti in brevi moduli facilmente fruibili – sta guadagnando popolarità grazie alla sua efficacia nel contesto lavorativo moderno caratterizzato da continue interruzioni.