Il campo del project management si sta rivoluzionando, nuove tecnologie stanno subentrando e i project managerddevono essere pronti a saper trarne il giusto profitto.
Nello studio Impactful Project Management Tools 2024 condotto da Capterra tra 2.500 project manager a livello globale, di cui 200 in Italia, vengono analizzati temi come l’utilizzo dell’intelligenza artificiale negli strumenti di project management e l’importanza che possono avere soft skills come l’intelligenza emotiva all’interno di un progetto.
ROI positivo per gli investimenti in intelligenza artificiale nella gestione dei progetti
L’intelligenza artificiale è entrata anche nel campo del project management e i risultati si stanno vedendo, come dimostra il ROI positivo delle aziende che l’hanno già adottata nell’ultimo anno.
Dallo studio emerge che il 90% degli intervistati in tutto il mondo afferma di avere avuto un ritorno degli investimenti positivo a fronte di quanto investito nell’ultimo anno in strumenti di project management basati sull’IA, e anche in Italia è così per l’81%.
Come conseguenza a questi numeri positivi, anche gli investimenti in strumenti di intelligenza artificiale nel project management stanno aumentando. L’Italia prevede di aumentare gli investimenti in questo ambito del 25% entro il 2025. Nonostante questi numeri sembrino incoraggianti, l’Italia risulta essere il paese che prevede di aumentare meno gli investimenti in questo ambito;, i paesi che prevedono i maggiori investimenti sono oltreoceano: l’India del 50%, il Brasile del 47% e il Messico del 39%.
Principali aree di utilizzo dell’intelligenza artificiale nella gestione dei progetti
L’IA sta entrando a fare parte di diversi processi del project management, tra cui la programmazione dei progetti, la gestione dei rischi e l’organizzazione delle attività. Dallo studio emerge che secondo i project manager italiani, le aree in cui l’intelligenza artificiale viene utilizzata maggiormente sono:
- Analisi predittiva: in Italia, l’intelligenza artificiale viene utilizzata dal 55% dei project manager per l’analisi predittiva. In questo modo è possibile identificare strategie, tempistiche, budget, o potenziali problematiche prima che si verifichino grazie a un’analisi dei dati immagazzinati precedentemente.
- Gestione dei rischi di progetto: l’intelligenza artificiale viene utilizzata per la gestione dei rischi di progetto dal 53% dei project manager in Italia. Grazie ai dati storici immagazzinati, l’IA è in grado di anticipare il problema e pianificare le strategie adeguate per poter concludere il progetto in modo fluido senza imprevisti.
- Automazione delle attività: l’intelligenza artificiale viene utilizzata per l’automazione delle attività dal 46% dei project manager in Italia. Permettendo all’intelligenza artificiale di occuparsi di task ripetitive, le persone del team possono dedicare il loro tempo ed energie a quelle task che invece necessitano di maggiore attenzione da parte dell’uomo, come compiti creativi o che richiedono un pensiero critico.
Sfide e criticità che i project manager possono incontrare usando l’IA
Come con ogni tecnologia, è importante prestare attenzione alle criticità che si possono incontrare, onde evitare errori o problematiche.
Uno dei principali aspetti critici dell’IA nel project management risulta essere l’incertezza riguardo ai limiti e ai pregiudizi dell’IA. Per superare questi limiti, il 46% dei project manager dichiara che la formazione sulle capacità e sui limiti dell’IA può essere utile. Infatti, nel momento in cui si decide di utilizzare nuovi strumenti, risulta fondamentale affiancare training e formazione sull’utilizzo corretto di questa tecnologia.
Senza una formazione adeguata si può incorrere in errori che, dettati dalla fiducia, possono portare a risultati controproducenti. L’eccessiva fiducia, infatti, è ritenuta dai project manager un’altra problematica dell’uso dell’IA in questo ambito, ma, se si mantiene ben distinto il ruolo che può avere l’IA da quello dei membri di un team, sarà possibile risolvere questa sfida.
L’ultima criticità analizzata nello studio è la cultura della paura o scetticismo tra le parti interessate. Per superare la cultura dello scetticismo nell’utilizzo dell’IA tra le parti interessate, le aziende possono fare leva sull’intelligenza emotiva. Il 36% afferma infatti che l’intelligenza emotiva del team è una delle opzioni più significative per mitigare gli aspetti critici dell’IA nell’ambito del project management. Alti livelli di intelligenza emotiva permettono di comunicare in modo chiaro e trasparente con il proprio team, creando spazio per domande e risposte che permettono di arrivare alla risoluzione di dubbi e problematiche.
Intelligenza emotiva: cos’è e perché risulta sempre più importante nel project management
Sempre più spesso nel mondo del lavoro si sente parlare di intelligenza emotiva, ovvero la capacità di percepire, utilizzare, comprendere e gestire le proprie emozioni e quelle altrui.
Negli ultimi due anni, in Italia, l’intelligenza emotiva sul lavoro è aumentata dell’89%, migliorando significativamente il raggiungimento dei risultati dei team.
Le aree più positivamente influenzate dall’intelligenza emotiva, secondo lo studio, sono il problem solving, la gestione del team e il processo decisionale.
Lavorare in un ambiente dove ci si sente liberi di esprimersi permette di proporre idee più creative e fornire opinioni non convenzionali, a beneficio delle capacità di risolvere problemi e prendere decisioni coraggiose. Inoltre, poiché l’IE ha un impatto su tutte le aree delle relazioni umane, un alto livello di IE gioverà automaticamente alla gestione del team. Infine, similmente alla risoluzione dei problemi, anche nel processo decisionale giocano un ruolo importante fattori come lo stress o il giudizio. Uno stress eccessivo può portare a prendere decisioni scorrette e dettate dalla paura.
Sebbene nelle aree sopra elencate l’intelligenza emotiva si può notare maggiormente, in altre risulta più difficile mostrarla, ma non per questo significa che non sia necessaria, anzi. I project manager dovrebbero prestare una maggiore attenzione per migliorare il proprio rendimento.
- Risoluzione dei conflitti: per gestire al meglio la risoluzione dei conflitti è importante che i project manager siano in grado di controllare le proprie emozioni, e saper scegliere quali possano aiutare o meno. I project manager che hanno partecipato allo studio ritengono che emozioni come calma, curiosità ed entusiasmo siano estremamente utili durante le discussioni. Focalizzarsi su queste emozioni durante i conflitti lavorativi aiuta a prevenire problemi inutili e incoraggia gli altri a raggiungere l’obiettivo desiderato.
- Comunicazione di esigenze e aspettative: alti livelli di intelligenza emotiva aiutano a promuovere una comunicazione chiara e specifica evitando ambiguità o malintesi.
- Gestione delle relazioni: anche in questo, l’intelligenza emotiva può favorire una comunicazione aperta e trasparente, permettendo di migliorare le relazioni tra le persone che lavorano su un determinato progetto.
Intelligenza artificiale ed emotiva complementari per il project management
L’intelligenza artificiale è finalmente entrata anche nell’ambito del project management, e il suo utilizzo crescerà di volta in volta. Nonostante l’Italia sembri essere in coda tra i Paesi analizzati per quanto riguarda gli investimenti futuri, mostra comunque una tendenza positiva che potrebbe continuare a crescere. Superare lo scetticismo e affrontare i pregiudizi potrebbero aiutare le aziende a rafforzare la fiducia nelle proprie capacità.
Oltre ad investimenti in nuove tecnologie e l’adozione di questi strumenti, le aziende non devono dimenticarsi di formare adeguatamente gli utilizzatori, perché solo con l’uso corretto di queste tecnologie i risultati potranno essere ottimali.
Infine, l’intelligenza emotiva gioca ormai un ruolo fondamentale nella gestione dei team e dei progetti: le principali aree di utilizzo riguardano la risoluzione dei problemi, la gestione del team e il processo decisionale. Tuttavia, è necessario allenare i project manager per utilizzarla maggiormente nella risoluzione dei conflitti, nella comunicazione di esigenze o aspettative e nella gestione delle relazioni.
