Dopo la pandemia, aziende e privati hanno dovuto adattarsi a un nuovo modo di lavorare. Fino a pochi anni fa, il termine smart working era parte di un sistema aziendale evoluto: attualmente, è lo standard per chi guarda al futuro in modo naturale.
Benché lo smart working negli ultimi anni sia una condizione necessaria, non tutti hanno le competenze e le informazioni sufficienti per approcciarsi a questo nuovo modo di lavorare. Magari, dopo il conseguimento della laurea, la ricerca di un posto di lavoro e i necessari colloqui devono avvenire proprio in smart working. Come comportarsi?
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L’utilizzo di software come Zoom, Gmail e affini non è sicuramente difficile, ma in molti casi non li si associa al mondo del lavoro. La tecnologia, al momento, ricopre un ruolo essenziale per emergere in un mondo lavorativo sempre più digitalizzato, condizione che induce chi vuole lavorare veramente a imparare a utilizzare tali strumenti.
Utilizzare la tecnologia e saperla utilizzare sul serio sono però due modi di agire completamente diversi. Quali sono gli approcci migliori per ottenere risultati nell’ ambiente di lavoro remoto?
L’importanza del contatto comunicativo
Quando si mettono in luce le proprie abilità lavorative per essere scelti da un’azienda, diventa essenziale farsi ascoltare. Ma come?
Come afferma Gorick Ng, consulente di tantissimi studenti dell’università di Harvard, la prima domanda che una persona dovrebbe porsi quando decide di lavorare per un’azienda è: qual è il modo migliore per mettermi in contatto?
La comunicazione può passare attraverso una chiamata, un’e-mail o tantissimi metodi differenti per raggiungere il proprio obiettivo. Come è facile dedurre, la comunicazione può cambiare di stile e tono a seconda delle aziende di riferimento, ma in linea di massima è possibile seguire regole ben definite.
Prima di tutto, è importante che si pongano domande sull’argomento trattato in un’unica e-mail o messaggio: recapitare dieci messaggi per dieci domande non è una strategia produttiva.
Sebbene l’interazione con una persona via e-mail possa essere una soluzione, in tantissimi casi ci si ritroverà a videochiamare il responsabile dell’azienda di riferimento. Quali regole seguire per presentarsi nel modo migliore possibile alle conferenze digitali di lavoro?
Come fare buona impressione al colloquio online
Arrivare presto e rimanere in attesa: una condizione indispensabile per ottenere un’impressione positiva è collegarsi alla videochiamata con qualche minuto di anticipo e attendere il referente. Quando si effettuerà la connessione video è indispensabile rompere il ghiaccio, ma come suggerisce Gorick Ng, attendere che il referente parli per primo è sempre una soluzione intelligente.
Studiare la directory interna: quando si deve comunicare con un’azienda, la gran parte delle referenze e delle informazioni generali possono essere reperite sul web. Tale condizione pone in una condizione di vantaggio se si hanno i mezzi per ricercare bene. I primi giorni di lavoro in una nuova azienda non sono semplici, bisogna quindi informarsi sulla squadra con cui si lavora, esaminando le loro competenze e, nel caso, le loro schede personali su LinkedIn.
Anche l’analisi delle amicizie comuni o degli hobby condivisi può aiutare a comprendere come approcciarsi alle persone in smart working, rompendo il ghiaccio con argomenti non necessariamente lavorativi.
Smart working: l’importanza di essere sicuri di sé nell’incontro virtuale
Riuscire a comunicare bene con l’interlocutore non passa solo attraverso l’utilizzo di software come Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, ma si lega anche a un comportamento e a uno stile personale ideale.
Analizziamo prima la componente software per poi focalizzare l’attenzione sul modo di presentarsi.
Ogni azienda predilige uno o più software per la comunicazione aziendale in smart working e lo scambio di dati, siano questi in locale oppure in cloud. Scoprire quali siano i software utilizzati dall’azienda di riferimento consente di porsi in una posizione di vantaggio rispetto alla concorrenza.
Padroneggiare i programmi aziendali è indispensabile per risolvere problemi e interfacciarsi nel modo migliore possibile con i colleghi. Come suggerisce Peggy Hsu, manager di reclutamento per la nota piattaforma di videogiochi Roblox, la gran parte dei candidati si presenta e accede per la prima volta al software di videochiamata durante il meeting digitale.
Sebbene la fortuna possa consentire che tutto vada per il meglio, è opportuno effettuare delle prove con videochiamate test prima di presentarsi alla videochiamata più importante. Arrivare preparati al colloquio online garantisce una marcia in più rispetto ai propri competitor.
Oltre a padroneggiare i software aziendali è molto importante curare anche il proprio modo di presentarsi. Vestirsi nel modo adeguato, seguendo le politiche usuali di quella specifica società, consente di ottenere un’impressione migliore. Non è necessario vestirsi perfettamente su tutto il corpo, dal busto in su può già andare bene se non vi è la necessità di alzarsi durante il meeting digitale.
Per risultare più sicuri di sé e ottenere una perfetta immagine su schermo, è consigliabile posizionare la webcam a un’altezza leggermente più alta dei propri occhi, così da riuscire a implementare un’illuminazione perfetta.
Sempre sull’illuminazione, è opportuno accendere delle luci morbide e calde oppure posizionarsi di fronte una fonte di luce naturale per valorizzare il viso e il busto. Evitare assolutamente l’illuminazione posteriore per non rovinare completamente l’immagine a schermo.
Gli utenti che utilizzano Zoom sono soliti attivare la funzione di ritocco delle immagini per ottenere dei buoni risultati. Il software permette di mostrare sempre l’anteprima video quando si partecipa a una riunione, anticipando di fatto quella che sarà la resa video in videoconferenza.
Altra condizione a cui bisogna fare attenzione è la condivisione dello schermo oppure della schermata video. Molti neolaureati compiono l’errore di condividere l’intero schermo durante la videoconferenza, è invece consigliato optare per una condivisione della sola finestra attiva, in modo da ottenere un focus maggiore sulla scena d’interesse.
Tale errore, sebbene possa sembrare banale, risulta particolarmente fastidioso durante le riunioni, queste ultime soggette usualmente a un multitasking costante. Durante la propria presentazione è indispensabile condividere solo la finestra attiva per ottenere la massima attenzione, ma è altrettanto importante disattivare le notifiche usufruendo della funzione “Non disturbare”, presente non solo in Zoom, ma anche nella gran parte dei software per i meeting online.
Una comunicazione perfetta non passa solo attraverso un utilizzo eccellente dei software: le funzioni sono sicuramente valide, ma non possono fare miracoli. Affinché si possano ottenere dei risultati significativi è indispensabili essere educati e restare in silenzio quando gli altri parlano.
La sovrapposizione delle voci, in un contesto reale, è già di per sé fastidioso, su una piattaforma digitale ancora di più. La soluzione ideale risiede nell’attivare l’audio quando si parla e disattivarlo quando si ascolta: per velocizzare tali operazioni è consigliabile utilizzare le scorciatoie su tastiera dei vari software. Con Zoom è possibile attivare e disattivare l’audio premendo la barra spaziatrice.
Smart working: come scrivere le comunicazioni sulle app di chat
Tra le modalità di comunicazione utilizzate dalle aziende c’è quasi sempre un’applicazione di messaggistica istantanea. In Italia i gruppi WhatsApp oppure Telegram sono sicuramente i più conosciuti, ma chi ha la fortuna di lavorare per aziende straniere può ritrovarsi a utilizzare software di chat come Slack.
Sebbene il mezzo di comunicazione non sia il fulcro del discorso, lo sono sicuramente le sue potenzialità che consentono di mostrare le proprie capacità comunicative. Una buona comunicazione si basa non tanto sulla quantità di ciò che si scrive, quanto sull’evitare parole e conversazioni che il proprio datore di lavoro non tollera minimamente.
Sia i messaggi pubblici che quelli privati, in un contesto aziendale, possono sempre essere visualizzati dall’Amministratore del gruppo. Diventa essenziale scrivere comunicazioni conformi all’attività lavorativa o non lesive per l’azienda di riferimento.
Tale discorso è valido anche per la posta elettronica: le società utilizzano un’archiviazione in cloud condivisa per le videochiamate e le chat, meglio evitare conversazioni fuori contesto.
Alcune applicazioni, come Slack, permettono di accedere alle impostazioni per visualizzare la politica aziendale per le conversazioni tra dipendenti e soprattutto le chat precedenti. Analizzandole si possono ricavare diverse informazioni utili per inoltrare conversazioni opportune al contesto.
Una grande azienda si caratterizza per un numero importante di dipendenti in smart working: sebbene tale condizione possa essere stimolante per lavorare a distanza, lo è sicuramente meno per la gestione della squadra con cui si lavora. Affinché si possa ottenere un ordine maggiore è opportuno organizzare sulla barra laterale le sezioni di interesse.
Moltissimi dipendenti preferiscono creare una nuova sezione per aggiungere il proprio team e disattivare le notifiche in base alla sezione di riferimento. Diventa necessario anche impostare promemoria per rivedere i messaggi, così da avere un quadro definito delle diverse comunicazioni già effettuate.
Come usare bene le e-mail
Le chat in smart working non sono l’unico mezzo per comunicare con un’azienda: alcune di queste sono legate ancora alla tradizionale posta elettronica. Questo strumento di comunicazione è sicuramente meno diretto e necessita di piccoli accorgimenti per essere sfruttato al meglio.
Prima di tutto è indispensabile che non si inviino e-mail troppo lunghe. Come sottolinea Renate Norman, direttore generale per il reclutamento di Microsoft, è opportuno arrivare dritti al punto e non tergiversare sull’argomento.
Lo stesso direttore consiglia ai neolaureati di iniziare la propria e-mail con un riepilogo del tema principale oppure di allegarlo in alto. I dettagli possono essere aggiunti in seguito, la prima e-mail non deve essere disordinata e troppo noiosa.
Utilizzando la funzione di annullamento dell’invio è possibile recuperare anche qualche secondo nel caso in cui si volessero modificare delle righe, ma è consigliabile ponderare bene prima ciò che si vuole comunicare all’azienda.
Gmail consente di estendere l’annullamento dell’invio fino a 30 secondi, mentre Outlook fino a 10 secondi. Attivare tale funzione può comunque essere utile.
Uno degli aspetti più sottovalutati dello smart working è l’invio delle e-mail in differita. Non tutti lavorano in Paesi e in orari identici, è importante valutare anche una programmazione automatica delle e-mail per essere precisi nelle comunicazioni.
La gran parte dei software di posta elettronica permettono di impostare un invio pianificato. Utilizzarlo sarà molto utile oltre che professionale.
Smart working: la frontiera BYOD
Negli ultimi anni, le aziende stanno adottando un nuovo modo di comunicare e di monitorare i propri dipendenti: il sistema BYOD (Bring Your Own Device). Da un punto di vista tecnico consiste nel far utilizzare al dipendente il proprio smartphone oppure laptop per lavorare con i software di lavoro, forniti dalle aziende stesse.
Sebbene possa sembrare un modus operandi utile per tutti, l’azienda applica una politica di compromesso, cioè il dipendente darà l’autorizzazione all’azienda di accedere al dispositivo per monitorare il suo lavoro.
Molte aziende informano i loro dipendenti di tale sistema, ma è opportuno controllare la sua attivazione nelle autorizzazioni del dispositivo. Nel caso in cui fosse impostato l’accesso comune allora vi è applicato il BYOD.
