Comunicazione interna: le best practice per aziende e dipendenti

Negli ultimi anni, in particolare in seguito alla pandemia da Covid-19, la trasformazione digitale all’interno delle organizzazioni e l’introduzione di nuove tecnologie e modalità di lavoro hanno subito una forte accelerazione.

In questo contesto, neoassunti e dipendenti si sono trovati a dover interagire non solo di persona ma anche attraverso gli strumenti digitali (piattaforme di collaborazione, di organizzazione del tempo e dei documenti, e-mail). Ciò ha evidenziato quanto registrato dall’ultima edizione del DESI (Digital Economy and Society Index): l’Italia presenta livelli molto bassi di competenze digitali di base e avanzate, un problema che si accentua quando generazioni differenti coesistono nella stessa azienda.

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Ma non solo: è stato messo in luce quanto la non conoscenza dell’utilizzo di questi strumenti porti a problematiche di comunicazione interna, di comprensione e di collaborazione a più livelli.

E questo può essere un ostacolo per l’engagement e la retention dei dipendenti, che, proprio perché lavorano in modalità ibride o full remote, desiderano comunicazioni chiare ed esplicative da parte dell’azienda e collaborazione e comprensione da parte dei colleghi.

Risulta quindi fondamentale la conoscenza delle best practice nell’utilizzo degli strumenti digitali:

• da parte delle aziende, che nella fretta del momento non hanno strutturato un piano strategico di comunicazione e definito canali e strumenti ufficiali.
• da parte dei nuovi e giovani assunti che, in quanto “nativi smart worker”, abituati ad utilizzare i tool digitali, non sono sempre a conoscenza delle regole di comunicazione aziendale,
• da parte dei dipendenti già presenti delle altre generazioni, colti di sorpresa dall’utilizzo massivo delle diverse piattaforme, molte volte senza ricevere una guida adeguata per usufruirne correttamente.

La comunicazione interna dell’azienda verso il dipendente

La comunicazione aziendale è importantissima in un momento storico dove l’engagement dei dipendenti è fondamentale per evitare il turnover e mantenere alta la motivazione anche da remoto.

Cosa dovrebbero fare quindi le organizzazioni?

• Strutturare un piano comunicativo che comprenda canali e target a seconda delle tipologie di comunicazioni (strategiche, motivazionali, operative)
• Considerare anche tono e stile e il cambiamento di attenzione del dipendente al modo di scrittura delle comunicazioni (che devono essere chiare, semplici, comprensibili, con una metodologia ben definita di richiesta informazioni)
• Prevedere momenti e spazi predefiniti per l’ascolto del dipendente, delle sue esigenze e dei suoi feedback: specialmente con una modalità di lavoro ibrido, in cui l’engagement non è semplice da monitorare e da realizzare.
• Scegliere modalità di comunicazione multi-channel e identificare quali strumenti sono migliori per determinate tipologie di comunicazioni, ma soprattutto per coinvolgere e arrivare al maggior numero di dipendenti senza rischiare l’over-communication.

Sei regole per la comunicazione interna via mail

Se la comunicazione avviene via mail:

1. Prima di tutto, specificare l’oggetto della mail e cercare di essere il più possibili precisi e dettagliati, in modo tale che ad una prima lettura si capisca subito l’argomento e i need della comunicazione specifica;
2. Iniziare sempre una e-mail con la corretta apertura e il giusto tono a seconda dell’interlocutore e delle abitudini aziendali (es. più informale “Ciao X, Spero tutto bene”; più formale “Buongiorno X, Spero di trovarti bene”; con un cliente o un contatto esterno “Buongiorno Dott. X, Spero di trovarla bene”);
3. Concludere sempre una e-mail con la corretta chiusura (es. “A presto, Cordiali Saluti, Cordialmente”) e con un ringraziamento;
4. Non utilizzare mai un tono scortese o troppo impositorio, con l’utilizzo ad esempio dell’imperativo o con eccessivi punti esclamativi;
5. Cercare di mantenere lo stesso thread di mail per argomento (ovvero lo stesso flusso di messaggi per argomento, stabilito dall’oggetto della e-mail);
6. Esplicare sempre in maniera chiara cosa si è aggiunto al testo dell’e-mail (ad esempio allegati o collegamenti a documenti) e cercare di utilizzare le e-mail come strumento per i recap e gli allineamenti scritti.

La netiquette per gli strumenti digitali di collaborazione

• Organizzare riunioni e chiamate di una durata non superiore ai 45 minuti, definendo sempre il tipo di riunione (Per prendere una decisione? Di brainstorming prima di una riunione? Di allineamento?);
• Durante le chiamate, evitare di tenere il microfono acceso per evitare di disturbare i colleghi che stanno parlando o quelli che stanno cercando di ascoltare;
• Cercare di tenere, durante le call, la videocamera accesa per farsi vedere e avere un contatto più empatico e diretto con i colleghi;
• Preparare ed inviare attraverso l’invito ai partecipanti sempre un’agenda degli argomenti, ed un follow-up in seguito alla riunione per tenere traccia dei progressi;
• Utilizzare la messaggistica istantanea, inviando però un messaggio unico e non due parole per volta, a singhiozzo. In questo caso, a seconda dell’interlocutore, conviene calibrare il tono e lo stile della messaggistica istantanea, che porta molte volte a comunicazione in maniera troppo informale.

L’importanza della social media policy interna

Per quanto riguarda l’utilizzo dei social esterni, le prime regole da considerare – nel caso la propria le avesse – sono quelle della Social Media Policy interna, un insieme di raccomandazioni e regole che il dipendente deve rispettare nell’usufruire dei social network in relazione alla propria organizzazione.

Ad esempio, una Social Media Policy può definire:

• Come il dipendente deve comportarsi se parla dell’azienda sul proprio profilo personale e se ne può parlare;
• Se il dipendente deve identificarsi come parte dell’azienda;
• Se il dipendente può pubblicare foto sul luogo di lavoro e può dare informazioni su argomenti riservati.

Conclusioni

Per concludere, prestare attenzione alla comunicazione non è un aspetto accessorio, che si può mettere in secondo piano rispetto a obiettivi di Change Management e di trasformazione delle organizzazioni.

La comunicazione è parte integrante di tutto ciò che riguarda le persone e il People Management, e proprio per questo motivo deve essere sempre curata all’interno dei progetti di People Strategy.