Secondo il FOIA del Regno Unito e di quello scozzese, una richiesta di accesso deve essere valutata tenendo conto delle disposizioni concernenti:
- materia ambientale che garantisce un più forte diritto di accesso all’informazione rispetto a quanto non sia previsto dal FOIA;
- materia di protezione dei dati personali (deroga);
- i tre codici di condotta di raccomandazione di buone pratiche;
- norme collegate
1. LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (DPA)
I diritti per conoscere quali informazioni personali siano in possesso gli Enti pubblici sono stati rafforzati con l’introduzione della legge sulla Libertà dell’informazione. Il Data Protection Act del 1998 (DPA) autorizzava già a visionarne molti tipi detenuti dagli Enti, sia pubblici che privati, ma è stata emendata dal FOIA che ha migliorato la trasparenza per la visione da parte dei richiedenti delle proprie informazioni personali in possesso delle P.a.. Non è stato, invece, alterato il diritto alle informazioni personali in possesso di Enti privati.
Un’istanza che un soggetto può presentare per accedere alle proprie informazioni è una richiesta di accesso subordinata alle disposizioni della legge sulla protezione dei dati. Tuttavia, gli utenti, spesso, erroneamente pensano che il Freedom of Information Act possa consentirgli di esercitare il diritto sui propri dati personali, anche se non si è tenuti a presentare una seconda istanza separata dalla prima. Infatti, la P.A. nel suo riscontro analizzerà e deciderà al riguardo qualsiasi parte di una unica richiesta (se la stessa conterrà dati personali e non) sia ai sensi del FOIA che per i dati personali del richiedente.
Di conseguenza è facile confondersi perché, nonostante il DPA, il FOIA inglese prevede comunque delle disposizioni che riguardano sia i dati personali del richiedente [sezione 40 (1)] che i dati personali di terzi (persone diverse dal richiedente) [sezione 40 (2)]. Le P.A. che intendono far valere questa eccezione devono comunque far riferimento alla legge sulla protezione dei dati, o ai principi per la protezione dei dati, se gli stessi non sono riportati nella Freedom of Information Act.
Al riguardo, si suggerisce alle P.A. di chiarire la questione a chi potrebbe confondersi nella richiesta, infatti, lo scopo della legge sulla Protezione dei dati è quello di proteggere il diritto dei cittadini alla privacy, mentre, come riferiscono testualmente le linee guida, quello del FOIA è di “sbarazzarsi del segreto inutile”. Questi due fini, per gli inglesi, non sono necessariamente incompatibili (quindi se non vi è una buona ragione per non farlo, anche le informazioni riservate possono essere divulgate) ma ci può essere una tensione tra loro, e la loro applicazione richiede talvolta un giudizio attento.
Nell’operatività, quando qualcuno richiede informazioni che interessano anche i dati personali di qualcun’altro, è necessario bilanciare attentamente il principio di trasparenza e di apertura con il diritto della persona interessata alla riservatezza ai sensi della legge sulla protezione dei dati e decidere se è possibile rilasciare le informazioni senza violare i principi di protezione dei dati. Tuttavia tale eccezione è ritenuta assoluta e pertanto in generale non si deve effettuare il test di interesse pubblico salvo alcune disposizioni sui dati personali di terzi [sezione 40 (2)] che invece lo consentono e comunque, in tale eventualità, è possibile l’applicazione solo per le persone viventi.
Ma l’impossibilità di far valere l’eccezione sulla richiesta di informazioni delle persone decedute potrebbe rendere difficoltoso opporsi ad una richiesta di accesso ai dati sensibili come le cartelle sanitarie o di assistenza sociale. Per risolvere questa problematica si può far valere l’eccezione della riservatezza (estendendolo oltre alla morte) di un professionista sanitario o di un assistente sociale del quale aveva fiducia il soggetto interessato quando era in vita. Tuttavia si potrebbe far valere l’accesso alla salute Records Act del 1990 che consente al rappresentante personale del defunto (per esempio, l’esecutore della sua volontà) il diritto di accedere ai suoi dati medici e a cui, comunque, eventualmente, porre il diniego ai sensi dell’articolo 21 (informazione ragionevolmente accessibile).
Completa il quadro l’eccezione di cui alla sezione 41 denominata “riservatezza”
Essa si applica se sono soddisfatte le due condizioni seguenti:
- se la P.a. ha ricevuto le informazioni da qualcun altro; e
- se rispettare la richiesta potrebbe costituire una violazione di dati confidenziali
Per decidere se negare l’accesso in questa circostanza è necessario applicare i principi giuridici del test common law sulla confidenza dei dati che è ben consolidata attraverso lo sviluppo del settore del diritto.
Tale eccezione è ritenuta assoluta e pertanto in generale non si deve effettuare il test di interesse pubblico tuttavia non è attuabile la “law of confidence” (è la stessa law a riconoscerlo) quando vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione. Per tali motivi si deve considerare attentamente come si devono utilizzare le clausole di riservatezza nei contratti con i terzi in modo da impostare ragionevoli livelli di aspettative su ciò che può essere divulgato.
2. INFORMAZIONI AMBIENTALI (EIR)
Se sono richieste informazioni sull’ambiente, la richiesta non sarà trattata ai sensi della legge sulla libertà d’informazione (FOIA), ma secondo le Regole sull’Informazione Ambientale (EIR), in attuazione di una direttiva dell’Unione Europea che garantisce un più forte diritto di accesso all’informazione rispetto a quanto non sia previsto dal FOIA. Un particolare importante riguarda le informazioni sulle emissioni nell’ambiente, che non possono essere più negate per qualsivoglia motivo di riservatezza commerciale.
La definizione di “informazione ambientale” è, inoltre, sorprendentemente ampia: include le informazioni sullo stato dell’aria, dell’acqua, del suolo, dei siti naturali e degli organismi viventi, compresi gli organismi geneticamente modificati.
Le legge fa riferimento anche ai dati sulle emissioni e sugli scarichi nell’aria, nell’acqua o nel suolo, compresi quelli relativi all’energia, al rumore e alle radiazioni, senza escludere tutte le informazioni su leggi, progetti, piani, attività, atti amministrativi e tutto ciò che possa avere una qualche rilevanza e anche le valutazioni dei costi e dei benefici di tali misure e i resoconti sull’attuazione della legislazione ambientale, e nella misura in cui uno qualsiasi di questi fattori influenzino la salute o la sicurezza umana, la contaminazione degli alimenti, le condizioni di vita, le strutture abitative o i siti dei beni culturali.
Le informazioni ambientali specifiche, di cui la P.A. è in possesso, da pubblicare in formato elettronico per assolvere alla trasparenza proattiva, devono comprendere anche i testi di trattati internazionali e di legislazione nazionale concernenti l’ambiente; politiche ambientali, piani e programmi e relazioni sul progresso della loro realizzazione; i risultati del monitoraggio dell’ambiente, degli accordi ambientali, degli studi sull’impatto ambientale e le valutazioni di rischio o riferimenti a dove si possano trovare; e i fatti e le analisi dei fatti che l’ente pubblico ha considerato rilevanti e importanti nell’inquadrare le proposte principali per la politica ambientale.
In Italia, le indicazioni UE sono state recepite dal Dlgs 195/2005 (accesso del pubblico all’informazione ambientale) e dal Dlgs 152/2006 (Codice dell’Ambiente). Le informazioni (le stesse di quelle inglesi) a pubblicazione obbligatoria e riprese dal D.lgs. 33/2013 sono state codificate dall’all.1 della Delibera Civit 50/2013 in riferimento all’apposita sotto sezione di “Amministrazione Trasparente”.
Un piccolo numero di Autorità pubbliche, tra cui la BBC e le altre emittenti di servizio pubblico, non sono soggetti al Regolamento delle informazioni ambientali. Esse dovrebbero gestire tali richieste in base al Freedom of Information Act.
3. LE RACCOMANDAZIONI (CODICI DI CONDOTTA NON DIRETTAMENTE GIURIDICAMENTE VINCOLANTI)
Inoltre tre codici di condotta illustrano le raccomandazione di buone pratiche in sede di applicazione della legge.
E’ infatti disciplinata
- la “gestione delle richieste”, ossia vengono suggeriti comportamenti da seguire in circostanze in cui le P.A. dovrebbero fornire consigli e assistenza a coloro che presentano le richieste, le procedure di reclamo eventualmente da intraprendere, le diverse considerazioni che possono influenzare i rapporti dell’Amministrazioni con altri Enti pubblici o terzi,
- una guida alle autorità pubbliche su come soddisfare i loro obblighi in relazione alle disposizioni dei dataset
- una guida pratica alle P.A. per l’organizzazione degli atti che prevede il mantenimento dei loro record in modo ordinato e gestito in modo che possano essere facilmente recuperate le informazioni quando è necessario.
Questi codici di condotta non sono direttamente giuridicamente vincolanti, ma la loro mancata osservanza comporta il rischio di violazioni della legge tra cui l’eventuale mancata (ragionevole) consulenza e assistenza da fornire agli utenti prima (e dopo) che inoltrino la loro richiesta. Se vi sarà una denuncia all’ICO, quest’ultimo prenderà le sue decisioni anche analizzando il comportamento che avrà tenuto la P.A. nel corso della sua istruttoria e l’approccio avuto con il richiedente/cliente.
Anche in Italia, le linee guida non vincolanti dell’ANAC, secondo quanto afferma il Consiglio di Stato, non sono giuridicamente vincolanti, ma per discostarsi è necessario motivare adeguatamente il perché adottando un atto che contenga un’adeguata e puntuale motivazione, anche a fini di trasparenza, che indichi le ragioni della diversa scelta amministrativa.
4. LE ALTRE NORME COLLEGATE
Quando si applica il Freedom of Information Act occorre prendere in considerazione altre disposizioni, motivo per cui le Autorità pubbliche devono negare l’accesso facendo riferimento a:
- sezione 21 nell’utilizzare le procedure sancite da altre normative,
- sezione 44 quando la sua divulgazione è vietata ai sensi di altre normative,
- alcune eccezioni usando i principi del common law, come, ad esempio quelli della sezione 41 che si riferisce alla “law of confidence” (legge di fiducia)
- legge sulla parità del 2010 (o Disability Discrimination Act del 1995 in Irlanda del Nord) e la legge Welsh Language 1993 regolamentati direttamente dalla ICO.
Vedi le puntate precedenti di questo dossier sul Foia inglese
