Nell’attuale quadro economico globale, le aziende si confrontano continuamente con la necessità di ridurre i costi e massimizzare l’efficienza. Un aspetto fondamentale di questo processo è l’adozione di una mentalità incentrata sul risparmio a tutti i livelli dell’organizzazione.
Certo, la leadership deve guidare con l’esempio, ma quale impatto potrebbe avere ogni singolo dipendente se si sentisse investito della responsabilità di contribuire al risparmio dell’azienda giocando un ruolo attivo in questo processo?
La gestione delle spese: un compito (e un vantaggio) per tutti
Incoraggiare i dipendenti a prendere decisioni responsabili in materia di spese aziendali può portare a significativi risparmi. E non solo: adottare strumenti che consentano di avere un’idea chiara di ciò che si sta spendendo e che contribuiscano a ridurre il tempo dedicato alle attività di calcolo e tracciabilità delle spese è fondamentale.
Secondo un recente studio condotto da Forrester Consulting, il risparmio di tempo impiegato in attività amministrative relative alla compilazione delle note spese e rendicontazione equivale anche a un risparmio in termini economici:
- per i responsabili finanziari e amministrativi, il tempo dedicato alla gestione delle note spese è stato ridotto del 62% che si traduce in risparmi pari a oltre 98.000 euro in tre anni.
- per i dipendenti, oltre il 50% in meno del tempo dedicato alla compilazione delle note spese, un risparmio pari a oltre 73.000 euro in tre anni.
- per i reparti operativi, 50 ore risparmiate all’anno per l’emissione di carte e gestione delle stesse per dipendenti e collaboratori esterni, pari a 1.300 euro in tre anni.
L’importanza della responsabilizzazione dei dipendenti: creare una cultura del risparmio
Il coinvolgimento dei dipendenti nella gestione finanziaria è un passo cruciale per creare una cultura di responsabilità e risparmio all’interno dell’azienda. Come per le spese personali, monitorare le spese generate tra viaggi di lavoro, acquisto di materiali e servizi o sottoscrizione ad abbonamenti, può avere un impatto positivo sul modo in cui vengono gestiti i fondi aziendali.
Rendendoli coscienti e autonomi nelle spese effettuate nel corso delle loro attività lavorative, si promuove una mentalità più oculata e rispettosa delle risorse a disposizione.
Se un dipendente riconosce l’impatto che apporta al business, maggiori sono le probabilità che si senta legato all’azienda e che quindi si impegni a contribuire al suo successo. Quando i dipendenti comprendono l’influenza delle proprie decisioni in tema di business spending e toccano con mano come il loro comportamento sia in grado di contribuire alla salute finanziaria dell’azienda, sono più motivati a fare scelte ponderate.
Inoltre, una maggiore trasparenza finanziaria favorisce un ambiente di lavoro più equo. Se i dipendenti sono consapevoli che tutti, dal CEO ai collaboratori junior, sono responsabili e attenti alla gestione dei fondi aziendali, si sentiranno di conseguenza più coinvolti e responsabilizzati.
Responsabilizzare i dipendenti nella gestione dei fondi aziendali non solo aiuta a risparmiare, ma può anche contribuire a creare un ambiente di lavoro più positivo e produttivo. Con strumenti innovativi e una mentalità basata sul risparmio, tutti sono in grado di contribuire al successo finanziario dell’azienda.
Per fare ciò, è necessario dotare i dipendenti delle soluzioni più adatte a monitorare e gestire gli acquisti.
Imprese e digital attitude: investire negli strumenti per il controllo delle spese
AI, Cloud Technology, Smart Factory: a livello operativo, la digitalizzazione rappresenta una delle sfide più significative che le imprese italiane abbiano mai fronteggiato. I fondi stanziati dal PNRR (49,86 miliardi) per favorire la digitalizzazione e l’innovazione hanno come obiettivo proprio quello di promuovere e sostenere la transizione digitale, sia nel settore privato che nella Pubblica Amministrazione.
È chiaro però come l’adozione di nuove tecnologie volte all’automazione dei processi non rappresenti più una semplice opportunità strategica di riduzione dei costi e dei tempi amministrativi: si tratta bensì di un passaggio obbligato per liberare il potenziale umano e agevolare un modo di operare sempre più resiliente, predittivo e volto alla crescita.
Un’azienda moderna si trova costantemente a dover fronteggiare sfide e cambiamenti rapidi per adeguarsi a nuovi metodi di produzione, vendita e promozione dei propri prodotti o servizi; il suo successo si calcola in base alla sua capacità di pianificare, mettere in pratica e analizzare i propri flussi in modo agile e integrato con il mercato di riferimento.
Per adattarsi ai nuovi modelli di business, è dunque fondamentale avere a disposizione soluzioni tecnologiche in grado di facilitare l’automazione e la digitalizzazione di molti processi aziendali, inclusa l’area finance e amministrativa. Ma in che modo un’azienda può potenziare la propria ‘digital attitude’ e sfruttare la tecnologia per massimizzare l’efficienza dei processi?
Secondo i risultati della ricerca Forrester, le aziende che tendono ad utilizzare carte di credito e debito tradizionali emesse dalle banche si trovano spesso ad affrontare problemi legati al limite di credito prestabilito, al numero di carte che è possibile ricevere (con il risultato che solo pochi dipendenti possono utilizzarle) o alla richiesta di anticipare le spese con il proprio denaro per richiedere poi un rimborso all’azienda.
È evidente come una gestione delle spese manuale, effettuata su estratti conto bancari, e la poca visibilità legata agli anticipi delle spese e all’uso del contante, non possono favorire una cultura basata sulla responsabilità finanziaria. Un recente studio condotto da Ipsos sottolinea infatti che il 56% degli intervistati si ritiene insoddisfatto dei processi di revisione delle spese e auspica una maggiore consapevolezza da parte delle aziende verso una modernizzazione dei processi.
È qui che entra in gioco l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione, grazie a soluzioni progettate per offrire un controllo senza precedenti su ogni aspetto della spesa aziendale.
Grazie a questa tipologia di soluzioni, invece, ogni dipendente ha accesso a un conto aziendale gestito in modo sicuro e trasparente e regolato da limiti di spesa predefiniti. Il reparto amministrativo può verificare in tempo reale le spese effettuate dai dipendenti, il che non solo permette di avere un controllo immediato sulle transazioni, ma anche di capire come e dove è possibile operare dei risparmi.
Inoltre, attraverso la generazione di report in tempo reale è possibile ottenere dati su tutte le transazioni e trend di spesa dettagliati, per semplificare i flussi di lavoro e aiutare il reparto amministrativo ad allocare i diversi budget in maniera più accurata.
Digitalizzazione dei processi di spesa
Uno dei principali vantaggi dell’automazione nella gestione delle spese aziendali è la riduzione dell’onere amministrativo associato alla compilazione manuale di report e all’elaborazione ed erogazione dei rimborsi.
Attraverso l’implementazione di sistemi automatizzati, le aziende possono semplificare e accelerare il processo di acquisizione di dati relativi alle spese, consentendo un flusso di lavoro più rapido ed efficiente. Ad esempio, l’utilizzo di una app mobile consente ai dipendenti di acquisire facilmente le spese in tempo reale, scattando una foto della ricevuta e caricandola direttamente nel sistema, eliminando la necessità di conservare le ricevute cartacee e semplificando la procedura di verifica e approvazione delle spese.
Gestione centralizzata e controllo dei costi
La tecnologia può facilitare una gestione centralizzata delle spese aziendali, consentendo alle aziende di monitorare e controllare i costi in modo più efficiente.
Attraverso l’implementazione di un software di gestione delle spese, le aziende possono creare policy di spesa personalizzate e applicarle in modo coerente a tutti i dipendenti. Questo aiuta a ridurre le spese non autorizzate o sospette e consente un migliore controllo del budget complessivo. Inoltre, i sistemi automatizzati possono generare report dettagliati sulle spese, offrendo una panoramica chiara e aggiornata delle attività di spesa aziendale. Tutto ciò consente di mantenere il controllo sulle spese e permettere ai responsabili finanziari di prendere decisioni informate basate su dati di spesa accurati.
Integrazione con sistemi contabili
L’automazione della registrazione delle spese nel sistema contabile semplifica l’amministrazione finanziaria e riduce il tempo da dedicare alla riconciliazione delle spese grazie alla sincronizzazione automatica dei dati tra i diversi sistemi aziendali, riducendo il rischio di errori manuali.
Di conseguenza, l’integrazione con i sistemi contabili consente una migliore analisi dei costi e una maggiore trasparenza finanziaria per l’azienda, dando origine a un flusso di lavoro più fluido e a una maggiore accuratezza dei dati finanziari.
Sicurezza e conformità alle policy aziendali
Secondo gli ultimi dati Istat, la cybersecurity preoccupa il 45,1% delle grandi imprese che per tutelare la sicurezza dei propri clienti devono adottare diverse strategie di protezione dei dati.
Una corretta gestione delle spese aziendali può aiutare a prevenire questi rischi attraverso l’utilizzo di verifiche a più fattori, accessi autorizzati e controlli di sicurezza avanzati, grazie ai quali le aziende possono proteggere le informazioni finanziarie e rilevare eventuali attività sospette o illegali.
Ne deriva quindi l’implementazione di misure di sicurezza rigorose e un’ulteriore garanzia a protezione dei dati dei clienti e dei loro fondi.
La gestione efficiente delle spese aziendali è un elemento essenziale per il successo e la crescita di un’organizzazione. L’utilizzo di carte di pagamento collegate a un’app mobile che registra in tempo reale ogni acquisto effettuato in conformità con le policy di spesa aziendali, rappresenta una soluzione win-win in termini di produttività e soddisfazione dei dipendenti, che si traduce in meno tempo impiegato in attività manuali e ripetitive, come la compilazione delle note spese o la verifica di ciascuna transazione.
Digitalizzare le spese aziendali può dunque aiutare le aziende a sfruttare al meglio i vantaggi offerti dalla tecnologia e a posizionarsi in modo competitivo in un mercato in costante evoluzione.
