Il cambiamento è diventato una costante della nostra epoca e la pandemia ha accelerato ancora di più la velocità della trasformazione, lasciando spiazzate persone e organizzazioni. Ma da questa esperienza possiamo e dobbiamo trarre uno spunto di riflessione: se il cambiamento è una costante, come posso strutturare la mia organizzazione in modo tale che non venga travolta dai continui cambiamenti ma che, anzi, sia in grado di governarli?
La risposta è: Agile e INPS trova in tale approccio terreno fertile.
Essere o non essere agili? Quando e perché applicare la metodologia agile
Inps, perché nasce l’Area di Agile Enablement & Delivery
Inps oggi, vive in un contesto estremamente mutevole. Basti pensare che, solo nel primo anno della pandemia, abbiamo dovuto gestire in tempi brevi una moltitudine di nuove prestazioni di sostegno al reddito, seguendo normative in continuo cambiamento per rilasciare servizi fruibili e utilizzabili dai cittadini.
La domanda che potrebbe sorgere a questo punto è “non potremmo comunque continuare a utilizzare gli approcci tradizionali?”
Tecnicamente potremmo, ma, il project management tradizionale, essendo rigido e predittivo per natura, ci espone al rischio di esose rilavorazioni (in termini di tempo e costi) nel momento in cui – inevitabilmente – ci andiamo a scontrare con la realtà delle esigenze sempre mutevoli degli utilizzatori.
È per questo che crediamo che l’Istituto, oggi, possa meglio navigare in un contesto caratterizzato da elevato dinamismo ed incertezza diventando più Agile.
Agile: cos’è e cosa non è
Oggi sentiamo spesso associata la parola Agile alla definizione di una nuova metodologia per la realizzazione di un prodotto o servizio.
Agile, tuttavia, non è una metodologia: non prevede infatti la codifica di alcun metodo, né procedimenti che, se eseguiti alla lettera, abilitano al raggiungimento di un determinato scopo.
Non elenca fasi e non definisce iter. Semplicemente, Agile non ci indica il “come si fa”.
Nella sua essenza, infatti, Agile è prima di tutto un mindset. Un modo di pensare e approcciarsi ai progetti in maniera flessibile e proattiva, fondato su un insieme di valori e principi (che sono raccolti e derivano dall’Agile Manifesto) che abilitano e guidano la realizzazione di prodotti e soluzioni in contesti mutevoli, in cui le esigenze cambiano spesso e dove la soluzione al problema non appare chiara fin dall’inizio.
Agile promuove un approccio progettuale dove la soluzione viene fatta emergere attraverso il dialogo continuo con gli utilizzatori finali, e creata e consegnata in maniera iterativa (quindi a cicli) e incrementale (quindi raffinandosi continuamente).
A tale proposito, nel 2021 in INPS, all’interno della Struttura tecnica per l’Innovazione Tecnologica e Trasformazione Digitale è nata l’Area di Agile Enablement & Delivery, che sotto la mia guida si pone l’obiettivo di trasmettere e diffondere i valori della cultura Agile tra i colleghi dell’Istituto abilitando un processo di cambiamento nell’approccio all’organizzazione del lavoro.
L’impegno preso con INPS non è affatto banale, anzi è una grande sfida da affrontare raccogliendo lungo il percorso l’entusiasmo di tante persone che vogliono condividere e collaborare attivamente al processo di cambiamento.
Trasformazione Agile di INPS: i pilastri
Avviare un iter di trasformazione Agile presuppone l’essere determinati negli obiettivi strategici che si vogliono raggiungere e, allo stesso tempo, l’essere flessibili nello scoprire e percorrere la strada per raggiungerli, sulla base delle evidenze che otteniamo man mano nel lavoro quotidiano.
Per tale ragione, abbiamo voluto costruire la mission legata alla trasformazione Agile di INPS su alcuni pilastri che, indipendentemente dal come, vogliamo fortemente entrino a far parte dell’approccio futuro quotidiano dei nostri colleghi:
- Mindset: diffusione di una mentalità improntata alla sperimentazione e all’adattamento;
- Vicinanza con il Cittadino: co-creazione con i Cittadini come standard per la realizzazione di prodotti e servizi;
- Team: organizzazione di team inter-funzionali ed auto-organizzati. Condivisione della vision a tutti i livelli;
- Trasparenza: promozione del valore della trasparenza nella conduzione delle attività operative;
- Misurabilità: “Se non si può misurare non si può migliorare”;
- Miglioramento continuo: propensione al miglioramento continuo guidato dal feedback costante e dai risultati ottenuti;
- Collaborazione: collaborazione tra persone (interne ed esterne) che condividono un obiettivo comune.
Un percorso costruito con le persone e per le persone
Nei primi mesi del nostro percorso di transizione Agile, ci siamo impegnati per raggiungere più persone possibili in Istituto, anche e specialmente in maniera trasversale alle varie Direzioni. Lo abbiamo fatto attraverso un portafoglio ampio di iniziative, offrendo percorsi formativi sperimentali (“Palestre Agili”), coaching diretto a colleghi partecipanti a progettualità pilota, organizzando workshop tematici e creando e diffondendo contenuti divulgativi.
Ma un primo vero momento di svolta c’è stato alla fine dello scorso anno con il lancio ufficiale della Agile Community INPS. Perché una Community?
Perché crediamo fortemente nelle relazioni e pertanto nella possibilità di avvicinare le persone dell’Istituto accomunate dallo stesso desiderio di migliorare il lavoro dell’INPS e dei suoi servizi in ottica Agile. Abbiamo perseguito l’idea di creare una Agile Community perché crediamo sia indispensabile far emergere l’approccio Agile dell’Istituto come frutto di un percorso costruito insieme alle persone e per le persone.
Oggi la Community è ancora molto giovane, ma stiamo già riscontrando un forte interesse e consenso e siamo convinti che possa diventare propulsore principale per accelerare il nostro percorso di cambiamento.
Nonostante il nostro lavoro nell’Istituto sia cominciato relativamente da poco più di un semestre, possiamo già annoverare un coinvolgimento attivo su 6 progettualità che hanno interessato 7 Direzioni (dalla Direzione di Tecnologia, Informatica e Innovazione a quella di Formazione e Sviluppo Risorse Umane), spaziando da progetti di digitalizzazione di prestazioni per il cittadino a progetti di envisioning volti a identificare la soluzione migliore per favorire la gestione del talento nell’Istituto e avere le persone giuste nel posto giusto.
Il progetto di UNI-CIG
Una delle vere prime sperimentazioni Agili in Istituto è stato il progetto di UNI-CIG (gestione della domanda unificata di cassa integrazione guadagni), svolto da un gruppo di lavoro inter-funzionale coinvolgendo, per l’intera vita progettuale, anche i diretti fruitori del servizio che hanno potuto contribuire con i loro feedback alla realizzazione di un prodotto in linea con le reali aspettative del cittadino.
A oggi, invece, siamo in fase di conclusione su 2 progetti “boutique”, simili in quanto entrambi sperimentazioni di approcci Agili a progetti software (Scrum) ma diversi nella natura dei servizi realizzati e degli utenti finali a cui sono offerti: uno rivolto alla digitalizzazione di una prestazione per il cittadino e l’altro per promuovere la circolazione di idee all’interno dell’Istituto.
La nostra presenza in Istituto è quindi inerentemente legata ad iniziative a carattere innovativo e, come sempre accade, l’introduzione di novità porta con sé, fisiologicamente, diverse “classiche” sfide da superare – resistenza al cambiamento, smarrimento e incertezza per quanto riguarda l’operatività o gli esiti.
Tuttavia, quello che riteniamo essere il nodo cruciale che accomuna queste sfide è sempre uno: quello di riuscire a trovare il modo migliore per trasmettere alle persone qual è il valore degli esperimenti che intendiamo portare avanti per motivarle a essere parte attiva nel percorso di miglioramento dell’Istituto, del lavoro delle sue persone e, a cascata, dei servizi che eroga ai cittadini.
Affrontiamo questa missione con grande entusiasmo e spirito di adattamento, consapevoli che è possibile raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissati costruendo una rete di persone e professionisti trasversale a tutto l’Istituto motivate a diventare agenti del cambiamento.
Le sfide del 2022
Il 2022 sarà un anno ricco di sfide: continueremo a supportare le progettualità in corso e ne seguiremo delle altre, per fare in modo che la diffusione della cultura Agile sia costante e, soprattutto, che raggiunga un numero di colleghi sempre maggiore.
Lo sviluppo continuo della community sarà un’attività fondamentale e, a tale proposito, proseguiremo con:
- Eventi di formazione
- Agile INPS Coffee
- Redazione di pillole formative
- Supporto a progettualità Agili.
Abbiamo prodotto una prima stesura della nostra roadmap nella seconda metà dello scorso anno, individuando obiettivi strategici e step intermedi che, man mano adattiamo sulla base dei feedback che raccogliamo sulle iniziative che stiamo portando avanti.
La nostra visione e i traguardi che ci immaginiamo sono chiari ma in vero spirito Agile il percorso vincente per arrivarci lo scopriremo strada facendo.
