L’organizzazione di grandi eventi, sia sportivi come le Olimpiadi o i Mondiali di varie discipline, sia commerciali come Expo o le fiere di settore e le conferenze internazionali, richiede un’attenzione meticolosa ai dettagli e un’altissima efficienza operativa. E proprio in questo contesto, l’Intelligenza Artificiale (AI) sta emergendo come una risorsa indispensabile per le agenzie di eventi, migliorando non solo l’esperienza del cliente, ma anche l’efficacia e la gestione interna.
Infatti, la capacità dell’AI di analizzare e interpretare grandi quantità di dati in tempo reale offre alle agenzie strumenti potenti per ottimizzare ogni fase del processo organizzativo, dalla pianificazione alla logistica, dalla sicurezza alla personalizzazione dell’esperienza dei partecipanti, ottimizzando la pianificazione e la gestione delle risorse umane, materiali e finanziarie.
Vediamo alcuni ambiti di un grande evento che potranno essere supportarti, corredati da alcuni esempi.
Ottimizzazione della pianificazione e gestione delle risorse
L’uso dell’AI nella pianificazione, gestione delle risorse e logistica consente una gestione più fluida ed efficiente dell’evento, migliorando sia l’esperienza dei partecipanti sia l’efficacia operativa dell’agenzia; grazie alla sua capacità di analizzare in tempo reale una vasta gamma di dati provenienti da fonti come vendite di biglietti, interazioni sui social media e feedback degli utenti, l’AI consente agli organizzatori di prendere decisioni informate e adattarle l’evento mentre si svolge.
Un’ulteriore utilizzo in tal senso può essere messo in atto nelle fiere di settore o in quelle che tradizionalmente avvengono attorno a un evento sportivo. Qui l’AI può individuare le aree di maggiore interesse e suggerire modifiche al layout per migliorare il flusso dei visitatori e ridurre i tempi di attesa.
Una soluzione interessante per gestire le code ai botteghini alle Olimpiadi 2024 è stata fornita dall’azienda WayTime, che ha creato uno strumento che analizza la lunghezza delle code in qualsiasi punto dello stadio. In questo modo, può aiutare gli organizzatori, con annunci o tramite l’app, e segnalare agli spettatori dove c’è meno coda per entrare allo stadio, quale stand per mangiare o bere è meno affollato, in quale bagno sarebbe meglio recarsi per abbreviare i tempi di attesa. Anche la privacy è tutelata perché le telecamere necessarie a queste analisi vengono posizionate in maniera zenitale, così da non riprendere mai il volto delle persone presenti.
Inoltre, l’analisi dei dati permette di identificare tendenze e preferenze del pubblico, offrendo la possibilità di personalizzare ulteriormente l’evento. Parallelamente, l’AI svolge un ruolo cruciale nella gestione delle risorse e nella logistica: algoritmi di machine learning aiutano a prevedere le necessità logistiche, ottimizzando aspetti cruciali quali il trasporto dei partecipanti, la distribuzione delle forniture e il coordinamento delle attività dello staff. Inoltre, monitorando in tempo reale lo stato delle forniture, l’AI può adattare queste previsioni al reale svolgimento dell’evento, una capacità di adattamento dinamico utilissima in eventi di grande scala, dove le esigenze possono cambiare rapidamente.
Personalizzazione dell’esperienza dei partecipanti
Dal punto di vista dei partecipanti all’evento, l’AI offre grandi opportunità per personalizzare l’esperienza e aumentare il livello di coinvolgimento. Le agenzie possono utilizzare chatbot e assistenti virtuali per fornire supporto immediato, rispondere a domande frequenti e offrire suggerimenti personalizzati basati sulle preferenze degli utenti; in questo modo, attraverso l’analisi dei dati di comportamento, è possibile inviare raccomandazioni su misura, migliorando la soddisfazione del cliente e aumentando la probabilità di partecipazione a eventi futuri.
Come Venticento, abbiamo già sperimentato l’utilizzo dei chatbot in occasione di eventi più circoscritti, con più di 300 persone, come supporto alla segreteria per consentire una comunicazione continua e approfondita con i partecipanti.
I chatbot di questo tipo, personalizzabili in base alle esigenze specifiche dell’evento, offrono due modalità di interazione. In primo luogo, possono raccogliere e analizzare dati cruciali come preferenze alimentari, informazioni personali e interessi dei partecipanti, elaborando tali informazioni in una panoramica esaustiva che supporta la personalizzazione dell’esperienza degli ospiti.
Creare percorsi personalizzati
Inoltre, l’AI può creare percorsi personalizzati all’interno dello spazio fieristico, suggerendo presentazioni e attività che corrispondono agli interessi dei visitatori, approccio che non solo arricchisce l’esperienza complessiva, ma facilita anche il networking, abbinando partecipanti con interessi simili per creare opportunità significative di connessione e collaborazione.
In questo senso Intel ha segnalato la presenza a Parigi 2024 di applicazioni AI supportate che dimostreranno il potenziale della tecnologia a vantaggio di atleti, allenatori e spettatori: attraverso un’esperienza, generata dall’intelligenza artificiale, i tifosi e gli appassionati vengono portati sulle orme di un atleta olimpico, mostrandone la preparazione e la gara svolta in un evento olimpico.
Aggiungiamo poi una particolare soluzione che Intel ha messo a disposizione dei Giochi Olimpici di Parigi 2024 per coinvolgere gli spettatori attraverso la generazione di highlights personalizzati e analisi in tempo reale delle prestazioni degli atleti. Si tratta di OBS Automatic Highlights Generation, addestrato sulla piattaforma Intel Geti, che sarà in grado di aggregare highlights su misura per diverse discipline e di distribuirli istantaneamente ai tifosi, creando maggiore efficienza nella produzione e nell’editing.
Siamo tutti curiosi di scoprire l’esito di queste interessanti innovazioni introdotte ai Giochi nell’ottica poi di applicare su larga scala e rendere così la gestione degli eventi ancora più customizzata sulle esigenze dei clienti e dei visitatori.
