L’intelligenza artificiale si sta diffondendo progressivamente nelle aziende e negli enti, in maniera “nascosta”. Ovvero le persone la utilizzano nel loro lavoro quotidiano, per riassumere documenti, scrivere email, fare bozze, ma senza dirlo ai loro responsabili.
Cerchiamo di capire meglio i motivi di questo comportamento e come può essere migliorato, mitigato oppure potenziato.
I timori che spingono a nascondere l’uso dell’IA
I timori principali delle persone nel comunicare che stanno utilizzando l’AI sul luogo di lavoro possono ricadere nelle seguenti casistiche
- Timore di punizioni per un uso improprio: nell’ente o azienda non esiste una policy definita, oppure si è parlato vagamente di “problemi di privacy” dei dati aziendali legati all’AI. Da un lato quindi le persone non hanno capito cosa vuole fare l’ente o l’azienda, dall’altro non vogliono rimanere dei lavoratori “obsoleti” non usando l’AI, dal terzo vedono provando che semplifica alcuni lavori o li accelera.Per evitare punizioni o richiami, decidono di nascondere il fatto che utilizzano l’intelligenza artificiale per evitare problemi.
- Paura di perdere il prestigio personale: alcune persone vedono che utilizzando l’AI la loro performance migliora e vengono trattati come “eroi” sul lavoro per la loro abilità nel rispondere rapidamente alle email delicate o per la velocità con cui riescono a programmare o a fare presentazioni o documenti. Tuttavia, temono che, se rivelassero che in realtà sono aiutati dall’AI nel fare questi lavori, la stima e il rispetto verso di loro sparirebbero improvvisamente. Di conseguenza, preferiscono nascondere l’uso dell’IA.
- Timore di licenziamenti legati alla produttività: alcuni dipendenti sanno che le aziende vedono i guadagni di produttività come un’opportunità per ridurre i costi. Pensano che, se l’azienda scoprisse che parte del loro lavoro è svolta dall’IA, loro o i loro colleghi potrebbero essere licenziati. Per questo motivo, mantengono segreto il loro utilizzo dell’IA.
- Assenza di ricompense: Anche se taluni rivelassero l’uso dell’IA, non sarebbero probabilmente puniti, ma d’altra parte nemmeno ricompensati. Quindi le persone non vedono alcun beneficio nel condividere gratuitamente ciò che sanno e, pertanto, tengono nascosto il loro utilizzo. L’aumento di produttività viene quindi percepito come dell’umano il che potrebbe portare a una ricompensa con maggiore probabilità rispetto al sapere che il loro aumento produttivo è dovuto all’utilizzo dell’AI.
- Aumento delle aspettative lavorative: Anche se l’azienda non decidesse di tagliare i costi e riconoscesse il loro uso dell’IA, ogni miglioramento della produttività grazie all’AI potrebbe semplicemente tradursi in un aumento delle aspettative. Ovvero se il dipendente spiegasse che usando l’AI risponde a 100 richieste invece che 50, l’ente potrebbe aspettarsi quella performance come nuova base line. Quindi,le persone preferiscono tenere segreto il loro utilizzo dell’IA per non essere sopraffatti da nuove richieste o da richieste di performance sempre più elevate che non sanno se soo in grado di garantire nel tempo.
- Incapacità di condividere il metodo: Anche quando sono incentivate a mostrare agli altri il proprio approccio, le persone a volte non sanno spiegare o non sanno ben definire come usano in concreto l’AI e quindi non lo sanno condividere e rendere patrimonio comune e aziendale, essendo un campo in veloce evoluzione. Questo porta a una frustrazione che spinge alle persone a non dire che usano questi nuovi strumenti per evitare poi di dover spiegare ai colleghi come usarli.
Sono quindi la mancanza di chiarezza, il timore di conseguenze negative (sia sul piano personale che lavorativo) e l’assenza di ricompense concrete che spingono le persone a nascondere il loro utilizzo dell’IA.
Nelle aziende quindi il fenomeno dello Shadow AI (l’AI utilizzata ma all’insaputa del management e dell’IT) è sempre più diffuso. Del resto è proprio la sperimentazione di persone che hanno competenze di dominio che può aiutare a capire come l’AI e più in generale l’automazione può aiutare a migliorare i processi, ora che finalmente grazie all’AI Generativa e a ChatGTP dati, processi e automazione sono al centro del tavolo.
Ma come fare a promuovere l’emersione delle idee?
Come aiutare l’emersione delle idee
Prendendo sul serio il fenomeno che non è e non sarà passeggero e adottando alcune misure chiave.
Ridurre il timore di parlare
Per prima cosa, è necessario ridurre il timore di parlare di come si utilizzano questi nuovi strumenti. Invece di fare discorsi vaghi sull’etica dell’IA o implementare politiche generali allarmanti, è utile identificare chiaramente le aree in cui la sperimentazione è consentita e favorire l’uso dell’IA laddove sia eticamente e legalmente possibile. (Nota a margine: molti dipartimenti legali interni hanno una visione obsoleta dei rischi legati all’IA). Le regole e gli standard etici sono ovviamente importanti, ma devono essere chiari e comprensibili, non rigidi. Inoltre, rivedere le politiche non è sufficiente. Gli enti devono garantire ai propri dipendenti che l’aumento della produttività non porterà a riduzione del personale (peraltro comunque in corso), poiché sfruttare i guadagni tecnologici per ridurre il personale in un momento di grande cambiamento è spesso una cattiva idea. Per le aziende con una buona cultura organizzativa, questo sarà più semplice, ma per quelle in cui i dipendenti hanno poca fiducia nel management, potrebbero essere necessarie misure straordinarie per dimostrare che l’adozione di nuove tecnologie non sarà usata come pretesto per ridurre l’organico o non assumere nuove persone. La sicurezza psicologica è spesso la chiave per favorire la condivisione dell’innovazione.
Allineare i sistemi di ricompensa
In secondo luogo, bisogna allineare i sistemi di ricompensa. È essenziale trovare un modo per premiare coloro che rivelano l’uso dell’IA. Se si ottengono miglioramenti in termini di produttività, anche i dipendenti devono trarne beneficio. Ciò potrebbe significare offrire premi significativi per risultati eccezionali, come bonus in denaro, promozioni, uffici migliori o la possibilità di lavorare da remoto in modo parziale o permanente. Considerando i potenziali guadagni di produttività offerti dai modelli di linguaggio avanzati, questi premi sono investimenti minimi per ottenere innovazioni rivoluzionarie. Incentivi seri dimostrano anche la serietà dell’organizzazione.
Modellare l’uso positivo dell’IA e mostrare i propri usi dell’IA
In terzo luogo, è importante modellare l’uso positivo dell’IA. I dirigenti dovrebbero utilizzare chiaramente l’IA e condividere i propri casi d’uso con l’intera azienda. In tal modo tutti si sentono sulla stessa barca, perchè nessuno è escluso da questo cambiamento.
Offrire ad altri l’opportunità di mostrare i propri usi dell’IA è altrettanto importante. Bisogna costruire una comunità interna all’ente dove si condividono idee e usi dell’AI e scambiare idee anche con altri enti. In fondo nella PA copiare è buon prassi per avere risparmi su scala globale evitando tutti di fare gli stessi percorsi. Il talento per l’IA può essere ovunque nell’organizzazione: come si trovano le persone entusiaste e talentuose, e come le si aiuta a condividere ciò che hanno imparato?
Fornire ai dipendenti accesso a strumenti e formazione
Infine, è fondamentale fornire ai dipendenti accesso a strumenti e formazione. Per quanto riguarda gli strumenti, questo significa solitamente permettere loro di sperimentare direttamente con un modello avanzato, come Claude 3.5, GPT-4 o Gemini 1.5, e sistemi come i GPT di OpenAI, i Progetti di Claude o i Gems di Google, che consentono di sviluppare e condividere soluzioni complete. La formazione rappresenta una sfida più complessa, poiché c’è ancora molta discussione su come utilizzare al meglio l’IA. Anche una sessione introduttiva, però, può essere sufficiente per dare alle persone il permesso di innovare.
Il talento per l’innovazione legata all’IA esiste già all’interno dell’azienda. Occorre solo creare le condizioni perché possa prosperare. La collaborazione del collettivo può aiutare, ma c’è anche spazio per un approccio più mirato: il laboratorio d’innovazione.
Fonte e spunti: One Useful Thing – AI in organizations: Some tactics – E. Mollick
