Il weekend è finito e la settimana inizia con la solita riunione di staff a cui bisogna arrivare preparati, con un documento chiaro e ben fatto, una presentazione ad effetto e diretta al punto e, soprattutto, poi bisogna fare la minuta del meeting: chi la farà questa volta? A chi tocca?
Sono proprio questi i pensieri che corrono nella mente dei partecipanti prima di ogni riunione, che sia con un nuovo cliente, per un nuovo progetto o semplicemente per valutare lo stato di avanzamento di un progetto in corso.
E non importano gli argomenti, il lavoro da fare per prepararsi bene ad una riunione è sempre time consuming, e preparare le slide o un documento di supporto richiede maestria ma anche tempo da sottrarre ad altri task più importanti.
Per questo oggi l’intelligenza artificiale avanza rapidamente anche in questi ambiti più strettamente caratterizzati dall’applicazione del pensiero e delle conoscenze.
Gli strumenti di IA per scrivere sintesi di riunioni e generare report
Strumenti come ChatGPT, già largamente usati per generare dei testi in altri ambiti, oggi vengono usati per scrivere sintesi di riunioni e generare report dettagliati. Ma esso è solo un pezzo delle possibilità che si hanno, ad esempio, con altre applicazioni come Web Gamma, un generatore di slide che a partire da poche foto o immagini, e alcuni punti per il testo, sono in grado di generare una presentazione di altissimo livello grafico con la promessa di centrare il punto ed essere anche molto efficace. Alla fine, basta fare del fine tuning delle parole e dei concetti ma il grosso del lavoro è stato già fatto dal motore di generative AI che è dietro questi sistemi.
Dopo l’uscita della versione GPT-4 di ChatGPT anche gli altri si sono messi al lavoro con, ad esempio, Bing di Microsoft o Bard di Google, ma anche il gigante asiatico Baidu ha rilasciato Erni, un motore di AI che al suo debutto ha avuto non pochi problemi per le informazioni errate generate
Ma le applicazioni sono infinite, ad esempio si possono creare con Web Gamma delle slide adatte alla ricerca di personale con la generazione dei profili, dei ruoli e delle responsabilità di ogni posizione aperta, si può anche rispondere ad un annuncio per la ricerca del personale per capire se siamo in linea con il profilo ricercato.
I tool di videoconferenza e collaboration
Ma il vero passo avanti lo si è fatto negli ultimi mesi proprio con i tool di videoconferenza e collaboration più diffusi, come Google Meet e Zoom. In un mondo dove i contenuti sono digitali per definizione a partire dalle immagine e dai testi che circolano, queste piattaforme offrono già da tempo la possibilità di traduzioni online multilingue per consentire a tutti i partecipanti di comprendere cosa gli altri dicano, offrono la possibilità di registrare gli eventi ma anche di preparare un dettagliato report della riunione ed una sua versione sintetica compresa di immagini o documenti allegati: sostanzialmente hanno trovato chi fa la parte più noiosa di una riunione, il report, senza tralasciare alcun dettaglio.
I rischi di affidarsi all’IA
Detto così il salto quantico nella sintesi delle riunioni sembra essere prossimo, ma siamo sicuri che sia proprio così?
Diffondere documenti riservati
Il primo rischio, per quanto ovvio, è quello di diffondere perlomeno al gestore della piattaforma di intelligenza artificiale, informazioni e documenti che possono essere riservati e nascondere segreti industriali o commerciali. Questo, quando si parla di intelligenza artificiale, non va mai dimenticato.
L’allucinazione da generative AI
Ma l’altro rischio dietro l’angolo è l’allucinazione da generative AI, ovvero i sistemi attuali hanno ancora una alta dose di fallibilità e possono creare dei veri e propri falsi d’autore senza con l’alto rischio di propagare come vere informazioni errate, fatti mai avvenuti o travisati, associare affermazioni e dichiarazioni a soggetti diversi se non addirittura inventati. Se questo accade all’interno di una organizzazione aziendale dove i membri della riunione controllano ed autoregolano il report tutto sommato il danno è limitato ma la perdita di tempo e di efficacia molto alta. Se accade su internet a disposizione dei più ignari è quasi scontato travisare la realtà.
Manipolazione ad arte dei report e delle sintesi
In realtà il rischio è anche quello di una manipolazione ad arte dei report e delle sintesi proprio come potrebbe avvenire nella realtà con la differenza che questa volta il colpevole è il sistema di intelligenza artificiale. Si, perché tutti questi sistemi rispondono sempre ad una sintesi che parte da un input di una o più informazioni chiave o istruzioni che vengono impartite al sistema.
La tentazione di usare i sistemi di generative AI come assistenti personali è alta, la necessità di tenerli sotto controllo altrettanto, il rischio di assuefarsi ad una realtà che lentamente ci viene cambiata sotto gli occhi è ancora superiore al beneficio che si possa attendere.
OtterPilot partecipa alle riunioni al posto nostro
Ma la strada è tracciata e c’è già chi, come Otter.ai con il suo OtterPilot, si sostituisce integralmente alla persona e partecipa a pieno titolo con altri utenti reali alle riunioni on-line facendo domande, ma anche prendendo nota e mandando le classiche email che seguono ogni riunione. Poi come il migliore dei collaboratori, ci riepiloga tutto quando siamo disponibili ad ascoltare cosa si è detto e quando gli chiediamo una sintesi.
Di applicazioni in tal senso ne sono nate decine negli ultimi 18 mesi, tutte con lo stesso obiettivo e tutte con gli stessi presupposti e problemi di affidabilità, verifica del risultato e della verità. Tutti hanno il limite nel “training” a cui sono stati sottoposti semplicemente spulciando documenti pubblici su internet oppure, come Otter, spulciando i documenti aziendali e l’esito di riunioni vere. Tutte hanno il tema del “trust” verso la piattaforma che le amministra ed il tema della rapidità con cui possano sostituirsi in maniera efficace nelle nostre azioni più ripetitive e noiose.
Conclusioni
Certi che nessuno affiderà oggi la sintesi di una riunione strategica in cui si decidono le sorti delle nostre aziende ad un bot, dobbiamo essere consapevoli che domani ciò potrebbe essere la norma e che magari già un nostro cliente o concorrente utilizza tali sistemi per acquisire un vantaggio competitivo. Vantaggio che può essere nella decisione presa piuttosto che nella rapidità con cui si diffondono le informazioni in azienda o la capacità di concentrarsi sui task strategici veri e meno su quelli operativi.
In attesa che la generative e collaborative AI diventino il nostro assistente o fidato collaboratore, o meglio il nostro avatar fisso nelle riunioni e ci permettano di avere il dono della presenza attiva (ma non fisica) in più riunioni in parallelo, possiamo iniziare a familiarizzare con questi sistemi e farne un uso consapevole soprattutto dei rischi e dei limiti poiché le potenzialità sono ormai più che acclarate.
