Lo smart working prima e dopo la pandemia: nuovi modelli di lavoro per non tornare indietro

Da lungo tempo tra gli esperti ci si chiede se la diffusione dello smart working dipenda dalla cultura organizzativa e se i vantaggi che questa modalità di lavoro presenta superino i rischi che la sua diffusione può causare in termini di isolamento sociale.

A ben vedere, da quanto è emerso nel corso della pandemia di Covid-19, seppur contro la nostra volontà, è molto più facile orientarsi verso un deciso sì.

Al di là di ogni disquisizione teorica, nell’anno trascorso l’enorme sviluppo delle modalità di lavoro a distanza ha interessato la maggior parte dei paesi nel mondo in cui venivano incentivate  misure per limitare i rischi della pandemia.

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Dalla comparazione dei dati rilevati emergono però significative differenze. Vediamo la situazione.

Smart working e pandemia: il contesto

La pandemia ha reso possibile effettuare la più significativa sperimentazione di smart working a livello globale, a dimostrazione che il maggiore ostacolo all’innovazione è la cultura organizzativa, dove le nuove modalità lavorative erano già sviluppate è stato meno difficile adattarsi all’emergenza, altrove si sono riscontrate maggiori difficoltà. Il cambiamento per alcuni è stato più immediato che per altri, in ogni caso ha facilitato la transizione digitale.

In Europa, la crescita maggiore si è avuta nei paesi dove le nuove modalità di lavoro erano già sviluppate e in quelli particolarmente investiti dalla pandemia, lo Smart working oltre a limitare i danni economici, ha ridotto il rischio di isolamento sociale e ha favorito la collaborazione digitale nel mondo. L’accelerazione all’innovazione riguarda i nuovi modelli organizzativi “ibridi” e lo sviluppo del lavoro collaborativo.

Grazie alle caratteristiche di estrema flessibilità dello smart working, i lavoratori delle aziende e delle pubbliche amministrazioni di tutti i paesi che le hanno adottate per limitare i danni della pandemia di Covid-19 hanno avuto la possibilità di svolgere, praticamente da un giorno all’altro, le loro prestazioni lavorative in un luogo diverso da quello abituale, cioè l’impresa. Benché la necessità di limitare la circolazione del virus abbia fatto sì che in questo lasso di tempo lo smart working praticato sia stato esclusivamente di tipo “home based”, cioè svolto presso il proprio domicilio, è evidente come questa modalità di lavoro si differenzi, in quanto a flessibilità, dal vecchio telelavoro.

Una misura dell’impatto dello smart working a livello globale

Una misura complessiva dell’impatto dello smart working, a livello mondiale, ci proviene dall’International Labour Orqanization (ILO)^[1] il quale stima che nei primi mesi della pandemia di COVID-19 il 20% di lavoratori a livello mondiale si sia trovato a lavorare da remoto. Se si tiene conto che lo stesso stimava che nel 2019 solo il 2,9% dell’occupazione globale lavorava a domicilio^[6] e che in questi ultimi dati venivano ricompresi anche lavoratori che svolgono attività che con lo smart working non hanno niente a che fare (come, ad esempio, le cucitrici a domicilio occupate nell’industria), se ne deduce che in seguito allo scoppio della pandemia la percentuale di lavoratori agili nel mondo è aumentata enormemente.

Dove le nuove modalità lavorative erano già sviluppate è stato meno difficile adattarsi all’emergenza, altrove si sono riscontrate maggiori difficoltà.

Gli Usa

Se si osservano i dati degli Usa, dove il lavoro a distanza è diffuso già da molto tempo^[7] ed è particolarmente consolidato nella pubblica amministrazione, dove in base ai dati federali nel 2019^[8], il 41% dei dipendenti svolgeva lavoro a distanza, si riscontra più che un aumento, una maggiore omogeneità nella diffusione dello smart working, che raggiunge ad agosto 2020 il 35% del totale degli occupati^[9].

Il Giappone

Il Giappone, al contrario degli USA, nonostante il suo notevole sviluppo tecnologico, rappresenta da sempre tra le economie avanzate quella con il più basso utilizzo delle modalità di lavoro a distanza. Durante la crisi pandemica, secondo un sondaggio effettuato ad aprile 2020^[10], l’impiego delle modalità di lavoro a distanza da parte delle aziende pubbliche e private è passato al 10% mentre a marzo dello stesso anno era al 6%^[11]. Data l’esiguità del numero di lavoratori agili, peraltro tutti concentrati nell’area metropolitana di Tokyo, se ne deduce che lo sviluppo abbia riguardato per gran parte i giganti americani della tecnologia dell’informazione che hanno sede in quell’area come Google che ha consentito ai suoi dipendenti lo smart working.

È quindi evidente che in Giappone, tristemente noto per il fenomeno del “Karoshi”, o “morte per troppo lavoro” causata dalla ricerca ossessiva della produttività, è l’arretratezza della cultura del lavoro a frenare lo sviluppo dello smart working, che difficilmente può essere praticato, oltre che per l’importanza data agli incontri faccia a faccia e per l’intricata rete di dinamiche di gruppo, difficili da coltivare attraverso videochiamate o videoconferenze, dalla carenza di digitalizzazione che causa ad esempio problemi quali la necessità delle firme personali, sorprendentemente non ancora sostituite da quelle digitali come nel resto delle economie avanzate, ecc.^[12].

L’America Latina

Il cambiamento per alcuni è stato più immediato che per altri, in ogni caso ha facilitato la transizione digitale

In base ai dati diffusi nel mese di luglio 2021 dall’ILO, la nuova modalità di lavoro è stata incrementata anche in alcune aree con economie non proprio floride, come l’America Latina e i Caraibi, dove si stimano almeno 23 milioni di persone, tra il 20% e il 30% dei salariati, che sono passate al lavoro a distanza. Prima della pandemia, la stima era inferiore al 3%^[13].

In Argentina più che in ogni altro paese dell’America Latina, le aziende si sono adeguate al cambiamento imposto dalla pandemia: secondo un’indagine realizzata dal PNUD – Programa de las Naciones Unidas para el Desarollo^[14] nel mese di marzo 2020, su 250 grandi aziende con sede in Argentina, il 93% aveva adottato lo Smart working come politica in risposta alla pandemia di COVID-19. Ciò non ha implicato tuttavia che le imprese abbiano potuto continuare a svolgere regolarmente il loro lavoro: solo il 48% di loro è stato in grado di continuare ad operare normalmente, mentre una percentuale maggiore ha dovuto sospendere in parte o del tutto l’attività. Tuttavia, durante il confinamento domiciliare, un gran numero di aziende ha potuto sperimentare per la prima volta lo smart working^[15] .

Il Camerun

In altri paesi come il Camerun, in assoluto il più colpito dal COVID-19 nell’Africa centrale, dove il governo non ha imposto delle misure stringenti di confinamento, seppure non vi siano al momento dati disponibili sul lavoro a distanza; tuttavia, a maggio 2020 sia i datori di lavoro del settore privato che l’intero sistema del settore pubblico sono stati esortati a lavorare da casa per evitare il contatto fisico. Per dare seguito a questa raccomandazione, il Ministero delle Foreste e della Fauna del Camerun ha investito in nuovi modem, software e chiavi USB, mentre il Ministero delle Poste e Telecomunicazioni ha creato e messo a disposizione una nuova piattaforma di videoconferenza con un servizio di messaggistica integrato^[16].

L’Europa

In Europa la crescita maggiore si è avuta nei paesi dove le nuove modalità lavorative erano già sviluppate, ma anche in quelli particolarmente investiti dalla pandemia

In Europa fino al 2018 solo il 5.4% dei dipendenti lavorava regolarmente a distanza, dato questo rimasto abbastanza costante dal 2009^[17]. Secondo le stime Eurofound^[18] nel 2020 il 40% dei dipendenti è stato in smart working. L’aumento ha riguardato soprattutto Finlandia, dove ha interessato quasi il 60% dei dipendenti, Lussemburgo, Paesi Bassi, Belgio e Danimarca, dove ha superato il 50%, Irlanda, Austria, Svezia e anche Italia, dove si è aggirato intorno al 40%. In tutti questi paesi grazie allo smart working i lavoratori hanno potuto continuare la loro attività da casa, nonostante la pandemia, salvaguardando il lavoro: infatti solo un esiguo numero di lavoratori ha subìto una riduzione dell’orario di lavoro.

Lo smart working in Italia

Il nostro Paese, benché all’avanguardia dal punto di vista normativo, è sempre stato tra gli ultimi a livello europeo per quanto riguarda l’utilizzo delle nuove modalità lavorative. Lo sviluppo delle soluzioni cloud e la diffusione delle connessioni internet veloci sul territorio nazionale avevano fatto registrare nel 2019 un maggiore interesse delle aziende nei confronti dello smart working: difatti i lavoratori agili risultano essere diventati 570 mila, concentrati quasi esclusivamente nelle grandi imprese^[19], anche se è soprattutto nelle pubbliche amministrazioni che si registra la crescita più significativa: in un anno raddoppiano i progetti strutturati di smart working (passando dall’8% al 16%), inoltre il 7% delle amministrazioni pubbliche ha attivato iniziative informali (contro l’1% del 2018), mentre il 6% prevede di avviarle nell’anno successivo^[20]. Nella fase più critica dell’emergenza i lavoratori agili del nostro paese sono diventati ben 6,58 milioni, pari a 1/3 di tutti i lavoratori dipendenti, con la pubblica amministrazione al primo posto (58%), seguita a breve distanza dalle grandi imprese (54%), quindi dalle micro e piccole e medie imprese (MPMI) (14%)^[21].Considerando che prima dello scoppio della pandemia solo una piccola parte di aziende aveva utilizzato il lavoro a distanza prima di allora, è ovvio pensare che un gran numero di lavoratori e datori di lavoro si siano trovati, con ogni probabilità, ad affrontare difficoltà nell’improvviso passaggio allo smart working e che più di tutte ad incontrare maggiori difficoltà siano state le MPMI, ma anche la pubblica amministrazione a causa dei ritardi nella digitalizzazione.

Smart working, isolamento sociale e collaborazione digitale

Non sorprende, in definitiva, che i governi abbiano incoraggiato i datori di lavoro a consentire ai loro dipendenti di lavorare da casa – ove possibile – adottando lo smart working. Difatti, come evidenziato in merito agli effetti della crisi da COVID-19 da economisti del Graduate Institute of International and Development Studies ^[22], se per controllare la pandemia di COVID-19 potevano bastare misure vecchie di secoli, poiché dal punto di vista della salute pubblica l’applicazione di quarantene e distanziamento sociale è efficace oggi come ieri, le conseguenze economiche sarebbero state ben più gravi se non si fosse potuto ricorrere alle nuove modalità lavorative rese possibili dalle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (TIC) quali lo smart working. Infatti, prima della pandemia, a differenza dei tempi dell’influenza spagnola, quando la produzione era in gran parte domestica, con le famiglie che producevano beni per il proprio consumo o come fonte di reddito, la maggior parte dei lavoratori lasciava la propria casa ogni giorno per svolgere il proprio lavoro. Applicare le nuove TIC per lavorare da casa, è stato quindi necessario per consentire ai paesi non solo di limitare i danni per la salute pubblica, ma anche di contribuire a salvaguardare le loro economie^[23].

Inoltre, dall’osservazione degli eventi si può pienamente affermare che, contrariamente a quanto comunemente si pensasse, il lavoro agile non ha comportato rischi di isolamento per i lavoratori, anzi si è rivelato indispensabile soprattutto durante i periodi di confinamento presso la propria abitazione, in quanto ha permesso ai lavoratori, soprattutto a quelli che vivono soli, di limitare i rischi di isolamento sociale e, grazie alle tecnologie Mobile, Cloud, Web 2.0, i lavoratori di tutto il mondo hanno potuto sostituire la presenza fisica con quella virtuale, potendo così continuare a collaborare.

I nuovi modelli organizzativi “ibridi” e lo sviluppo del lavoro collaborativo

Grazie a questa enorme sperimentazione, le aziende hanno aumentato l’interesse nei confronti delle opportunità offerte dal progresso tecnologico per l’ampliamento delle modalità di lavoro e, seppure ancora non disponiamo di dati sistematici sugli effetti, cominciamo a intravedere come il cambiamento delle modalità di lavoro possa influenzare positivamente fattori chiave quali la produttività, la sostenibilità, l’efficienza dei costi, la soddisfazione dei dipendenti e il loro benessere, oltre che comportare notevoli benefici per l’ambiente.

Se, come evidenzia  il rapporto dell’ILO, la crescita del lavoro agile, accelerata dalla pandemia, è destinata a continuare nei prossimi anni, sia come soluzione che facilita la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, sia attraverso la proliferazione di forme ibride che combinano il lavoro in azienda con il lavoro da casa^[24], oggi più che mai è urgente affrontare i problemi tecnologici, di work-life balance e gestione del carico di lavoro, non del tutto risolti, nonostante l’enorme sforzo che ha consentito lo straordinario sviluppo dello “smart working d’emergenza che ha fatto superare pregiudizi, migliorare competenze digitali e ripensare i processi”^[25]. Per fare questo sia le aziende che le pubbliche amministrazioni non devono considerare lo smart working un’opzione tecnologica, ma un vero e proprio modello organizzativo, caratterizzato da estrema flessibilità, devono permette alle persone di essere libere di organizzare il proprio tempo di lavoro, in modo che possano trovare il momento più opportuno per svolgere le attività che richiedono maggior impegno e riflessione.

Dal punto di vista organizzativo si tratta di cambiare completamente il modo di lavorare; non cambiano gli obiettivi aziendali, solo che l’unità di misura non è più il tempo passato in ufficio, ma il loro raggiungimento. Del resto, non è facendo rientrare i dipendenti in presenza, come sta accadendo nel nostro paese, dove già a settembre 2020^[26] il numero dei lavoratori agili era sceso a 5,06 milioni, che si recupera efficienza e motivazione. Certamente terminata la fase più critica della pandemia, non è più rinviabile l’analisi di quali attività siano lavorabili a distanza e quali no, ma occorre anche aumentare la fiducia e la responsabilizzazione dei dipendenti.

È questa la sfida che stanno affrontando le aziende più innovative come Nokia che, oltre a consentire a tutti i dipendenti di scegliere se lavorare o meno a distanza, entro la fine del 2021 prevede di lanciare una soluzione per l’ufficio intelligente che consentirà di “prenotare spazi di lavoro e servizi per l’ufficio”. Il passaggio a questo modello ibrido avverrà paese per paese, tenendo conto delle esigenze locali, dei requisiti legali e della situazione COVID-19. Per ora solo alcuni siti pilota a Dallas, Singapore e Budapest sono stati riconfigurati già quest’anno.

Conclusioni

A ben vedere, quindi, lo smart working è solo la punta dell’iceberg. Chi si occupa di innovazione sa che in tutto il mondo si sta lavorando da tempo sullo sviluppo di strumenti per incrementare la flessibilità organizzativa^[27], si prendono in considerazione realtà aumentata, workspace virtuali, assistenti artificiali ecc.

Una cosa però è ben chiara: la complessità che viviamo e che si è resa ancor più evidente a seguito della pandemia richiederà sempre più il contributo di team collaborativi^[28] capaci di impegnare il capitale intellettuale di cui dispongono e di una leadership capace di guidare team ibridi che lavorano a distanza ma che si incontrano anche fisicamente, per stimolare ed attingere dalla loro intelligenza individuale e collettiva.

Note

1. Il termine smart working è stato introdotto per la prima volta da Cap Gemini nel 2017 nel Rapporto Innovazione e Smart working. Come rendere più collaborativo, flessibile e produttivo il modo di lavorare delle persone, nell’ambito della ricerca La Digital Trasformation per la funzione HR. Cfr. De Masi, D, Smart working, Marsilio editori, Venezia. ↑
2. Ciacia, C, Di Nicola, P (2001), Manuale sulle best practice del telelavoro, L’officina di NEXT, Roma, pp. 15-36); Cepollaro, G (1999), Presupposti e definizioni, in Scarpitti, G, Zingarelli, D (a cura di), (1999), Il Telelavoro. Teorie e applicazioni, Angeli, Milano, pp. 41-46. ↑
3. Il lavoro agile nel nostro paese è disciplinato dalla Legge n.81 del 22/05/17 che lo definisce una “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici…”.↑
4. Dal momento che esistono definizioni diverse di lavoratori a distanza (telelavoratori, smart worker, teleworker, home based ecc.) terremo presenti le raccomandazioni ILO (2020), “Defining and measuring remote work, telework, work at home and home-based”, ILO Technical Note, 5 june 2020. ↑
5. Le stime dell’ILO si basano sui dati dell’indagine sulle forze di lavoro provenienti da 118 paesi che rappresentano l’86% dell’occupazione globale. I dati sono del 2019 o dell’ultimo anno disponibile. ↑
6. ILO (2020) “Working from home: estimating the world’s potential” ↑
7. Cfr. Cepollaro, G, Scarpitti G (1999), Sette casi nel mondo, in Scarpitti G., Zingarelli D., (a cura di), (1999), Il Telelavoro. Teorie e applicazioni, Angeli, Milano, pp. 260-266. ↑
8. U.S. Office of Personnel Management (2021), State of Telework in the Federal Government Report of Congress. Fiscal Year, 2019, OPM. Gov, March 2021. ↑
9. U.S. Department of Labor, Bureau of Labor Statistics (2019), The Economics Daily, One-quarter of the employed teleworked in August 2020 because of COVID-19 pandemic. ↑
10. I dati riportati sono quelli dell’indagine “Questionnaire Survey on the effects of the Spread of the COVID-19 on Telework-based Work Styles, Lifestyle, and Awareness“, realizzata dal laboratorio Okubo della Keio University e il Nippon Institute for Research Advancement. ↑
11. Okubo, T (2020), COVID-19 e telelavoro in Giappone | VOX, Portale delle politiche CEPR (voxeu.org), 25 giugno. ↑
12. Von Broembsen, M (2020) “The world’s most vulnerable garment workers aren’t in factories – and global brands need to step up to protect them,” WEIGO blog. ↑
13. ILO: At least 23 million people have transitioned to teleworking in Latin America and the Caribbean. ↑
14. PNUD-Pacto Global (2020), “ENCUESTA: Respuestas de las empresas argentinas ante el impacto de la cuarentena general en sus operaciones,”, Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, 30 marzo, Encuesta: Respuestas de las empresas argentinas ante el impacto de la cuarentena general en sus operaciones (undp.org) ↑
15. PNUD-Pacto Global (2020),cit.↑
16. ILO (2020), Teleworking during and after the COVID-19 pandemic. A practical guide, International Labour Organization, Rome.↑
17. Eurostat (2020) How usual is it to work from home? – Products Eurostat News – Eurostat (europa.eu); JRC – Joint Research Center europeo, (2020), Telework in the EU before and after the Covid-19: where we were, where we head to? The European Commissionn’s science and knowldge service. ↑
18. Eurofound (2020), Living, working and COVID-19 , covers rounds 1 and 2 (September 2020), Office Publication UE, Luxemburg). ↑
19. Osservatorio Smart Working (2019) Report Smart Working: la flessibilità non basta, Politecnico di Milano. ↑
20. Osservatorio Smart Working (2019) cit. ↑
21. Fonte: Politecnico di Milano, Dipartimento Ingegneria Gestionale (2020), Osservatorio Smart Working, Smart Working: il futuro del lavoro oltre l’emergenza, Report 2020. ↑
22. Baldwin R. and Weder di Mauro B., (2020), Introduction, in Baldwin R.and Weder di Mauro B., Economics in the Time of COVID-19 , a VoxEU.org eBook, CEPR Press. ↑
23. Baldwin R. and Weder di Mauro B., (2020), cit. ↑
24. ILO (2020), Il telelavoro prima e dopo la pandemia. Una guida pratica, Edizione Italiana dell’Ufficio OIL per l’Italia e San Marino. ↑
25. https://www.osservatori.net/it/ricerche/comunicati-stampa/smart-working-emergenza-covid19-new-normal. ↑
26. Ibidem. ↑
27. Ciacia, C (2013), Flessibilità e telelavoro: dall’home-working, al co-working, in Ciacia C (a cura di) (2013), Preparasi al futuro: lavoro e formazione ai tempi del web 2.0, Edizioni Palinsesto, Roma, pp. 97-118; Panzarani, R (2013), Sense of community e innovazione sociale, in Ciacia, c (2013), (a cura di), cit. ↑
28. Cap Gemini (2017), cit.; Panzarani, R (2013), Sense of community e innovazione sociale, in Ciacia, c (2013), (a cura di), cit. pp. 25-39). ↑