Nei corsi per dirigenti scolastici uno dei temi è quello della digitalizzazione dei processi amministrativi, che diventa, spesso, occasione per fare il punto sulla situazione dell’utilizzo del digitale a scuola e quindi della concreta applicabilità dell’obiettivo “carta zero”.
Nelle discussioni in aula invito a partire da un’analisi aperta dei dati della situazione corrente, utilizzando come spunto i dati riportati nel Piano Nazionale Scuola Digitale (purtroppo ancora gli ultimi a disposizione, in mancanza di un monitoraggio utile anche come valutazione di efficacia delle azioni del Piano):
- 80% livello di saturazione degli archivi cartacei – ogni scuola, in media, ospitava al suo interno circa 85 mq di documentazione cartacea;
- 94% erano dotate di un sistema informatico per la protocollazione;
- 68% non risultava avere un sistema informatico di gestione documentale;
- 80% non possedeva un sistema informatico per la conservazione sostitutiva a norma di legge.
L’analisi porta in gran parte a rilevare un’evoluzione significativa su diversi indicatori (anche perché si tratta spesso di obblighi di legge), ma anche alcune caratteristiche principali della situazione attuale:
- il sistema informatico di una scuola, articolato in due aree principali (centrale, gestito dal Miur, e locale, con prodotti di fornitori), non è, di solito, integrato;
- i dati specifici della scuola sono prodotti e gestiti con prodotti di fornitori (gestione della segreteria amministrativa, registro elettronico, ..), che spesso vincolano ai flussi documentali da utilizzare, o addirittura (è il caso del registro) anche le attività didattiche (ad esempio definizione e gestione delle valutazioni;
- la valutazione di alcuni aspetti tecnici (come il disaster recovery) non è sempre effettuata con attenzione (anche per mancanza di competenze tecniche a disposizione) nella gestione contrattuale del rapporto con i fornitori;
- non sono molto diffusi i casi di realizzazione di manuali di gestione documentale effettivamente declinati sulla situazione dello specifico istituto scolastico e si fa un trattamento ancora elevato della scansione di documenti firmati (con processi lontani dal “full digital” che è uno degli obiettivi principali di una digitalizzazione efficace);
- la soddisfazione dell’esigenza (chiave) della connettività è legata in massima parte al contesto in cui è situata la scuola (contesto geografico ed economico, proattività ed efficacia delle istituzioni comunali e regionali).
Queste caratteristiche hanno in comune un fattore di base, che ancora sembra sottovalutato, emblema di una delle contraddizioni in cui si muove la Pubblica Amministrazione: da un lato deve garantire comunque determinati livelli di sicurezza e di servizio, dall’altro viene posta la responsabilità di osservanza degli obblighi alle diverse amministrazioni in gran parte a prescindere dalla loro dimensione. Nel caso delle scuole, che in larga parte hanno un’organizzazione che non prevede un gruppo tecnico, questa contraddizione diventa ancora più evidente, con obblighi (sulla gestione documentale, sulla conservazione a norma) che si richiede siano adempiuti localmente. In situazioni spesso di carenza sia dal punto di vista del livello delle competenze digitali (ma non solo) sia di risorse (economiche e umane), la gestione adeguata della digitalizzazione amministrativa diventa ardua.
Da questo punto di vista, anche in vista di un’evoluzione sempre più spinta nell’ottica della trasformazione digitale (sulla quale si impernia la strategia digitale nazionale) appare incongruo che non sia presente una strategia diffusa e omogenea di supporto tecnico e strumentale dell’istituzione centrale (Miur, Usr) che pian piano consenta a tutte le scuole di essere poste in condizioni paritarie di digitalizzazione.
Non necessariamente con la convergenza verso sistemi forniti direttamente dal Miur (soluzione che porterebbe a indubbi benefici economici, di sicurezza, gestionali), ma certamente favorendo e supportando aggregazioni di scuole in grado di poter avere la massa critica necessaria per impostare una negoziazione reale verso gli operatori di mercato, e anche gestire in collaborazione bandi e trattative.
È per questo che valutazione di un (necessario) cambio di strategia diventa sempre più urgente.
