Università, superare i silos informativi: come integrare i dati

Quante volte gli studenti universitari si trovano a inserire ripetutamente le stesse informazioni in più piattaforme? O i ricercatori devono ricostruire dati su finanziamenti e pubblicazioni consultando sistemi diversi e scollegati? La mancanza di interoperabilità tra le varie soluzioni informatiche rappresenta una sfida cruciale per le università e gli enti di ricerca, ostacolando l’efficienza operativa e la qualità delle analisi.

In un contesto in cui i dati sono una risorsa strategica, la loro integrazione è fondamentale per favorire l’innovazione e migliorare i processi decisionali. L’eterogeneità delle piattaforme informatiche e la crescita esponenziale delle informazioni richiedono un approccio strutturato per garantire una connessione fluida tra sistemi, riducendo ridondanze e inefficienze. Ma quali sono le principali sfide nell’integrazione dei dati e quali strategie possono essere adottate per affrontarle con successo?

Superare i silos informativi per una visione unificata

Uno dei principali ostacoli all’innovazione è rappresentato dai silos informativi, ovvero sistemi che operano in maniera isolata, rendendo complessa la condivisione dei dati tra dipartimenti o enti differenti. Questa frammentazione limita la possibilità di avere una visione unificata delle informazioni e ostacola la collaborazione. I silos si formano per diversi motivi, tra cui differenze nei sistemi informatici adottati, mancanza di interoperabilità tra applicazioni, cultura organizzativa poco incline alla condivisione e normative sulla protezione dei dati che impongono restrizioni sulla gestione delle informazioni. Il risultato è un ambiente frammentato in cui ogni unità lavora con dati incompleti o ridondanti, compromettendo la qualità delle analisi e la tempestività delle decisioni.

L’adozione di un mindset orientato all’integrazione consente di abbattere queste barriere, migliorando l’efficienza operativa e garantendo un accesso ai dati più rapido e trasparente.

Come adottare un approccio orientato all’integrazione

Per farlo, è necessario superare l’approccio tradizionale che vede i sistemi informativi come insiemi separati e adottare una visione più ampia, basata sull’interconnessione e sulla collaborazione tra team e strumenti. Questo significa anche ragionare per processi e non per prodotti, ovvero progettare i sistemi informativi con una logica che favorisca la continuità operativa tra diversi ambiti, evitando compartimenti stagni.

Per un analista, questo si traduce nella capacità di considerare il dato non come un’entità isolata, ma come un elemento interconnesso che deve essere reso accessibile, condiviso e comprensibile per più attori. Per uno sviluppatore, significa progettare e realizzare software con un’architettura modulare, basata su API e servizi interoperabili, evitando di creare soluzioni chiuse e difficili da integrare con altre piattaforme.

Anche per chi si occupa di governance IT e gestione dei processi aziendali, un approccio orientato all’integrazione comporta la definizione di policy e framework condivisi che incentivino l’adozione di standard comuni. Questo significa promuovere un’organizzazione in cui i dati siano considerati un asset strategico e in cui l’accesso alle informazioni sia regolato in modo chiaro, evitando la creazione di nuovi silos che possano ostacolare l’efficacia operativa. La capacità di integrare dati e sistemi diventa così non solo un vantaggio tecnico, ma un elemento essenziale per il successo delle strategie digitali e per l’ottimizzazione dei processi aziendali.

In generale, un mindset orientato all’integrazione richiede una mentalità aperta al cambiamento e una propensione alla collaborazione tra diverse aree aziendali. Significa lavorare con un approccio trasversale, considerando l’impatto di ogni soluzione sviluppata non solo sul proprio ambito di competenza, ma sull’intero ecosistema digitale dell’organizzazione.

Tecnologie e approcci per l’integrazione efficace

L’integrazione dei dati richiede l’adozione di tecnologie in grado di connettere sistemi eterogenei in modo efficiente e scalabile. Questo articolo ha un intento divulgativo e non pretende di essere esaustivo, ma si propone di offrire una panoramica su alcune soluzioni sia consolidate che emergenti.

L’approccio API-first

L’approccio API-first si basa sulla progettazione di sistemi software incentrati sulle API (Application Programming Interface), rendendo la comunicazione tra le applicazioni più flessibile e interoperabile. Invece di aggiungere API a posteriori, questo modello le pone al centro dello sviluppo, garantendo che i dati e le funzionalità siano accessibili tramite interfacce standard. Un ecosistema API-first consente l’integrazione fluida di nuove applicazioni senza compromettere la coerenza del sistema informativo esistente.

Le piattaforme iPaaS (Integration Platform as a Service)

Le piattaforme iPaaS (Integration Platform as a Service) offrono un’infrastruttura consolidata per semplificare l’integrazione tra software cloud e on-premise. Automatizzano i flussi di dati tra sistemi diversi senza la necessità di scrivere codice personalizzato, migliorando l’agilità operativa e riducendo gli errori manuali.

Data Fabric e Data Mesh

Tra le tecnologie emergenti, il Data Fabric propone un’infrastruttura unificata per la gestione dei dati, eliminando duplicazioni e garantendo coerenza nelle informazioni distribuite su diversi sistemi. Il Data Mesh, invece, adotta un approccio decentralizzato, affidando la gestione dei dati ai singoli dipartimenti, che operano come fornitori autonomi, garantendo maggiore scalabilità e autonomia nelle decisioni relative ai dati. Questi modelli favoriscono una gestione più efficiente delle informazioni, riducendo colli di bottiglia e rendendo l’accesso ai dati più fluido e sicuro.

L’impatto dell’integrazione sui processi aziendali

L’integrazione tra sistemi e dati rappresenta un fattore chiave per il miglioramento dei processi aziendali, rendendo le organizzazioni più efficienti, flessibili e capaci di rispondere rapidamente alle esigenze in continua evoluzione. Quando i dati fluiscono senza ostacoli tra le diverse piattaforme, è possibile ridurre significativamente il carico amministrativo, evitare ridondanze e ottimizzare l’uso delle risorse, generando un impatto positivo su tutte le aree operative.

Uno degli aspetti più rilevanti riguarda la gestione amministrativa. Un sistema integrato consente di automatizzare procedure complesse, riducendo l’impegno richiesto per attività ripetitive come l’elaborazione delle iscrizioni, la gestione delle carriere accademiche e il monitoraggio dei finanziamenti per la ricerca. Grazie alla condivisione immediata delle informazioni tra sistemi, le decisioni possono essere prese sulla base di dati aggiornati, garantendo maggiore trasparenza e coerenza nelle operazioni.

L’integrazione impatta anche sul supporto alle decisioni strategiche, fornendo un quadro più chiaro dell’andamento delle attività accademiche e amministrative. Con dati consolidati, gli atenei possono sviluppare strategie più efficaci per l’attrazione e la retention degli studenti, ottimizzare la distribuzione delle risorse economiche e valutare l’impatto delle proprie politiche in modo più scientifico.

Infine, un sistema integrato migliora significativamente l’esperienza di studenti, docenti e personale amministrativo. Gli studenti possono interagire con un’unica piattaforma centralizzata, accedendo a tutti i servizi accademici senza dover reinserire le stesse informazioni in più sistemi. I docenti possono monitorare l’andamento degli studenti con maggiore precisione e gestire più agevolmente la didattica. Anche i processi di ricerca risultano semplificati, con una migliore gestione dei finanziamenti e un accesso facilitato ai dati di progetti e pubblicazioni.

L’integrazione tra sistemi non è solo un miglioramento tecnico, ma un vero e proprio catalizzatore per l’innovazione organizzativa. Adottare strategie efficaci di interoperabilità significa ridurre inefficienze, migliorare la qualità del lavoro e aumentare la competitività delle istituzioni nel lungo periodo.

Sfide e ostacoli nell’adozione dell’integrazione

Sebbene l’integrazione dei dati offra numerosi vantaggi, la sua implementazione presenta diverse sfide. L’adozione di soluzioni cloud e di condivisione dei dati può risultare, infatti, complessa per diversi motivi: è necessario garantire controlli rigorosi sugli accessi, conformarsi alle normative europee e nazionali e implementare sistemi di audit e tracciabilità per monitorare l’utilizzo delle informazioni.

Inoltre, lo sviluppo di diverse piattaforme all’interno di un’organizzazione complessa, con team di sviluppo distinti, richiede un coordinamento strutturato per garantire interoperabilità e condivisione efficace dei dati. È essenziale stabilire un framework di governance centralizzato che definisca regole condivise per l’integrazione, garantendo che ogni sistema possa comunicare con gli altri senza creare frammentazione o ridondanza. Per farlo, è necessario adottare architetture scalabili e modulari, standard comuni per lo scambio dati e strumenti avanzati per la gestione delle autorizzazioni e della sicurezza. La sfida principale è bilanciare l’autonomia dei vari team di sviluppo con la necessità di un ecosistema digitale coeso e armonizzato, evitando che piattaforme separate evolvano in modo disallineato, compromettendo l’efficacia dell’integrazione complessiva.

Integrazione dei dati, il ruolo di Cineca

In questo contesto, CINECA rappresenta una scelta strategica per le università italiane, offrendo un’infrastruttura solida e unificata per garantire interoperabilità tra sistemi eterogenei. Grazie alla sua esperienza nella gestione di piattaforme accademiche, CINECA fornisce strumenti e soluzioni per armonizzare i processi digitali, riducendo la frammentazione e assicurando una gestione efficiente dei dati. La sua capacità di integrare applicazioni diverse attraverso API standardizzate, soluzioni cloud conformi alle normative e sistemi di autenticazione centralizzati consente alle università di superare le complessità legate alla governance dei dati e alla sicurezza. In particolare, CINECA mette a disposizione:

• Soluzioni di cloud privato conformi alle normative europee, garantendo che i dati rimangano su server italiani e siano gestiti secondo le regole vigenti.
• Sistemi di autenticazione centralizzati, integrando meccanismi di identità federata come IDEM, SPID e CIE, per una gestione sicura degli accessi.
• Strumenti per la governance e la tracciabilità dei dati, fornendo strumenti di audit per monitorare e garantire la trasparenza nella gestione delle informazioni.
• Un’integrazione standardizzata, grazie all’uso di API sicure che permettono l’interoperabilità tra diverse piattaforme, evitando ridondanze e problemi di sicurezza.

Affidarsi a un partner come CINECA consente quindi alle università di superare le barriere tecniche e normative, garantendo un’integrazione sicura e conforme alle disposizioni di legge, senza dover sviluppare soluzioni proprietarie complesse e difficili da mantenere.

Prospettive future dell’integrazione dei dati

L’integrazione dei dati non è solo una necessità operativa, ma una leva strategica per migliorare l’efficienza e la qualità dei servizi universitari. Guardando al futuro, le università dovranno affrontare nuove sfide legate alla crescente complessità dei sistemi, alla protezione dei dati e alla necessità di una sempre maggiore interoperabilità tra piattaforme diverse.

L’evoluzione delle architetture di integrazione porterà a un utilizzo sempre più diffuso di approcci decentralizzati, come il Data Mesh, che favoriscono una gestione autonoma dei dati da parte delle singole unità organizzative. Questo consentirà di ridurre colli di bottiglia e di distribuire meglio la responsabilità della qualità e accessibilità delle informazioni.

Parallelamente, la crescente adozione di standard aperti e API ben definite faciliterà la comunicazione tra sistemi, consentendo alle università di integrare soluzioni innovative senza dipendere da architetture rigide e monolitiche. Un altro aspetto chiave sarà lo sviluppo di piattaforme di interoperabilità nazionale ed europea, che permetteranno agli atenei di scambiare dati con altre istituzioni e con enti di ricerca in modo più fluido e sicuro.

Per affrontare queste sfide, sarà fondamentale una governance solida, in grado di bilanciare autonomia e standardizzazione. Strumenti avanzati di gestione degli accessi, tracciabilità e controllo dei dati garantiranno la sicurezza e la conformità normativa, mentre la collaborazione tra università e consorzi come CINECA offrirà un supporto strategico per l’implementazione di soluzioni scalabili e sostenibili.

Infine, il successo dell’integrazione dipenderà non solo dalla tecnologia, ma anche dalla cultura della condivisione e dalla capacità delle istituzioni di adottare un approccio collaborativo nella gestione delle informazioni. La sfida sarà quindi quella di costruire un ecosistema digitale in cui i dati possano essere valorizzati come asset strategici, migliorando l’efficienza, l’innovazione e la qualità dell’esperienza accademica.