Syllabus “Competenze digitali per la PA”: cos’è cambiato nella versione 1.1

Nel mese di maggio dello scorso anno è stato pubblicato il Syllabus “Competenze digitali per la PA”, creato per descrivere il set minimo di competenze che ogni dipendente pubblico dovrebbe possedere per poter operare in modo consapevole in una pubblica amministrazione al tempo del digitale.

Si tratta di un importante punto di riferimento per i dipendenti pubblici, le amministrazioni e chi opera nella formazione, una sorta di guida contenente gli strumenti volti a rafforzare e consolidare le competenze digitali di base e a diffondere una visione comune sui temi della Cittadinanza digitale, dell’eGovernment e dell’Open government.

A luglio è arrivata la versione 1.1. Vediamo cos’è cambiato e proviamo a capire perché è importante verificare se i dipendenti posseggano tali conoscenze.

Cos’è il Syllabus delle competenze digitali della PA

Il Syllabus è stato concepito per provare a definire quali competenze dovrebbero essere possedute – con livelli di padronanza diversi e coerenti con il proprio profilo professionale – da ciascun dipendente pubblico per poter utilizzare al meglio gli strumenti dell’amministrazione digitale. Non gli strumenti digitali della vita quotidiana (personal computer, browser, software di office automation, etc.) ma gli strumenti che sono (o dovrebbero essere) utilizzati nell’assolvimento delle funzioni tipiche del funzionario pubblico e che sono regolati da norme, il Codice dell’amministrazione digitale innanzitutto:

documenti e firme elettroniche;

• identità digitale;
• PEC e domicilio digitale;
• protocollo informatico e gestione documentale;
• servizi on-line.

Accanto agli strumenti fondamentali sono state incluse nel Syllabus “Competenze digitali per la PA” anche quelle conoscenze fondamentali in un mondo digitale:

• sicurezza;
• protezione dei dati personali;
• comunicazione istituzionale;
• tecnologie emergenti e open data.

Nello specifico, il Syllabus si compone di 113 conoscenze e abilità (una di esse è, ad esempio, “Conoscere gli strumenti digitali per l’invio di notifiche a cittadini e imprese e l’efficacia giuridica di queste comunicazioni”) declinate in 3 livelli di padronanza (base, intermedio e avanzato), organizzate in 11 competenze (ad esempio “Comunicare e condividere con cittadini, imprese ed altre PA”) a loro volta raggruppate in 5 aree di competenza:

1. Dati, informazioni e documenti informatici

2. Comunicazione e condivisione

3. Sicurezza

4. Servizi on-line

5. Trasformazione digitale.

Sulla base delle competenze e abilità definite nel Syllabus è stata realizzata la prima piattaforma nazionale per l’assessment delle competenze digitali (www.competenzedigitali.gov.it), con l’obiettivo di disporre di un sistema per la verifica individuale delle conoscenze e abilità digitali possedute da ciascuno, in linea con lo slogan “più formazione, più conoscenze, più competenze”. Il fine ultimo dell’assessment è, quindi, di passare da una formazione generica ad una formazione mirata a creare specifiche competenze digitali, quelle ritenute necessarie in relazione al ruolo professionale agito a livello individuale, ma anche rispondenti in generale ai bisogni di sviluppo dell’organizzazione di appartenenza.

Un esempio concreto

Facciamo un esempio concreto.

Una delle undici competenze chiave – resa drammaticamente importante dall’emergenza sanitaria – riguarda la comunicazione tra uffici e con soggetti esterni all’amministrazione e la condivisione di dati, documenti e informazioni.

Il dipendente pubblico nel suo lavoro quotidiano interagisce infatti con i propri colleghi, con i funzionari e gli uffici di altre amministrazioni, con i cittadini e le imprese.

“All’interno della propria amministrazione il dipendente pubblico può ricorrere ad un ventaglio di strumenti tecnologici, più o meno ampio ed istituzionalizzato, per gestire la comunicazione e la condivisione di documenti e informazioni nei propri processi di lavoro. Tale insieme di strumenti comprende naturalmente la posta elettronica, la intranet istituzionale e le cartelle condivise in rete, ma anche sistemi più evoluti, quali le applicazioni di instant messaging o di audio-video conferencing, i forum interni e le soluzioni di condivisione e sincronizzazione di file. Di conseguenza, il dipendente pubblico è chiamato intanto a conoscere tali strumenti e le loro caratteristiche principali e soprattutto a sviluppare la capacità di scegliere e utilizzare in ogni occasione lo strumento più appropriato in funzione di diversi fattori, inclusi la natura e la complessità del contenuto da veicolare, nonché il grado di formalità richiesto e la presenza di eventuali vincoli normativi da rispettare o dettati dalla propria amministrazione.

Il dipendente pubblico è, poi, inserito nel più ampio sistema di comunicazione della propria amministrazione con i suoi principali stakeholder esterni, tra cui spiccano i cittadini, le imprese e le altre amministrazioni. Tale sistema è oggetto negli ultimi anni di un profondo cambiamento dovuto, da un lato, ad un’attenzione crescente alla partecipazione e alla necessità di rafforzare la percezione condivisa di trasparenza e di efficienza e, dall’altro, all’ingresso anche nel mondo della pubblica amministrazione di metodi e strumenti evoluti di gestione delle relazioni e della comunicazione, inclusi i social media, che si affiancano a strumenti tradizionali quali il sito web istituzionale o la posta elettronica certificata.

La comunicazione deve poi tenere conto dell’evoluzione normativa. Gli strumenti e i sistemi digitali stanno, infatti, determinando una rivisitazione profonda dei diritti di cittadinanza che devono essere sempre assicurati e garantiti. In particolare, la recente introduzione del domicilio digitale, così come il principio once only, per cui le amministrazioni dovrebbero condividere le informazioni per evitare a cittadini e imprese di fornire più volte gli stessi dati, cambiano le modalità di comunicazione tra l’amministrazione e il cittadino.

In questo scenario il dipendente pubblico ha, pertanto, la necessità di padroneggiare i diversi metodi e strumenti di comunicazione esterna a disposizione e di saper applicare le modalità di interazione più adatte a seconda del soggetto e della circostanza, nel rispetto delle disposizioni normative”.

Ecco, questa è solo una semplice e sintetica descrizione, ripresa dal Syllabus, del set di competenze richiesta ad un funzionario per attività quotidiane non sempre adeguatamente presidiate dal punto di vista tecnico e organizzativo.

Moltiplicatela per undici volte ed avrete la percezione del valore delle competenze e del danno che si reca alla collettività nel non presidiarle adeguatamente.

L’aggiornamento del Syllabus 1.1: le modifiche rispetto alla prima versione

Il Syllabus è uno strumento “vivo” in quanto oggetto di manutenzione continua per stare sempre al passo con le innovazioni tecnologiche, normative e sociali che interessano il sistema della PA italiana o, più semplicemente, per confermarne la robustezza rispetto agli utilizzi.

L’aggiornamento del luglio 2020 alla versione 1.1 trae, per l’appunto, origine dai riscontri acquisiti nel corso della sperimentazione dell’uso del sistema web-based di assessment delle competenze da parte di gruppi selezionati di utenti di amministrazioni pilota (Unioncamere, INPS, INAIL e FormezPA). A questi si aggiungono i risultati emersi da alcuni focus group mirati su specifiche competenze cui hanno preso parte esperti di dominio e rappresentanti di amministrazioni centrali e locali e, infine, le esperienze emerse dalle prime attività di sviluppo dei moduli formativi che saranno messi a disposizione delle amministrazioni aderenti all’iniziativa “Competenze digitali per la PA”, realizzate in collaborazione con Formez PA.

La versione 1.1, pubblicata a fine luglio conferma l’impianto generale del Syllabus, riconosciuto nella prima fase di test come robusto e rilevante anche a seguito della forte spinta allo smart working, mentre aggiorna l’elenco degli atti e documenti strategici e operativi di riferimento e, soprattutto, prevede la riformulazione o modifica di alcune conoscenze/abilità che concorrono a descrivere le 11 competenze di cui si compone.

Gli interventi hanno riguardato innanzitutto la competenza “Gestire dati, informazioni e contenuti digitali” dell’Area 1. Sono stati aggiunti due nuovi riferimenti normativi: le linee guida AgID sulla sottoscrizione elettronica dei documenti e sulla accessibilità degli strumenti informatici. Inoltre, è stata sviluppata un’ampia riflessione sui descrittori delle conoscenze e abilità che declinano questa competenza.

Il nostro intento era quello di far emergere una esigenza che è quella di disporre di funzionari in grado di interpretare correttamente il loro ruolo che non è meramente esecutivo, quanto piuttosto di fornire al proprio ente un contributo significativo e con rilevante grado di complessità, che può comportare anche attività di analisi, studio e ricerca. Si pensi ad esempio ai funzionari che operano nelle amministrazioni locali – e in quelle più piccole non è presente nemmeno un dirigente – che devono contribuire alla stesura di importanti documenti strategici (ad esempio il Documento Unico di Programmazione che illustra le caratteristiche generali della popolazione, del territorio, del contesto economico e dei servizi forniti, nonché dei programmi di spesa da perseguire e l’illustrazione dei mezzi necessari per farvi fronte). Quindi, pur in presenza di criticità sia nella formulazione delle domande che dagli esiti dell’esperienza pilota, si è deciso di confermare i descrittori delle abilità corrispondenti.

Constatata la difficoltà da parte dei primi utilizzatori del sistema di assessment a identificare le banche dati pubbliche (es: Istat, Conto annuale, BDAP, Registro imprese, etc.), si è invece provveduto a modificare l’abilità da “Saper utilizzare le principali banche dati pubbliche a supporto dello svolgimento di compiti istituzionali” in “Conoscere le principali banche dati pubbliche e come possono essere utilizzate per supportare lo svolgimento di compiti istituzionali”. Sono state quindi introdotte nel sistema di assessment delle domande in grado di esercitare un ruolo maieutico, in grado di indurre nel dipendente processi di apprendimento volti a colmare una lacuna su un ambito (dati, banche dati, analisi dei dati) di straordinaria importanza.

Un altro ambito che ha subito un discreto ritocco è quello della competenza “Comunicare e condividere con cittadini, imprese e altre PA”, inserita nell’Area 2. Le modifiche hanno mirato a ridurre l’attenzione – effettivamente eccessiva – sulle PEC, valorizzando maggiormente le diverse modalità di comunicazioni tra PA, la capacità di gestire il rapporto con gli utenti (che nelle competenze di livello superiore diventa utilizzo di sistemi di CRM), il tema delle modalità e strumenti di partecipazione. Inoltre, è stata arricchita, la declinazione operativa del principio once only attraverso la riformulazione delle seguenti conoscenze:

Infine, sul livello avanzato si è intervenuto sul tema delle notifiche enfatizzando la conoscenza non solo della sua efficacia giuridica ma anche degli strumenti di riferimento, attraverso la seguente riformulazione del descrittore: “Conoscere gli strumenti per l’invio di notifiche push agli utenti e l’efficacia giuridica di queste comunicazioni”.

Piccoli ritocchi, più che altro terminologici, sono stati apportati alla competenza “Proteggere i dati e la privacy” dell’Area 3 volti a utilizzare le definizioni presenti nel GDPR. Di conseguenza il descrittore “Saper valutare la differenza tra dato personale, dato sensibile e dato giudiziario” è stato sostituito con “Comprendere la differenza tra i diversi tipi di dati personali”.

Da ultimo, la novità costituita dal rafforzamento della previsione della Carta di Identità Elettronica – CIE come strumento di autenticazione ha comportato alcuni interventi alla competenza “Conoscere l’identità digitale” nell’Area 4. Sono state riformulate le conoscenze relative alla competenza sull’identità digitale, troppo sbilanciate su SPID, per tenere conto del ruolo riconosciuto alla CIE.

Anche grazie al Syllabus si è dato in questi ultimi mesi un importante impulso alla formazione sulle competenze digitali del personale pubblico. Molte amministrazioni hanno già manifestato particolare interesse all’iniziativa ed operatori privati stanno lavorando alla predisposizione di offerte formative ”Syllabus compliant”.

Conclusioni

Senza dubbio la transizione digitale della PA richiederà molto altro (assunzioni mirate, governance, semplificazione), ma non potrà procedere senza un innalzamento generalizzato delle competenze del personale di qualsiasi amministrazione pubblica.

E per farlo occorre anche uno sforzo della dirigenza delle amministrazioni interessate, che si deve impegnare nel motivare il personale da coinvolgere progressivamente e nel saperne valorizzare in pieno gli sforzi di acquisizione delle competenze digitali. Queste ultime dovrebbero, infatti, essere applicate nei processi di lavoro in tempi brevi, quale ricaduta positiva ed efficace dell’impegno profuso dal personale motivato ad accrescere la propria professionalità e a partecipare attivamente alla trasformazione digitale della propria organizzazione.