Ottenere il massimo rendimento dalla tecnologia applicata ai processi aziendali, compresi quelli di fatturazione, e non subirne invece passivamente l’applicazione costituisce il principale obiettivo che un’impresa deve puntare a realizzare.
Obbligo di fatturazione elettronica e ciclo attivo, cosa cambia
In questo, il ciclo attivo di fatturazione è destinato inevitabilmente a modificarsi in maniera consistente in ragione dell’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica per le operazioni realizzate nei confronti di soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia. Il perimetro soggettivo di applicazione riguarda naturalmente sia i soggetti passivi di imposta che i consumatori finali. Conoscere i meccanismi di colloquio con il Sistema di Interscambio per veicolare correttamente il documento al destinatario ed utilizzare i campi del tracciato xml per inserirvi dati ed informazioni utili ad una gestione immediata del ciclo di fatturazione permettono di automatizzare i processi interni, potendo garantire non solo una contabilizzazione diretta dei documenti emessi ma anche l’integrazione completa del ciclo dell’ordine.
Velocizzare, risparmiare, monitorare
Ciò significa velocizzare i tempi di invio della fattura al cliente, con eliminazione dei costi correlati alla spedizione e consegna dei documenti cartacei, e soprattutto la possibilità di monitorare ciascun documento spedito tramite SdI, incrociando le informazioni di fattura con i sistemi di pagamento e con le singole transazioni. Altri vantaggi risiedono nella possibilità per le diverse aree funzionali aziendali di accedere on-line alle fatture, segregando i diritti di accesso segregati in ragione dell’utente abilitato alla visualizzazione.
Fattura elettronica e gestione di dossier documentali
Di maggiore interesse e fruibilità è la generazione e la gestione elettronica di dossier documentali relativi a singoli clienti e transazioni, semplificando i processi di ricerca, verifica e consultazione dei dati. Questo comporta anche una maggiore velocità di evasione delle richieste in caso di controlli di gestione interni, assicurando il massimo grado di accuratezza non solo dei dati amministrativi riferiti ma anche delle previsioni di cash flow. Analoghe considerazioni possono farsi sul versante di eventuali audit esterni, garantendo la gestione elettronica del ciclo di fatturazione non solo una velocità di recupero dei documenti e dei dati richiesti attraverso l’utilizzo di procedure standardizzate, ma anche la riconciliazione automatica dei dati contabili e di quelli finanziari oltre ad verifica puntuale tra valori di cassa e crediti/debiti commerciali.
Più informazioni in fattura, maggiori vantaggi
Tutti questi miglioramenti nei processi aziendali interni passano anche attraverso la corretta e quanto più possibile completa “popolazione” dei campi del tracciato xml delle fatture elettroniche. Scendere nel dettaglio delle informazioni che possono comporre il file fattura significa non limitarsi ad indicare le informazioni obbligatorie in quanto richieste dalle normative fiscali, ma al contrario comprendere quali dati è utile individuare e movimentare nel tracciato così da soddisfare le esigenze di interesse dei diversi reparti aziendali interessati, da quelli amministrativi e commerciali a quelli dedicati alla logistica. Evidenziare ad esempio la presenza di sconti o maggiorazioni e le relative percentuali, così come i dati dell’ordine di acquisto oppure del contratto o della convenzione, i dati della ricezione e del trasporto, comprese le informazioni sui DDT, nonché i termini di pagamento rappresentano senza alcun dubbio indicazioni che vanno a tracciare in maniera integrale l’intero flusso attivo dal momento dell’ordine, passando per il trasporto sino al saldo. Tutte queste informazioni possono essere estremamente dettagliate: ad esempio con riguardo al trasporto, si può arrivare ad indicare il numero di licenza di guida, il mezzo utilizzato, la causale ed il numero di colli, nonché la loro descrizione sotto il profilo di natura, qualità ed aspetto, peso lordo e netto, così come la data del ritiro e dell’inizio del trasporto.
Indirizzo telematico del destinatario
Altra valorizzazione di fondamentale rilievo per la dematerializzazione del ciclo attivo è l’indicazione dell’indirizzo telematico del destinatario, utilizzando i codici SdI, eventualmente forniti da questo, oppure la casella PEC o anche il codice convenzionale a sette zeri accompagnato dalle informazioni su codice fiscale o partita IVA dello stesso ai fini della corretta consegna. Ciò significa che anche le anagrafiche dei clienti andranno completate e comunque riviste, sino a quando l’amministrazione finanziaria non riuscirà a rendere accessibili ai contribuenti i dati contenuti nell’Anagrafe tributaria o quelli che comporranno il servizio di registrazione con cui gli utenti potranno indicare l’indirizzo telematico su cui SdI recapiterà le fatture a prescindere da quanto indicato dall’emittente nella composizione del tracciato.
