Quali sono le reali condizioni della conservazione documentale nell’ambito della Pubblica amministrazione? Ce lo rivela un’indagine dell’Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Custodia di contenuti digitali (ANORC) che ha effettuato nel corso degli ultimi mesi del 2022 una meticolosa rilevazione atta a verificare il concreto adempimento della pubblicazione sia della nomina del Responsabile della conservazione e sia del Manuale di conservazione da parte delle pubbliche amministrazioni italiane.
Trattasi, infatti, di obblighi normativi previsti dalla normativa di settore AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) indirizzata alle PA e il loro adempimento può ben rappresentare un indice sull’effettiva attenzione riservata dal settore pubblico alla conservazione dei documenti informatici.
Conservazione dei documenti, ecco tutte le regole nelle linee guida Agid
Anorc, che da quasi vent’anni presidia il campo della digitalizzazione e della protezione del patrimonio informativo e documentale in ambito pubblico e privato, ha coinvolto quindi le sue due anime, mercato e professioni, in un’indagine che ha molto da svelare sulle reali condizioni delle PA in termini di conservazione documentale. L’indagine è stata svolta su un campione di 288 pubbliche amministrazioni (anche del contesto sanitario) e non lascia ben sperare sull’attuale applicazione dei fondamentali obblighi normativi disciplinati dalle regole tecniche emanate da AgID.
2020: l’anno delle Linee Guida AgID
Ma facciamo un passo indietro: il 2020 ha rappresentato un anno di svolta, non solo per la pandemia da Covid-19 che ha piegato il Paese, ma anche per l’intero settore della conservazione dei documenti informatici. Nel corso di un anno così critico sono infatti state pubblicate le “Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” con il duplice obiettivo di aggiornare le regole tecniche in base all’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD) e di ottenere un unico punto di riferimento normativo in materia di conservazione documentale. Il fatto che questa pubblicazione sia avvenuta in un periodo storico così delicato, a ben vedere, può non essere un caso: avendo bisogno di un lungo periodo di adeguamento, le Linee Guida hanno cominciato a prendere vigore proprio quando il processo di digitalizzazione del Paese sembrava aver finalmente preso il via.
La necessità di dover gestire da remoto gran parte delle attività quotidiane ha infatti permesso di rafforzare le buone (e vecchie) intenzioni del nostro ordinamento, da sempre orientato verso la trasformazione digitale delle infrastrutture e di fatto mai realmente realizzata.
Forti anche di progetti ambiziosi e di incredibili opportunità nel mondo del digitale, come quelle offerte dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), le Linee Guida AgID sono divenute pienamente operative il primo gennaio 2022 prevedendo due obblighi normativi per tutte le PA: la nomina di un Responsabile della Conservazione dei documenti informatici e la consequenziale adozione di un Manuale di gestione documentale. Sia il nominativo del Responsabile conservazione e sia il Manuale di gestione documentale devono essere pubblicati sul sito istituzionale dell’ente pubblico.
L’indagine di Anorc: cosa dicono i dati
Sulla base di questi adempimenti e del processo di digitalizzazione avviato, Anorc, nel corso dello scorso anno, ha iniziato a svolgere un’accurata indagine per comprendere lo stato di omologazione alla normativa di settore da parte di alcune importanti amministrazioni pubbliche, cercando anche di stimolare il ragionamento critico, fine ultimo delle attività dell’Associazione.
Lo studio, che si è protratto per diversi mesi in due differenti fasi e si è basato su un campione di 288 enti che includono,
Lo studio, che si è protratto per diversi mesi in due differenti fasi e si è basato su un campione di 288 enti che includono le Aziende Sanitarie, gli Organi costituzionali e di rilievo costituzionale, la presidenza del consiglio dei Ministri e i ministeri, le Agenzie fiscali, gli Enti di regolazione dell’attività economica, gli Enti produttori di servizi economici, le Autorità amministrative indipendenti, gli Enti a struttura associativa, gli Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali ma anche Regioni, Province e Città Metropolitane.
I risultati emersi non possono che spingerci a riflettere, in quanto hanno delineato un quadro ben al di sotto delle aspettative: ad esempio, per quanto riguarda il Manuale, 34 Pubbliche Amministrazioni hanno provveduto alla pubblicazione sul loro sito istituzionale e di queste solo 17 lo hanno tenuto aggiornato.
. In merito alla nomina del Responsabile della conservazione, invece, sono solo 29 gli enti che lo hanno disposto.
Entrando più nel dettaglio, per quanto riguarda le Aziende sanitarie, delle 99 prese in esame, solo 2 sono risultate perfettamente in regola con entrambi gli adempimenti.
Anche per gli Enti territoriali maggiori la situazione non è confortante: nell’ambito delle Regioni, ad esempio, delle 20 analizzate solo 4 hanno adempiuto agli obblighi, mentre per le Province autonome di Trento e Bolzano e le Città metropolitane, delle 16 totali, nessuna è risultata in regola.
A conclusione della rilevazione, non resta che la magra consolazione dei 10 enti che hanno provveduto all’adeguamento in seguito alla segnalazione fatta dall’Associazione.
L’indagine completa può essere consultata all’interno della monografia “I professionisti della custodia dei contenuti digitali”, un numero speciale curato da Andrea Lisi per la Rivista elettronica di diritto, economia e management diretta dal Prof. Donato A. Limone.
Alla luce dei dati emersi, quindi, non resta che constatare un’amara verità: nonostante le ottime premesse nate durante il periodo pandemico e i gloriosi obiettivi perseguiti dal PNRR, il processo di trasformazione digitale sembra attualmente ben lontano dalla sua effettiva realizzazione.
Ciò però non significa che non ci si potrà ancora lavorare: le istituzioni si stanno già muovendo in questo senso per aiutare il Paese a raggiungere quella consapevolezza in ambito digitale a cui tanto aspira e che Anorc, con le sue iniziative, contribuisce a portare avanti con fiducia, lavoro costante e professionalità.
Conclusioni
L’indagine è stata presentata integralmente il 23 marzo a Roma durante il Forum Nazionale, uno tra gli appuntamenti periodici dell’Associazione, riservato agli associati, e patrocinato dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali e dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID). L’evento ha offerto un’importante opportunità di confronto per i partecipanti, grazie anche alla presenza di illustri personalità e professionisti che con spirito critico ed estrema professionalità hanno analizzato una situazione indubbiamente drammatica per il Paese.
A tenere banco, oltre l’indagine sulle PA, ci sono stati anche i progetti di sviluppo e di potenziamento dell’infrastruttura digitale del Sistema Paese, così come previsti dal PNRR.
Articolo originariamente pubblicato il 14 Mar 2023
