Ancora oggi, quando si parla di conservazione sostitutiva o conservazione digitale o fatturazione elettronica, si sente parlare poco di digitalizzazione dei processi, intesa come la dematerializzazione dei flussi informativi e quindi dei record invece che dei singoli documenti visti come contenitori documentali.
Si sente parlare in pratica di normativa, tecnologie, standard, documenti, file, ma nessuno che parli di cosa significa digitalizzare un processo visto come la dematerializzazione dei flussi documentali.
Dobbiamo metterci in testa che la conservazione digitale così come la conosciamo o meglio il documento informatico così come lo immaginiamo, non esiste più.
Oggi infatti siamo sommersi da dati e informazioni digitali che molto spesso non sono rappresentabili in un documento (file o fascicolo), ovvero abbiamo il contenuto, ma spesso non abbiamo il contenitore di quelle informazioni. Sebbene siamo anche sommersi dai documenti digitali che ci scambiamo ogni giorno a mezzo e-mail, è altrettanto vero che tutte le informazioni che spesso vengono rappresentate in forma documentale, sono già presenti in tutti i nostri sistemi informativi aziendali. E spesso andiamo a creare documenti da informazioni che già abbiamo, ma in forma e formati diversi.
Parliamo di Cloud, di Rete, di Web e poi per conservare abbiamo i pacchetti di archiviazione, i supporti fisici, il luogo di conservazione dei documenti e tutto il resto che è così legato a qualcosa che sia fisicamente ed oggettivamente percepito come oggetto e non come dato. Che è una logica sbagliata, se guardiamo al concetto di rete, di condivisione e di processi.
Sappiamo che la definizione di documento varia a seconda dell’ambito in cui viene utilizzata: archivistico, giuridico, contabile, aziendale, etc, ma sappiamo anche che un documento è anche “una cosa che fa conoscere un fatto” ed è indipendente dal supporto con cui è stato redatto.
Del resto abbiamo già visto come il DPCM del 13 novembre 2014, insieme al regolamento eIDAS in vigore dal 1 luglio del 2016, ci ricordano che la definizione di documento informatico è molto più vasta rispetto al contenitore documentale che abbiamo in mente.
Già oggi sappiamo che un documento informatico a valore probatorio è anche un formato diverso da quello che noi oggi pensiamo, ovvero ad esempio un audio, un video o qualsiasi documento che nasce in formato digitale. Si pensi ad esempio al Web Form e a tutti i moduli che compiliamo on-line anche quando facciamo un acquisto su un canale e-commerce e forniamo i dati della nostra carta di credito. Questi sono esempi di documenti informatici, di record e che devono avere la certezza probatoria, devono poter raccontare certezza, integrità, immodificabilità, etc… Dovremmo dunque digitalizzare i processi e non i documenti, anzi digitalizzare i record e le informazioni.
Del resto, che cos’è la conservazione digitale se non un processo? E se è un processo, possono quindi essere condotte analisi mirate alla sua ottimizzazione attraverso gli strumenti matematici e statistici che stanno alla base delle metodologie di analisi dei processi. Pensaci bene, c’è un legame tra la statistica, la matematica e la conservazione. Incredibile vero? In verità non è poi così strano. E dirò perché in seguito.
Se pensiamo per processi, il documento non è più nell’ottica immaginaria di un PDF o un oggetto o un file informatico ben definito, ma diventa un record, una informazione digitale, un dato digitale che deve essere gestito e conservato.
E se pensi che ragionando in questa maniera, avremmo problemi ad esempio con i documenti contabili e fiscale, ti ricordo che l’Agenzia delle Entrate con la famosa circolare 18/E del 24 Giugno del 2014, ci disse che per fattura elettronica non si intende soltanto il documento che viene emesso in formato digitale apponendo una firma digitale, ma anche un documento inteso come un tracciato record gestito da sistemi di controllo di gestione atti a garantire l’integrità, l’immodificabilità, l’autenticità e la certezza di quelle informazioni contabili.
Del resto la fattura elettronica, sia quella verso la PA sia quella che sarà verso il B2B, non è forse un documento strutturato fatto di informazioni e che supera il concetto documentale del PDF? Se oggi la fattura elettronica è un file XML, domani potrebbero viaggiare anche tramite lo SDI, soltanto le informazioni contenute nel file XML e la sottoscrizione elettronica potrebbe essere fatta con strumenti molto simili alla firma remota e che garantirebbe l’integrità delle informazioni. Come non pensare a metodi di sottoscrizione fatti con SPID di livello 2 e 3? Del resto, pensaci bene, se mandi un contenuto e non un file via PEC, hai la garanzia che a quell’ora una certa informazione integra e immodificabile è stata inviata da A a B.
Conservare record e informazioni invece che documenti, significa avere le necessarie linee guida per realizzare un sistema di conservazione di record, indipendente dal tipo di tecnologia scelta e dalla normativa, quindi assolutamente interoperabile, dove diventa di vitale importanza definire policy, procedure, strumenti e regole pratiche per conservare informazioni e quindi avere, in modo dettagliato, i ruoli e le responsabilità degli utenti e degli stakeholders che fanno parte del sistema di records e del processo, attraverso una organizzazione dei modelli relazionati alle informazioni che devono essere conservate.
Solo così, possiamo davvero vedere la dematerializzazione come un processo e non come una semplice distruzione cartacea. Anche la conservazione nativa digitale, se la vediamo in quest’ottica, permette di esprimere e dare evidenza di tutti i vantaggi che una digitalizzazione porta all’interno di aziende e PA.
Potrei addirittura, come si diceva prima, applicare logiche di BPM alla conservazione digitale e quindi potrei digitalizzare i processi applicando le logiche del diagramma di Ishikawa causa-effetto o ad esempio il diagramma di Pareto, dando così evidenza alle principali criticità ed andando ad individuare la causa più probabile in relazione ad un problema (effetto di quella causa) presente nel processo stesso. Pensa alla conservazione, anzi pensa a tutti i processi che ci sono nella conservazione ed utilizza le logiche della reingegnerizzazione dei processi con gli effetti e le cause che portano alla conservazione in un qualunque processo documentale.
Infatti, guardando ai processi di gestione documentale, risulta evidente come l’applicazione di quest’ottica permette di dare evidenza ai problemi insiti nella gestione documentale attuale e consente di rivedere il processo, aumentandone il valore ed ipotizzando tanti scenari per individuare il migliore, per concluderlo infine con la conservazione a norma. Quindi una vera e propria reingegnerizzazione dei flussi documentali e quindi dei processi che si intendono digitalizzare, atta ad eliminare il documento informatico così come lo conosciamo, per introdurre record ed informazioni.
Ma non bastano le parole, servono numeri alla mano, serve dimostrare all’imprenditore o al responsabile di quel processo o di quei processi aziendali che quello che si farà con la conservazione digitale è qualcosa che non serve solo ad eliminare la carta, ma a rendere quei processi migliori. Migliori sul serio, dimostrando che l’innovatività e la digitalizzazione portano l’azienda o la pubblica amministrazione ad un livello mai pensato prima.
E per farlo, serve dimenticarsi del PDF per concentrarsi solo ed esclusivamente sulla corretta gestione e conservazione delle informazioni digitali e dei record.
Dobbiamo avere quindi un sistema di conservazione, che non è un semplice software, ma un sistema complesso capace di avere:
· Rappresentazione di un fatto (informazione) con caratteristiche probatorie e quindi opponibile a terzi;
· Processi, metodologie e regole per la gestione dei record attraverso un sistema di conservazione che non gestisca solo documenti e fascicoli;
· Informazioni strutturate e la capacità di conservare il contesto del record e quindi la sua informazione descrittiva;
· Classificazione dei record in base ai tipi, ai metadati e alla loro strutturazione nonché legami con altri sistemi o altri record;
· Modelli archivistici e ciclo di vita dei documenti e dei record gestito secondo processi di auditing che siano compliance con la normativa italiana e con le attuali regole tecniche;
· Molteplici relazioni tra record secondo precise metodologie, dove il sistema documentario e sistema di conservazione dei record sia capace di gestire i metadati e i contenuti anche versionati e gestiti tramite un processo che li rende immodificabili e legati al record;
Anche la nuova ISO 15489 va in questa direzione.
Ora non ci resta che essere visionari e guardare al futuro. A breve dovremmo confrontarci tutti sulle nuove regole tecniche, come sancito dalle modifiche del Codice dell’Amministrazione Digitale con il DLGS 179/206, quale occasione migliore per rivedere i processi di conservazione e digitalizzazione documentale?
Dovremmo abbandonare quelle che sono le logiche attuali della conservazione digitale e cambiare anche quanto indicato dai DPCM del 13 novembre 2014 e DPCM del 3 Dicembre 2013. Dovremmo guardare alla conservazione digitale 2.0, dove il documento come contenitore non esisterà più, ma esisterà solo il contenuto e dove non avrà più senso parlare di pacchetto di versamento, archiviazione e distribuzione e dove invece dovremmo essere in grado di pensare per processi, garantendo efficacia probatoria e certezza dei sistemi informativi e dell’intero processo di conservazione a norma.
Abbiamo ancora da fare dunque. Fermiamo ora le critiche e diamoci da fare perché l’innovazione non aspetta né la politica, né i lamenti.
