Un aspetto molto importante di ogni progetto di migrazione è il passaggio al formato standard ODF per tutti i nuovi documenti, mentre il formato proprietario di Microsoft Office (i file con estensione DOCX, XLSX e PPTX) verrà utilizzato solo per lo scambio di file con gli utenti che ancora utilizzano la suite per ufficio proprietaria.
Passaggio agli standard aperti per i documenti
Lo scambio dei documenti rappresenta un aspetto cruciale perché è essenziale che gli utenti possano sviluppare e scambiare informazioni senza problemi, e l’utilizzo di ODF come formato predefinito per i documenti è d’aiuto per creare un archivio di tutte le informazioni garantito contro l’obsolescenza e il vendor lock-in.
Occorre aggiungere che Microsoft Office è in grado di leggere e scrivere il formato ODF dalla versione 2007, anche se con alcune eccezioni legate ai fogli di calcolo. Inoltre, se l’altra parte non ha LibreOffice e ha bisogno solo di leggere o stampare il documento, questo può essere scambiato in formato PDF.
In questo ultimo caso, utilizzando il formato PDF ibrido, chi utilizza LibreOffice può aprire il documento come se si trattasse di un normale ODF, mentre in tutti gli altri casi il documento verrà visualizzato come un comune PDF.
Purtroppo, la scelta del formato di interoperabilità per ogni documento viene spesso vista dagli utenti come un sovraccarico di lavoro e considerata un inutile perdita di tempo. In realtà si tratta di un fattore chiave per liberare sia l’utente sia l’organizzazione dai vincoli del formato proprietario sviluppati intenzionalmente da Microsoft per perpetuare il lock-in. Gli utenti e le organizzazioni dovrebbero sempre ricordare che i formati chiusi limitano non solo la loro libertà ma anche la proprietà del loro patrimonio informativo.
Identificare gli “utenti avanzati”
Una volta avviati il test d’impatto e le attività di comunicazione, e definita la migrazione al formato ODF, è il momento di identificare gli “utenti avanzati”: i colleghi riconosciuti per la loro competenza tecnica, a cui si chiedono informazioni sulle ultime novità tecnologiche o sulle applicazioni più interessanti da utilizzare.
Gli utenti avanzati hanno un ruolo fondamentale nel processo di migrazione, perché sono destinati a diventare il riferimento per LibreOffice e il primo punto di supporto per i colleghi. Il ruolo e gli sforzi degli utenti avanzati dovrebbero essere riconosciuti, sostenuti e incoraggiati con degli incentivi da parte della direzione dell’organizzazione.
Il gruppo degli utenti avanzati dovrebbe comprendere sia quadri che impiegati, per garantire una presenza in tutti i livelli dell’organizzazione. Il gruppo dovrebbe riunirsi regolarmente durante tutte le fasi del processo migratorio, per condividere le reciproche esperienze.
Identificati gli utenti avanzati sarà necessario organizzare delle brevi sessioni informative su LibreOffice per il management, il team di supporto IT e gli stessi utenti avanzati. Gli incontri hanno lo scopo di raggiungere la conoscenza di base necessaria e motivare chi dovrà sostenere e difendere la bontà e l’importanza del processo di migrazione.
Infatti, questi soggetti saranno in grado di informare il personale sul processo di migrazione e incoraggiarlo ad adottare LibreOffice subito dopo la formazione e l’installazione, offrendo – se necessario – le soluzioni ai problemi comuni.
Fornire formazione e supporto
Un passo fondamentale per ogni progetto di migrazione è la formazione sulle caratteristiche, i vantaggi, le peculiarità, e le principali differenze con Microsoft Office. La formazione, con contenuti personalizzati per ciascun gruppo, dovrebbe essere erogata al personale IT, agli utenti avanzati, ai dirigenti e a tutti gli utenti finali.
Un altro obiettivo della formazione è quello di informare gli utenti sulle motivazioni e gli obiettivi del progetto di migrazione, perché questa non deve essere percepita come una soluzione legata solamente ai problemi di bilancio. La migrazione a LibreOffice, infatti, offre sia l’opportunità di adottare un formato autenticamente standard e aperto sia di tutelare la libertà di lavoro di ogni individuo, contribuendo anche alla crescita di un progetto di software libero che è vantaggioso per la comunità in generale.
Gli utenti, compresi i dirigenti, verranno suddivisi per competenze tecniche, esigenze di formazione e unità organizzative. Questi gruppi servono a pianificare la fase operativa della migrazione, in modo che la transizione avvenga per fasi omogenee e non in modo frammentato.
I corsi di formazione hanno anche l’obiettivo di creare un gruppo dedicato al supporto tecnico, che è un altro elemento importante per il successo del progetto di migrazione. Se gli utenti avanzati non sapranno fornire una risposta ai problemi che emergono nel loro reparto, il problema passerà al supporto di primo livello, e successivamente al secondo livello (quasi sempre gestito da consulenti esterni).
Installazione di LibreOffice
In una migrazione di successo gli utenti dovrebbero essere in grado di produrre documenti con LibreOffice al termine dei corsi di formazione. Per questo motivo è necessario che le postazioni di lavoro siano pronte all’uso prima della fine della formazione, perché qualsiasi ritardo diminuirà l’effetto positivo della formazione stessa.
La fase operativa di installazione, e dei successivi aggiornamenti, della suite all’interno di un’organizzazione non può essere lasciata al caso. LibreOffice può essere pacchettizzato in modo da ridurre al minimo il lavoro di configurazione dei singoli PC, mentre l’installazione e gli aggiornamenti massivi possono essere gestiti in modo automatizzato, con la configurazione e l’installazione del software via Group Policy Object (GPO) in ambiente Microsoft Windows.
Coesistenza di Microsoft Office e LibreOffice
Durante il progetto di migrazione e nella fase immediatamente successiva, è opportuno lasciare coesistere Microsoft Office e LibreOffice per un breve periodo. Gli utenti dovranno essere seguiti e dovranno ricevere la giusta assistenza, proprio per evitare che in caso di problemi decidano di non utilizzare LibreOffice, ma nei pochissimi casi di problemi “bloccanti” possano avere la possibilità di utilizzare Microsoft Office per uno specifico documento.
Solo dopo la conclusione di questa fase preliminare e dopo aver verificato che la sostituzione non impatti negativamente sui flussi di lavoro, si potrà procedere alla definitiva disinstallazione di Microsoft Office, che dovrebbe rimanere installato solo su alcuni PC sotto il controllo del team IT.
Interoperabilità dei documenti con fornitori, partner e clienti
Naturalmente, i fornitori, i partner e i clienti dell’organizzazione dovranno essere informati del progetto di migrazione per agevolare lo scambio dei documenti con i formati concordati. Anche se LibreOffice supporta i formati proprietari Microsoft, per cui permette lo scambio dei documenti con i formati DOCX, XLSX e PPTX, sarebbe opportuno utilizzare il formato standard ODF per estendere anche a fornitori, partner e clienti i vantaggi dei formati standard.
Conclusioni
Il protocollo di migrazione a LibreOffice, sintetizzato in questi ultimi due articoli, ha consentito a diverse organizzazioni – anche di grandi dimensioni – di gestire la transizione da Microsoft Office a LibreOffice con successo. Com’è facile capire il protocollo fornisce delle linee guida, e dovrebbe essere implementato con l’aiuto di consulenti esperti nel processo.
