Come gestire la copia informatica di documenti analogici

Domanda

Buonasera,

anzitutto la ringrazio e mi spiego meglio (mi scuso della lunga mail, ma preferisco dare tutti i dettagli):

il comma 1 dell’articolo 4 recita testualmente:

1. Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell’art. 22, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e termina con l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali.

Dalla prima parte del comma capisco che nel caso di un documento fiscale in origine analogico (ad esempio una fattura cartacea) la sua copia informatica o per immagine avviene come da art. 22 comma 3 del CAD il quale è riferito ai casi in cui la copia informatica o per immagine non è espressamente disconosciuta e non parla di firma. Nonostante ciò il comma prosegue dicendo che il processo termina con l’apposizione di firma qualificata, digitale o elettronica basata su certificati forniti dalle agenzie fiscali.

Da qui capisco che nel caso di esempio di una fattura cartacea anzitutto di essa dovrà essere fatta una copia informatica o copia informatica per immagine, ma poi su quest’ultima “a completamento del processo” bisognerà apporre una firma e mi chiedo di chi.

Ho consultato le regole tecniche sul documento informatico DPCM 13/11/2014 e all’articolo 4 sulle copie per immagine vedo che si dice:

2. Fermo restando quanto previsto dall’art. 22, comma 3, del Codice, la copia per immagine di uno o piu’ documenti analogici puo’ essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia.

Da cui presuppongo che il processo descritto al comma 1 richieda alla fine la firma elettronica qualificata o digitale o elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie Fiscali di chi ha effettuato la copia del documento originale analogico (nel caso di esempio della fattura).

Tutto ciò va fatto per questi cosiddetti “fini tributari”

In unione a ciò per i “fini fiscali” dei documenti originali unici va, invece, prodotta una attestazione di conformità (comma 2 art. 4 DMEF 17/06/2014) da parte di notaio o pubblico ufficiale. Da tutto questo capisco che “fini tributari” e “fini fiscali” sono due concetti diversi perché il secondo richiede un’attestazione di conformità per gli originali unici e da qui il mio primo quesito perché se, ad esempio, dovessi preoccuparmi solo dei “fini tributari” allora per dematerializzare un documento avrei bisogno solo di farne una copia informatica o per immagine firmata da chi l’ha effettuata.

In conclusione considerando anche il comma 3 capisco che per dematerializzare un documento fiscale cartaceo con distruzione dell’originale:

a)Se un documento è originale analogico non unico allora posso dematerializzarlo semplicemente facendone una copia informatica o per immagine e facendola firmare da chi effettua la copia (non si applica il comma 2 in quanto l’originale non è unico)

b)Se un documento è originale analogico unico allora occorre che chi ne fa la copia informatica o per immagine la firmi elettronicamente, e poi un pubblico ufficiale ne firmi l’attestazione di conformità

Allo stesso tempo se un documento fiscale analogico esiste in duplice copia allora per distruggere la prima copia mi basterebbe applicare quanto detto al punto a), ma per distruggere successivamente la seconda dovrei anche implementare il punto b)? O forse per unicità si intende solo il fatto che il documento fosse stato creato in unica copia cartacea?

Mi scusi ancora per la lunga mail e spero di avere spiegato bene il mio problema

Cordiali saluti

Alfonso Pisani

Risposta

Buonasera.

A mio avviso il comma 1 dell’articolo 4 DMEF 17 giugno 2014 disciplina le regole generali per la generazione del documento informatico e per la sua conservazione, mentre il comma 2 disciplina l’ipotesi in cui il documento, generato a norma del comma 1, sia un originale unico; in questo caso, l’intervento del notaio è estraneo al processo di generazione e conservazione, che resta a carico di chi ha predisposto il documento informatico e l’ha sottoscritto digitalmente. Quindi non riesco a vedere differenza tra la definizione di “fini tributari” e quella “fini fiscali”.

Per quanto riguarda il suo quesito relativo alla distruzione di due documenti, ciascuno non unico ma insieme unici, se volesse distruggerli entrambi, dovremmo tenere in considerazione la definizione contenuta nell’articolo 1 del CAD, per cui sono “originali non unici: i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”. Quindi, nel caso da lei prospettato, se distruggesse il primo dei due documenti, il secondo documento diventerebbe “unico” e non avrebbe a mio avviso altra scelta che procedere a norma del comma 2 dell’articolo 4.