La funzione primaria della cosiddetta “conservazione digitale a norma” (in passato già denominata anche “conservazione sostitutiva”) è quella di garantire nel tempo la validità giuridica dei documenti informatici, sia nativi, vale a dire formatisi sin dall’origine su supporto elettronico, sia generati tramite la digitalizzazione di documenti originali analogici (generalmente cartacei).
Già a partire dal 2004 è stata introdotta la facoltà di conservare su supporto elettronico la documentazione con rilevanza tributaria delle imprese clienti.
Commercialisti, trasformazione digitale e competenze
I commercialisti che hanno optato per la conservazione digitale a norma sono stati finora un’esigua minoranza.
I motivi di questa scarsa diffusione della conservazione digitale a norma sono a nostro parere principalmente culturali ed organizzativi.
I commercialisti pur essendo fra le categorie professionali più informatizzate non hanno mai spinto verso la conservazione digitale a norma in quanto tale opzione rappresenta “l’ultimo miglio” di una modalità diversa di organizzare e gestire lo studio professionale in un’ottica di trasformazione digitale.
Prima che una questione tecnologica, il percorso della digital transformation richiede un profondo cambiamento della cultura organizzativa dello studio professionale che si esplica nel creare un senso di urgenza per la digitalizzazione, nell’assicurarsi la sponsorship dei titolari dello studio, nel diffondere competenze digitali fra i collaboratori, nell’adattare e fare il reengineering dei processi core dello studio.
La fattura B2B incombe sugli studi professionali
La dimensione medio piccola della maggioranza degli studi professionali non favorisce oggettivamente una gestione evoluta del digital change.
L’obbligo di emissione e conservazione digitale delle fatture elettroniche verso la PA non ha più di tanto mosso le acque in quanto la maggior parte dei commercialisti si è appoggiata su servizi di outsourcer per la gestione, la trasmissione e la conservazione delle fatture di cui sopra senza dover operare significativi sconvolgimenti organizzativi e procedurali negli studi professionali.
Lo scenario sembra destinato drammaticamente a mutare con l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica nel B2B introdotto nell’ultima Legge di stabilità a partire parzialmente dal luglio 2018 e generalizzato dal gennaio 2019.
La fatturazione elettronica B2B non dovrà essere affrontata semplicemente come un “add-on” delle funzionalità del software gestionale o l’acquisto di un nuovo servizio dagli outsourcer ma potrebbe avere impatti significativi nell’organizzazione dei processi core dello studio professionale.
Per gli studi caratterizzati da un elevato servizio di elaborazione dei documenti contabili, le attività di data entry sono destinate a ridursi drasticamente e le imprese clienti potrebbero valutare servizi alternativi a quelli forniti dallo studio professionale; a tal riguardo, la stessa Agenzia delle Entrate sarà in grado di erogare servizi di supporto efficienti per attività di piccole dimensioni.
Il rischio principale per lo studio professionale è la perdita del controllo sulla gestione dei documenti contabili e tributari dei clienti. Si ritiene, infatti, che la gestione dei documenti e/o dei dati ivi contenuti sia un aspetto fondamentale per poter continuare ad offrire servizi ad ampio raggio. Non presidiare la conservazione digitale a norma di detti documenti elettronici dei propri clienti potrebbe amplificare tale rischio.
Il ruolo del commercialista nella conservazione digitale a norma
Ma quale può essere il ruolo del commercialista nella gestione del processo di conservazione digitale a norma?
La normativa di settore presenta aspetti di complessità ed è regolamentata dal il d.p.c.m. 3 dicembre 2013 che ha adottato come termine di riferimento il modello OAIS (Open Archival Information System) – ISO 14721:2002.
Il modello OAIS, oltre a voler delineare, come si evince dalla sua stessa denominazione, un sistema “aperto”, vale a dire accessibile a community di utenti opportunamente profilate (anche nella limitazione del diritto di accesso stesso), si pone come riferimento anche per una conservazione sicura di lungo termine, che tenga conto anche dell’interoperabilità nell’acquisizione e nello scambio delle informazioni e dei documenti.
Conseguentemente a questa impostazione, all’art. 4 (Oggetti della conservazione) del d.p.c.m. 3 dicembre 2013 sono previsti ulteriori requisiti che devono essere obbligatoriamente rispettati nell’implementazione e nel funzionamento del sistema di conservazione.
La conservazione può essere gestita mediante soluzioni in-house oppure in outsourcing, totale o parziale.
In conseguenza della complessità del sistema di conservazione prevista dalla normativa, il commercialista dovrà quasi obbligatoriamente utilizzare fornitori esterni per la gestione di fasi del processo di conservazione o dell’intero processo. Pertanto un possibile ruolo del commercialista potrebbe essere più verosimilmente quello di supporto dei clienti nella selezione del fornitore dei servizi di conservazione e nell’audit del corretto svolgimento dei servizi forniti.
Il commercialista responsabile della conservazione?
Potrà il commercialista inoltre assumere il ruolo di responsabile della conservazione per conto dei propri clienti?
Il responsabile della conservazione, ruolo determinato nei suoi profili giuridici e funzionali dalla normativa nazionale, definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.
Il responsabile della conservazione è, nel contesto normativo, figura-chiave rispetto al sistema di conservazione; infatti le sue funzioni vengono dettagliatamente descritte in apposito articolo (art. 7 – Responsabile della conservazione) del d.p.c.m. 3 dicembre 2013.
L’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) sul punto si è espressa in modo negativo, ritenendo che il responsabile della conservazione debba essere un soggetto interno all’azienda che può affidare all’esterno la gestione dell’intero servizio di conservazione.
Non è facile quindi rispondere alle nostre domande, perché da un lato ci sembra di capire che la conservazione digitale a norma richieda diversi sforzi agli operatori interessati, in termini di mutamento dei processi organizzativi di elaborazione e conservazione dei documenti trattati, di cambiamento culturale delle persone coinvolte, di adeguamento delle strutture tecnologiche utilizzate, di programmazione a medio lungo termine dei relativi investimenti e di capacità di saper offrire servizi attinenti a prezzi molto competitivi e con basse marginalità.
Ovviamente, non possiamo negare a priori una funzione chiave al Commercialista in questa fase di trasformazione epocale ma, il successo del suo ruolo dipenderà molto dalla propria capacità:
- di sapersi adattare velocemente al cambiamento, individuando e offrendo anche servizi sin ad ora mai proposti alla propria clientela;
- di impegnare risorse finanziarie per sostenere gli investimenti di medio / lungo periodo;
- di imparare a lavorare in sinergia con terze parti specializzate, per “sfruttare” sempre di più le opportunità del mercato; ciò richiede una forte capacità di adattamento dei propri processi lavorativi per far fronte velocemente a nuove soluzioni più vantaggiose economicamente;
- di sostenere anche la formazione tecnologica dei propri collaboratori.
Dall’altro, sulla base di quanto sopra espresso e dato anche l’impatto economico e sociale che tale evoluzione comporta, a nostro avviso, l’argomento richiede ulteriori approfondimenti di natura istituzionale, giuridica, infrastrutturale, organizzativa, sui ruoli e sulle funzioni: ci appare, infatti, evidente che sia tuttora necessaria anche in questo contesto la presenza delle “libera professione” nel senso più alto, sistemico e sociale, della locuzione. Su questo si tornerà prossimamente con ulteriori approfondimenti e riflessioni.
