Le Linee Guida emanate da AGID sulla “formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (entrate in vigore il 1/1/2022) dicono che conservare correttamente i documenti significa, mantenere inalterata: “la rappresentazione informatica di atti e fatti giuridicamente rilevanti che vanti caratteristiche di integrità e immodificabilità”.
Per essere conformi a questa normativa, le aziende utilizzano un prodotto o un servizio per la gestione documentale realizzato da fornitori specializzati nel settore. L’ideale è rivolgersi a un’azienda che oltre a proporre tecnologia completa (dai sistemi da installare in house all’opportunità dell’outsourcing) garantisca capacità consulenziali applicative, organizzative e legali in modo da accompagnare l’utente nel proprio percorso di adozione di sistemi per la digitalizzazione documentale qualsiasi siano le sue esigenze e livelli di conoscenza.
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Cosa offre un servizio di gestione e conservazione digitale dei documenti
La soluzione prescelta deve svolgere le seguenti funzioni:
- salvaguardare i metadati che identificano in modo univoco e permanente un file;
- memorizzare i requisiti che permettono in ogni momento di riprodurre tale file quale documento conforme all’originale;
- proteggere le informazioni utili per capire chi ha prodotto il documento informatico e i privilegi di accesso di chi può visionarlo/modificarlo;
- preservare il vincolo archivistico che riguarda le relazioni formali e logiche che guidano il processo di archiviazione.
Una piattaforma per la gestione documentale, quindi, assicura dematerializzazione di singoli documenti e interi workflow documentali. Inoltre, è efficiente nell’organizzazione dei processi di condivisione dei dati, accessibili sempre e ovunque in sicurezza e, di conseguenza, risparmio di costi e tempi inerenti alla gestione documentale.
Le aziende utenti possono scegliere di implementare internamente la soluzione che offra tutto questo o delegare a terzi tali attività.
Perché scegliere un software on premise?
La principale ragione per cui gli utilizzatori finali preferiscono optare per una soluzione on premise è quella di voler tenere pieno controllo sui propri dati, oltre che, ovviamente, sull’infrastruttura usata per lavorarli. Vogliono gestire internamente i dati sensibili indispensabili per il proprio core business in modo da percepire massima riservatezza.
In tal caso, si è consapevoli del fatto che serve sostenere un certo investimento iniziale, ma che verrà poi ammortizzato nel lungo periodo.
La soluzione on premise garantisce elevatissima flessibilità di configurazione e, potendo contare su un partner affidabile per la sua customizzazione, si può rivelare la soluzione più adatta per rispondere a specifiche richieste.
I vantaggi dell’outsourcing nella conservazione digitale
Le organizzazioni possono decidere di affidare l’intero servizio di conservazione digitale a un provider esterno, acquisendo un servizio in outsourcing cloud based. Al partner tecnologico saranno inviati tutti i contenuti da conservare a norma, ovviamente proteggendo le informazioni inviate e poi da recuperare con le più avanzate tecniche di security.
La scelta deve ricadere su un Conservatore Accreditato da AgID, cioè da una realtà certificata che si prende in carico di tutto il processo azzerando il rischio di smarrire i documenti e rendendoli ricercabili e facilmente accessibili e consultabili.
Il principale vantaggio generato riguarda il non doversi occupare di tutti gli obblighi fissati dalla regolamentazione e di acquisire hardware, software e competenze per essere all’altezza di conformarsi alla legislazione.
L’ offerta completa di un partner tecnologico esperto e referenziato
Top Consult è un Conservatore Accreditato che vanta un’esperienza pionieristica nel mondo della conservazione sostitutiva avendo realizzato nell’ormai lontanissimo 1999 l’archivio digitale dell’Anagrafe per il Comune di Pesato. L’azienda ha continuato negli anni a stare al passo con la legislazione e oggi propone un’offerta completa che va dal software implementato direttamente presso il cliente, ai servizi in outsourcing.
Nel primo caso, alla soluzione tecnologica, Top Consult affianca i servizi Conlex 2.0 e Manlex 2.0 che mettono a disposizione la consulenza legale e applicativa rispettivamente per creare gli archivi digitali e per mantenerli correttamente negli anni.
Per quanto riguarda l’outsourcing, l’azienda fa riferimento a una infrastruttura tecnologica di data center potente e sicura, caratterizzata da tutti i fattori di security, ridondanza, affidabilità e scalabilità, perciò capace di rispondere a qualsiasi domanda del mercato.
Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Top Consult
