Anche i documenti a rilevanza fiscale devono seguire le regole per la conservazione elettronica stabilite dal CAD e dalle nuove Linee Guida AgID da attuare entro il prossimo 7 giugno 2021. Nonostante non sussistessero particolari incertezze al riguardo, stante il richiamo espresso a tali disposizioni contenuto nel decreto ministeriale del 17 giugno 2014, le attività da implementare per essere in linea con le nuove procedure operative richiedono un intervento profondo anche per l’individuazione dei metadati da associare al documento informatico, anche se di natura tributaria, sin dal momento della sua formazione.
Conservazione documenti fiscali e metadati, cosa dice l’Agenzia delle entrate
In questo senso comunque la conferma e le indicazioni contenute nella risposta ad interpello n. 236/E del 9 aprile scorso, con cui l’Agenzia delle entrate si è occupata delle modalità di gestione dei libri e delle scritture contabili anche ai fini dell’assolvimento dell’imposta di bollo, appaiono di notevole interesse per le aziende ed i conservatori chiamati a cooperare per non arrivare impreparati alla scadenza stabilita.
Al momento non sembra essere infatti all’orizzonte né una proroga da parte di AgID della scadenza circa la piena operatività delle nuove linee guida, né il Ministero dell’economia e delle finanze lascia trasparire indicazioni in merito al rilascio di un nuovo decreto ministeriale che, sostituendo quello attualmente in vigore, possa dettare regole speciali per i documenti fiscali.
Assume pertanto assoluto rilievo la presa di posizione netta assunta dall’Agenzia delle entrate con la citata risposta ad interpello. Focalizzando l’attenzione sui metadati, ad esempio, come anticipato al momento della formazione del documento informatico immodificabile, allo stesso devono essere generati ed associati permanentemente ad esso i relativi metadati o indici.
Perché i metadati sono importanti per la conservazione elettronica
Si tratta dei dati collegati a documento informatico, fascicolo informatico o aggregazione documentale per identificarli, descrivendone il contesto, il contenuto e la struttura – così da permetterne la gestione del tempo. L’insieme dei metadati del documento informatico è definito nell’allegato 5 “Metadati” alle Linee guida, ferma restando comunque la possibilità di individuare ulteriori metadati. Ai fini dell’invio in conservazione, ad oggi sono individuati e richiesti come obbligatori per il documento informatico solamente 5 metadati: identificativo univoco e persistente, data di chiusura, oggetto, soggetto produttore e destinatario.
Le nuove Linee Guida ne identificano complessivamente 17, di cui 13 sono quelli obbligatori al fine di garantire il rispetto dei principi di interoperabilità, trasparenza e conoscenza approfondita del contesto documentale. Per l’individuazione puntuale di tali indici risulta indispensabile un’attività condivisa e coordinata tra il titolare del documento, e cioè il soggetto produttore dei documenti da inviare in conservazione, ed il fornitore del servizio di conservazione.
Le indicazioni tecniche
AgID con una FAQ pubblicata sul proprio sito web istituzionale ha precisato come non si sia voluta imporre una specifica tecnologia per la rappresentazione dei metadati, anche se ne è consigliata la struttura in xml. Gli schemi xsd riportati nell’allegato 5 delle linee guida AgID hanno infatti lo scopo di fornire un ausilio nel caso si voglia utilizzare una rappresentazione dei metadati in formato .xml, ma anche e soprattutto di definirne con maggior chiarezza i contenuti, le strutture, particolarmente se ricorsive, nonché i vincoli in termini di valorizzazione e di obbligatorietà.
Il novero dei metadati da associare al documento informatico vale e si rende applicabile integralmente ai documenti a rilevanza fiscale (ad esempio per le fatture elettroniche), per i quali ad oggi vale la lista degli indici contenuta all’articolo 3 lettera b) del DM 17 giugno 2014: cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Come indicato infatti con la citata risposta ad interpello n. 236/E/2021, il decreto fiscale richiama l’operatività delle regole attuative dell’articolo 71 del CAD (oggi Linee guida): è di tutta evidenza che anche per i documenti fiscali occorre intervenire rivedendo ed integrando i metadati minimali ad oggi associati ed individuati.
