La digitalizzazione dei documenti e dei processi supporta la catena di fornitura dell’healthcare e si rivela fondamentale per far fronte alle difficoltà nell’emergenza coronavirus. I processi logistici possono sfruttare a pieno l’integrazione tra il mondo fisico e quello digitale offerta dagli oggetti intelligenti che dialogano tanto tra loro quanto con sistemi centralizzati, facilitando le sinergie tra persone, processi, dati e oggetti fisici/merci da trasportare. In questo modo è possibile ottimizzare lo scambio di informazioni e il flusso fisico delle merci, abilitando contestualmente una vera collaborazione lungo tutta la filiera.
Il contesto attuale
Il periodo delicato che sta affrontando l’Italia – e il mondo intero – mette sicuramente a dura prova tutta la filiera healthcare. Tuttavia, stiamo assistendo a una risposta estremamente veloce e pronta da parte degli ospedali e degli istituti sanitari che hanno saputo riorganizzarsi non solo a livello di personale ma anche a livello strutturale per affrontare al meglio e con grande efficienza la situazione di crisi. Allo stesso modo, anche la filiera della distribuzione healthcare si è immediatamente attivata per garantire le forniture necessarie e la corretta esecuzione delle relative attività logistiche.
Di base, per ottimizzare i processi logistici, garantendo logiche just-in-time e riducendo al minimo le scorte, è fondamentale dotarsi di un’organizzazione quanto più possibile flessibile ed efficiente, che sfrutti a pieno l’automazione di processo e l’adozione pervasiva di nuove soluzioni digitali intelligenti. È questo è ancora più vero all’interno di una filiera tesa come quella dell’healthcare, caratterizzata da elevati livelli di servizio negli archi e nei processi logistico-distributivi e dalla necessità di integrare sistemi legacy e attori diversi, soprattutto in uno scenario di pandemia come quello che stiamo vivendo a livello globale.
La diffusione della digitalizzazione nella logistica
Le prime soluzioni sono state introdotte nei sistemi di logistica di fabbrica, per poi estendersi alla logistica distributiva così da migliorare attività di magazzino e trasporto. Ne sono un esempio le soluzioni attivate da Silvano Chiapparoli Logistica e CEF – Cooperativa Esercenti Farmacia che hanno introdotto etichette RFId intelligenti che segnalano la presenza di colli contenenti prodotti urgenti, in modo da prioritizzare opportunamente le attività di inbound al distributore, favorendo l’ottimizzazione di tutta la supply chain. Il valore di un’azione congiunta e coordinata è ancor più evidente in contesti quali il processo di trasporto e consegna merci, che coinvolge una pluralità di attori diversi – produttori, operatori logistici, vettori e distributori – ognuno in possesso della propria (giocoforza, parziale) visione del processo, nonché della relativa porzione di patrimonio informativo.
In questo contesto, oggi forse come non mai, le “condizioni al contorno” sono tali da rendere davvero attuale l’istanza di declinare “in digitale” anche le attività di trasporto e consegna: troppo spesso, infatti, si è sentito affermare che l’ostacolo all’adozione di soluzioni digitali in quest’ambito sta nella normativa e nella (presunta, più che effettivamente verificata) impreparazione o indisponibilità degli altri attori della filiera.
L’uso dei documenti digitali
Per definire un processo di consegna e trasporto “Full Digital”, che permetta di eliminare completamente il ricorso a documenti cartacei a supporto della Consegna in tutti gli archi della filiera healthcare (tra Aziende/Depositari/Concessionari e Grossisti, tra Grossisti e Farmacie, …) è fondamentale digitalizzare non solo il Documento di Trasporto ma anche la relativa Prova di Avvenuta Consegna (“Proof of Delivery”, PoD). Infatti, proprio grazie all’integrazione – imprescindibile – della PoD digitale è possibile “chiudere” il processo di consegna, cristallizzandolo e rendendolo opponibile a terzi attraverso un’opportuna soluzione di Conservazione Digitale a Norma di tutti i messaggi e documenti elettronici scambiati tra gli attori.
Solo in questo modo è possibile raggiungere una molteplicità di benefici per tutti gli attori, dando ulteriore trasparenza e certezza ai rapporti in essere: dal punto di vista dei processi operativi, i principali sono lo snellimento e la semplificazione delle attività di outbound presso il fornitore, grazie all’eliminazione dei DDT cartacei – e potenzialmente anche dei Borderò riepilogativi consegnati al Vettore – nel pieno rispetto dei vincoli normativi, e l’ottimizzazione delle attività di inbound presso il cliente, grazie alla ricezione in anticipo rispetto alla merce dei DDT elettronici, abilitando il precarico a magazzino e la gestione automatizzata delle informazioni rilevanti (es. numero di lotto e data di scadenza dei prodotti). Considerando i processi amministrativo-contabili, la completa digitalizzazione consente al Fornitore di avere una prova “certificata” della sussistenza del credito verso il cliente, tramite la disponibilità in tempo reale della PoD digitale su cui è apposta una marca temporale che attribuisce data certa al documento (ed eventualmente anche la firma digitale del cliente); al contempo il cliente ha l’opportunità di velocizzare lo sblocco dei fidi commerciali verso il Fornitore, tramite l’invio delle segnalazioni di eventuali non conformità e/o resi in formato elettronico strutturato standard che sfrutta il medesimo canale aperto per lo scambio di messaggi digitali certificati.
Conclusione
Elementi che, in questo specifico periodo caratterizzato da lockdown globali e da raccomandazioni ad adottare, quanto più possibile, azioni di social distancing, si aggiungono alla possibilità di raccogliere elementi utili alla creazione della PoD Digitale tramite smartphone, minimizzando i contatti tra gli addetti in campo. Ora è proprio tutto pronto: è davvero tempo di “premere sull’acceleratore” del Digitale per abilitare cambiamenti profondi, come fatto recentemente in altri ambiti quali lo smartworking e la ricetta elettronica.
