Corrispettivi, addio ai registratori telematici: arriva il nuovo software, ecco come usarlo

Non sarà più necessario avere il registratore telematico per gestire ogni corrispettivo, cioè il cosiddetto “scontrino elettronico” che, introdotto nel 2021, ha rivoluzionato la quotidianità fiscale dei commercianti. L’articolo 24 del Decreto legislativo n. 1 dell’8 gennaio 2024 infatti ha previsto che la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri possa essere effettuata mediante “soluzioni software” che garantiscono la sicurezza e l’inalterabilità dei dati. Le soluzioni software devono poter consentire la piena integrazione e interazione del processo di registrazione dei corrispettivi con il processo di pagamento elettronico, nel caso in cui l’operazione commerciale sia regolata mediante la predetta modalità di pagamento, al fine di semplificare e rendere meno onerose le operazioni amministrative degli esercenti.

Grazie a ciò si realizzeranno due importanti passi in avanti: la possibilità di gestire i documenti commerciali senza necessità di avere i registratori telematici[1], ma soprattutto si semplificherà la interazione e integrazione dei corrispettivi con i relativi pagamenti elettronici. Ciò avverrà mediante una “soluzione software” installata su dispositivi (pc, tablet, etc.) che in pratica sostituiranno i registratori telematici.

L’attuazione della norma è affidata a provvedimenti[2] del direttore dell’Agenzia delle Entrate, che ha predisposto nel mese di luglio 2024 un documento in cui:

• vengono definite le specifiche tecniche della soluzione software quale strumento (insieme a quelli già regolamentati con provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 28 ottobre 2016) attraverso cui effettuare la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati di cui all’articolo 2, comma 1, del d.Lgs. n. 127/2015;
• Vengono stabiliti i servizi attraverso cui gli operatori del settore, che offriranno sul mercato lo strumento, e i soggetti passivi IVA, che lo utilizzeranno, nonché l’Amministrazione finanziaria potranno gestire il processo e monitorare i flussi trasmessi.
• vengono definite le regole tecniche per consentire, attraverso lo strumento, la partecipazione alla Lotteria dei corrispettivi.

La bozza del documento è stata trasmessa il primo agosto 2024 alla Commissione Europea, che dovrebbe esprimersi al riguardo entro il 4 novembre 2024.

La soluzione software

La soluzione software è composta da due componenti interdipendenti:

• una prima componente software, anche sotto forma di applicazione per dispositivi mobili (app), denominata Modulo Fiscale 1 (MF1), da installare su un dispositivo fisico (hardware) che viene definito “Punto di Emissione” – PEM, da utilizzare per la registrazione dei dati dell’operazione commerciale, dei dati di pagamento elettronico, per l’emissione del documento commerciale corrispondente e per la gestione dei flussi lotteria (differita ed istantanea) e per la relativa consultazione;
• una seconda componente software, denominata Modulo Fiscale 2 (MF2) che deve essere installata su un sistema hardware in grado di interfacciarsi in modalità web service con l’Agenzia delle entrate; il sistema hardware – con la sua componente MF2 – viene definito Punto di Elaborazione (PEL) e deve:
  • garantire il corretto funzionamento del Modulo Fiscale 1 dei PEM ad esso connessi,
  • predisporre e trasmettere il file XML giornaliero delle segnalazioni di funzionamento;
  • memorizzare fiscalmente i dati di dettaglio delle singole operazioni (conservandoli digitalmente nel tempo);
  • predisporre e trasmettere il file XML dei dati dei corrispettivi telematici giornalieri;
  • gestire i flussi lotteria (differita ed istantanea);
  • consentire, a richiesta dei verificatori (Agenzia delle entrate o Guardia di Finanza), l’interrogazione e l’estrazione dei dati di dettaglio delle singole operazioni effettuate presso i PEM.

Per la Soluzione Software nella sua interezza è prevista una fase di approvazione da parte dell’Agenzia mediante la Commissione sui Misuratori Fiscali[3].

Gli attori e gli scenari di utilizzo: produttore ed erogatore

La bozza di provvedimento, oltre a definire le caratteristiche del software, individua le figure che  interagiscono nella procedura in base ai compiti e ai ruoli ricoperti. Le figure essenziali, oltre  l’esercente, che utilizza il PEM per la registrazione dell’operazione e l’emissione del documento commerciale, sono:

• il produttore della soluzione software;
• un soggetto che rende disponibile la soluzione software all’esercente (chiamato Erogatore della soluzione software), assicurandogli anche assistenza tecnica e operativa. Questi può coincidere con il produttore della soluzione software.

Il Produttore della soluzione software, preventivamente accreditato presso l’Agenzia delle Entrate, realizza la soluzione software in conformità alle specifiche tecniche del provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate, e la sottopone a “certificazione”[4]. Successivamente, il Produttore deve richiedere l’approvazione da parte dell’Agenzia delle Entrate sottoponendola alla Commissione per l’approvazione degli apparecchi misuratori fiscali.

L’Erogatore della soluzione software[5] (appresso: Erogatore):

• è il soggetto responsabile del corretto funzionamento e del rispetto dei vincoli della soluzione software nella sua interezza;
•  nel caso in cui la soluzione software sia utilizzata mediante le relative API, è il soggetto responsabile anche del corretto funzionamento delle componenti software esterne alla soluzione stessa, che richiamano le medesime API;
• deve preventivamente accreditarsi al sistema dell’Agenzia per poter interagire con quest’ultima sia in fase di trasmissione dei corrispettivi giornalieri sia in fase di chiamata (da parte dei sistemi dell’Agenzia) che di risposta per la fornitura dei dati di dettaglio (attività di controllo);
• supporta l’esercente nella comunicazione al sistema dell’Agenzia degli estremi identificativi che individuano univocamente l’installazione su un determinato dispositivo della componente software MF1 approvata;
• è responsabile della memorizzazione e della conservazione dei dati prodotti dai PEM gestiti.

Gli oggetti del processo: PEM e PEL

Gli “oggetti” che intervengono del processo sono il Punto di emissione (appresso richiamato PEM), che è l’infrastruttura informatica, hardware e software in possesso dell’esercente nella quale vengono immessi tutti i dati e generati i documenti commerciali , e il Punto di elaborazione (appresso richiamato PEL) che è la infrastruttura informatica, software e hardware, gestita dall’erogatore del servizio che svolge la funzione di raccolta dei dati dell’esercente e di dialogo bidirezionale con l’Agenzia delle Entrate, finalizzato alla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi.

Per fare una similitudine con l’attuale struttura, è come se il registratore telematico fosse stato scisso in due sezioni logiche: la prima è quella deputata alla immissione dei dati e alla generazione dei documenti commerciali (questo sarà gestito dal Punto di Emissione presso l’esercente e dal relativo software installato. MF1) mentre tutta la c.d. memoria fiscale e il software di comunicazione con l’Agenzia delle Entrate (MF2) sarà sostituito dalla organizzazione del Punto di Elaborazione, gestito e detenuto dall’erogatore del servizio, soggetto accreditato con SDI per la gestione dei canali di trasmissione e ricezione dei corrispettivi telematici.

Il punto di emissione – PEM

Viene definito come il dispositivo o il sistema su cui è installato il software che garantisce la registrazione in modalità sicura ed inalterabile dei dati fiscali dell’operazione da parte dell’Esercente e la conseguente emissione del documento commerciale, nel rispetto delle specifiche tecniche contenute nel provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate.

Per rendere operativo il PEM sono necessarie alcune attività per il suo censimento/identificazione e attivazione.  Poiché il PEM non dialoga mai direttamente con l’Agenzia delle Entrate, tale fase  deve essere ‘intermediata’ dal PEL, ed al termine dell’operazione il PEM risulterà attivato.  Successivamente il PEM viene messo IN SERVIZIO con apposita comunicazione da parte del PEL. Inoltre, il PEM può essere dismesso quando termina il suo ciclo di utilizzo e può assumere uno stato di FUORI SERVIZIO quando si presentano situazioni anomale rispetto al suo normale comportamento.

Installazione del PEM

L’Erogatore, dopo aver installato la componente software che gestisce il PEM, deve assegnare un Serial Number che ne identifica univocamente la licenza[6]. La soluzione software, utilizzando il valore del Serial Number individuato, deve generare il file di richiesta del  certificato impostandolo nel Common Name (CN) della CSR[7]. Inoltre, la soluzione software deve permettere l’export del file CSR per il successivo utilizzo.

Le successive fasi sono contraddistinte dalla generazione di specifici blocchi dati all’interno di un file in formato xml, chiamato di “Journal”, contraddistinti da una sigla che va da J₀ a J_n,.

Per rendere più sicura la gestione dei documenti commerciali prodotti da ciascun Punto di Emissione è stato creato un legame logico tra i vari documenti, sfruttando un algoritmo di hash[8] e la costruzione di catene di tali hash. La soluzione software deve prevederne il calcolo e la registrazione in un file di Journal, per ciascun Punto di Emissione gestito. In tale file devono essere riportati i dati del documento commerciale, gli hash dei documenti emessi nel corso della singola giornata, oltre al legame con il file di Journal precedente e con il file dei corrispettivi giornalieri del giorno precedente.

Richiesta del certificato del PEM

L’Esercente, mediante apposita funzionalità della soluzione gestionale, richiede il certificato PEM (tramite il PEL) e comunica i suoi dati, servendosi della CSR che la soluzione software ha prodotto al punto precedente.

Configurazione del Punto di Emissione

La messa in servizio avviene mediante utility della soluzione software (MF1) presente nel PEM che utilizza le informazioni presenti nel file di risposta relativo alla richiesta di certificato e genera un file che contiene il certificato del PEM e tutte le informazioni necessarie per l’apertura del file di Journal e la configurazione del PEM. Al termine di queste operazioni il PEM comunica il suo stato al PEL, che predispone la trasmissione dell’apposito tracciato XML verso l’Agenzia delle Entrate  per comunicare il nuovo stato “In servizio” del PEM mediante apposita utility interna nel software che gestisce il PEM, si serve delle informazioni contenute nel file ottenuto in risposta dall’operazione precedente e contenente anche il certificato rilasciato dal Sistema Agenzia per la Soluzione Software. Con tale operazione la soluzione software consolida la fase di configurazione del PEM e produce la creazione del blocco J₀ del file di Journal.

Attivazione del Punto di emissione

La soluzione software, utilizzando le informazioni che riceve in risposta insieme al certificato, deve anche generare un “blocco” di dati all’interno di un file in formato xml che contiene l’hash del blocco precedente, i dati identificativi dell’Esercente, ed altre informazioni previste dalle specifiche tecniche. L’inserimento del blocco di attivazione nel primo file di Journal, il completamento delle operazioni di configurazione e la comunicazione del nuovo stato “in servizio” ad AE rendono operativo il Punto di Emissione, che può emettere documenti commerciali.

Il PEM svolge tutte le funzioni dei registratori Telematici, quindi genererà i documenti commerciali di vendita, reso e annullo, sia in formato digitale che cartaceo, in conformità con le disposizioni regolamentari e le specifiche tecniche.

Attività del PEM

Una volta configurato e messo in servizio, il Punto di Emissione è pronto per operare e interagire con il corrispondente Punto di Elaborazione configurato. L’operatività del PEM prevede che vengano effettuate le seguenti attività:

• se non presenti, richiede i codici segreti ai fini della lotteria istantanea, che deve essere effettuata nel rispetto dei vincoli previsti dalle relative specifiche tecniche (Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 18.01.2023);
• effettua l’apertura di cassa, crea il file di Journal e recupera il codice valido ai fini della Lotteria istantanea; nel caso in cui tale codice non fosse disponibile tutti i documenti comunque prodotti dal PEM non potranno partecipare alla Lotteria istantanea;
• registra le singole operazioni di cessione/prestazione, comprensive delle informazioni relative al pagamento del corrispettivo;
• identifica il cambio di giornata in caso di chiusura di cassa oltre le ore 24 del giorno di apertura, per effettuare una corretta suddivisione dei documenti commerciali emessi in funzione della dataora di emissione. A tale scopo la soluzione software prevede la gestione, a carico del PEM, di un opportuno elemento che identifica un cambio di giornata all’interno del Journal;
• in corrispondenza della chiusura di cassa, che deve comunque essere effettuata entro 24 ore dall’apertura e comunque alle ore 00, chiude e firma il corrispondente file di Journal per trasferirlo al PEL, insieme a tutti i file XML delle singole operazioni registrate ancora non trasmesse;
• mantiene in memoria, per 48 ore dalla apertura cassa e comunque fino alla completa trasmissione dei dati prodotti dal PEM al PEL se successiva alle 48 ore, tutti i dati di dettaglio delle operazioni (incluso il file di journal), al fine di consentire una verifica in tempo reale e in loco dell’effettiva registrazione di un’operazione, nonché l’eventuale confronto con i medesimi dati acquisiti dal PEL;
• nel caso non riesca a connettersi al PEL e trasmettere allo stesso le informazioni previste oltre il tempo massimo, esegue il blocco delle attività di MF1; al ripristino delle condizioni ordinarie MF1 torna operativo e trasmette al PEL tutti i file XML delle singole operazioni registrate ancora non trasmesse, ed una comunicazione di Segnalazione di Assenza di Comunicazione tra PEM e PEL contenente le informazioni relative alla data-orario del documento commerciale più remoto non ancora trasmesso, il numero delle operazioni registrate in assenza di comunicazione prima del blocco del MF1, data-orario in cui si è verificato il blocco del MF1 ed infine data-orario di ripristino della comunicazione.

Il punto cassa

Ogni punto cassa deve essere collegato ad un singolo PEM. Un PEM può essere collegato a più punti cassa a condizione che:

• i punti cassa collegati al PEM siano tutti dislocati nel medesimo punto vendita (sede);
• un punto vendita abbia almeno un PEM;
• i punti cassa non abbiano una gestione autonoma ma seguano il comportamento del PEM.

I vantaggi per i commercianti

L’avere svincolato la gestione dei corrispettivi dal vecchio registratore di cassa, diventato poi registratore telematico, rappresenta un passo in avanti di indubbio valore.

La funzione dell’Erogatore del servizio di memorizzazione e conservazione dei dati renderà certamente più sicura la gestione dei dati, oggi residenti sulle memorie fiscali che, in caso di obsolescenza o dismissione dei relativi apparecchi su cui erano installate, avrebbe potuto generare non poche difficoltà di accesso e di lettura dei dati in esse contenute.  Probabilmente non sarà tutto rose e fiori perché occorrerà valutare il costo dei vari servizi; in pratica, un business verrà sostituito da un altro, e penso che gli operatori commerciali potranno fare ben poco per calmierare il mercato.

Un’altra importante utilità è rappresentata dalla integrazione dei dati delle transazioni bancarie con i corrispettivi telematici,  posto che questo nuovo sistema dovrà garantire, quale principale caratteristica, l’acquisizione delle informazioni provenienti dai sistemi di pagamento elettronico. A tal fine il PEM riceverà in input i dati contenuti nel documento commerciale comprensivi di quelli relativi alla modalità di pagamento. Tutto questo dovrebbe portare una migliore organizzazione ed estrapolazione dei dati delle transazioni bancarie anche al fine di una più rapida contabilizzazione, magari mediante esportazione di dati idoneamente strutturati. Il pieno vantaggio della innovazione si avrà quando sarà concentrato nel medesimo PEM sia il software per la emissione del documento commerciale che quello per la transazione bancaria.

E’ quindi logico aspettarsi che vi sia una progressiva dismissione degli attuali dispositivi, registratori telematici e POS; c’è anche il rischio di una obsolescenza tecnologica prematura, perché non c’è dubbio che avere un software installato su un qualunque dispositivo (anche mobile) piuttosto che un apparato specifico è molto più agevole.

La necessità di un’integrazione normativa con la fattura

Sarebbe auspicabile un’integrazione normativa e tecnica tra documento commerciale e fattura. Questa potrebbe essere anche una buona occasione per regolamentare in maniera più razionale e sicura la coesistenza tra documento commerciale e fattura elettronica.

L’articolo 22 del DPR 633/1972 prevede che per il commercio al minuto e per le attività assimilate “… L’emissione della fattura non è obbligatoria, se non è richiesta dal cliente non oltre il momento di effettuazione dell’operazione”.

L’applicazione di questa norma crea in effetti qualche difficoltà, considerato che la emissione della fattura contestualmente alla effettuazione della operazione potrebbe non essere agevole per i commercianti al minuto, la cui attività è sovente caratterizzata da una mole cospicua e contestuale di operazioni. D’altronde, qualora richiesta, la fattura potrebbe essere emessa/trasmessa nei termini ordinari previsti dall’articolo 21, comma 4, del DPR 633/1972, ossia entro 12 giorni dalla data di effettuazione della operazione, ma sull’argomento vi sono perplessità perché in questo caso il consumatore non sarebbe in grado di esibire – in caso di controllo immediatamente dopo l’acquisto – alcun documento attestante la effettuazione della operazione[9]. E’ anche vero che, in caso di pagamento elettronico, una prova indiretta della “operazione” sarebbe data dalla transazione bancaria, quindi la posizione dell’Agenzia delle Entrate, quanto meno limitatamente a questa ipotesi, potrebbe essere rivista.        

 La normativa sembra non consentire – salvo il caso di documento commerciale integrato come un DDT – la duplicità della emissione di tali documenti. Tuttavia è prassi che ad un documento commerciale possa far seguito la fattura elettronica, che tuttavia deve riportare gli estremi del documento commerciale emesso[10], come anche indicato nella FAQ dell’Agenzia delle Entrate n. 45 del 21 dicembre 2018[11]. Forse è giunto il momento che si faccia un pò di chiarezza sull’argomento, permettendo al software di generazione dei flussi telematici dei corrispettivi la piena integrazione con la fatturazione elettronica. Si potrebbe – per esempio – creare  un nuovo genere documento informatico, ossia un documento commerciale che si può “trasformare” in fattura elettronica nei medesimi termini oggi concessi a coloro che si avvalgono dei documenti di trasporto per la fatturazione  differita. Per realizzare ciò si dovrebbe creare un meccanismo che colleghi in maniera nativa e biunivoca i due documenti aventi – sia pure in maniera diversa – lo stesso valore fiscale, quanto meno relativamente alla certificazione dell’operazione per il cedente; ciò sarebbe realizzabile con la integrazione informatica delle procedure di emissione del documento commerciale e della fattura elettronica.

Note

[1] In effetti ciò è già possibile con l’utilizzo dell’app messa gratuitamente a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, ma tale metodo non è adeguato per chi emettere un numero rilevante e complesso di documenti commerciali.

[2] Oggetto di procedura d’informazione nel settore delle norme e delle regolamentazioni tecniche prevista dalla Direttiva (UE) 2015/1535 del Parlamento europeo e del Consiglio del 9 settembre 2015.

[3] È la Commissione istituita dall’articolo 5 del decreto del Ministro delle Finanze del 23 marzo 1983.

che ne determina le funzioni, la durata in carica e la composizione.

[4] Da parte del soggetto definito all’ art 1 punti 6.1.e. e 24.1.a del provvedimento dell’Agenzia delle entrate del 22.10.2002, cioè istituti universitari o del Consiglio nazionale delle ricerche (CNR) con specifiche competenze nel settore (o equipollenti in ambito europeo).

[5] Che deve “accreditarsi” preventivamente presso l’Agenzia delle Entrate

[6] Il valore del Serial Number deve essere composto da un elemento identificativo dell’Erogatore e seguito da un progressivo che identifica la singola installazione della soluzione nel PEM. La matricola di ciascun PEM è costituita da un gruppo di undici caratteri; I primi quattro caratteri possono essere alfabetici maiuscoli o numerici (base 36) e identificano l’Erogatore. Gli ultimi sei caratteri, alfabetici maiuscoli o numerici (base 36), costituiscono un progressivo con allineamento a destra e con riempimento di zeri a sinistra se il valore è costituito

da un numero di cifre inferiore a sei a valle della conversione in base 36. I due gruppi di dati sono divisi dal carattere “-“come separatore

[7] Il “certificate signing request” – CSR (richiesta di firma del certificato), in una infrastruttura a chiave pubblica (PKI), è una comunicazione inviata dal richiedente ad una Certificate Authority al fine di ottenere un certificato di identità digitale. Tale richiesta è di solito comprensiva di una chiave pubblica associata al certificato finale, dei dati identificativi del richiedente (es. il nome del dominio) e della protezione dell’integrità (es. firma digitale).

[8] La funzione di hash produce una sequenza di bit (o una stringa), detta digest, strettamente correlata con i dati in ingresso. La parola deriva dal verbo inglese to hash, ovvero sminuzzare, pasticciare, che designa originariamente una polpettina fatta di avanzi di carne e verdure; per estensione, indica un composto eterogeneo cui viene data una forma incerta: “To make a hash of something” vuol dire, infatti, creare confusione, o fare una cosa piuttosto male (fonte: Wikipedia). La caratteristica dell’hash applicato per esempio ad un file o ad una stringa di caratteri, è che variando un carattere del file o della stringa, si produce un valore di hash diverso, per cui è possibile verificare che il dato non abbia subito alcuna modifica dopo la creazione dell’hash.

[9] Si ricorda che l’Amministrazione finanziaria ha già precisato da tempo (si veda la circolare ministeriale n. 97 del 4 aprile 1997) che:

a) avendo la fattura di cui all’articolo 21, comma 1, del decreto IVA funzione sostitutiva dei due documenti fiscali richiamati (scontrino oppure ricevuta fiscale) nei casi in cui ne è prescritta l’emissione, «è escluso il rilascio dello scontrino o della ricevuta fiscale solo nell’ipotesi in cui per la stessa operazione venga rilasciata la fattura ordinaria contestualmente alla consegna del bene o all’ultimazione della prestazione. Ciò nella considerazione che qualora non si desse luogo all’emissione contestuale della fattura, verrebbe meno qualsiasi possibilità di controllo immediato in ordine soprattutto alle operazioni poste in essere dai soggetti di cui all’art. 22 del D.P.R. n. 633/1972»;

b) «l’operatore economico che intende avvalersi della fatturazione differita potrà utilizzare, in luogo del documento di trasporto o degli altri documenti similari innanzi menzionati, sia lo scontrino fiscale integrato che la ricevuta fiscale integrata.

[10] Vedi https://www.agendadigitale.eu/documenti/esperto-risponde/documento-commerciale-e-fattura-per-la-stessa-operazione-cosa-fare/

[11] L’attuale sistema non è sicuro perché suscettibile di errori, posto che l’immissione dei dati del documento commerciale emesso nella fattura elettronica è manuale, e che non è detto che l’Agenzia delle Entrate riesca sempre ad interpretare correttamente i dati inseriti nei campi “adattati” nella fattura elettronica.