Corrispettivi elettronici e relazione di conformità del revisore legale, le regole

Un aspetto utile da approfondire per gli esercenti, relativamente alla disciplina sullo scontrino elettronico, riguarda la relazione di conformità sul processo aziendale per la gestione dei corrispettivi telematici. Vediamo cosa prevedono le norme, considerando anche il documento pubblicato sul tema dall’organizzazione Assorevi.

Cosa dice la normativa

L’articolo 2, comma 1 del D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127, come modificato dall’art. 17 del Decreto Legge n. 119/2018, stabilisce che “A decorrere dal primo gennaio 2020 i soggetti che effettuano le operazioni di cui all‘articolo 22 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, memorizzano elettronicamente e trasmettono telematicamente all’Agenzia delle entrate i dati relativi ai corrispettivi giornalieri. La memorizzazione elettronica e la connessa trasmissione dei dati dei corrispettivi sostituiscono gli obblighi di registrazione di cui all’articolo 24, primo comma, del suddetto decreto n. 633 del 1972. Le disposizioni di cui ai periodi precedenti si applicano a decorrere dal primo luglio 2019 ai soggetti con un volume d’affari superiore a 400.000 euro. Per il periodo d’imposta 2019 restano valide le opzioni per la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi esercitate entro il 31 dicembre 2018. Con decreto del Ministro dell’economia e delle finanze, possono essere previsti specifici esoneri dagli adempimenti di cui al presente comma in ragione della tipologia di attività esercitata”. In sintesi:

• i contribuenti che nel 2018 hanno conseguito un volume d’affari superiore a 400.000 euro sono obbligati alla gestione dei corrispettivi elettronici, ovvero alla memorizzazione elettronica e trasmissione telematica, in via anticipata a partire dal 1° luglio 2019,
• mentre l’obbligo “diffuso” a carico di tutti i contribuenti di cui all’art. 22 del D.P.R. n. 633/1972 decorre a partire dal primo gennaio 2020.

Come adempiere agli obblighi

L’obbligo può essere adempiuto tramite l’utilizzo di un registratore telematico, oppure, in osservanza di quanto disposto dal D.L. 30 aprile 2019, n. 34 (c.d. “Decreto Crescita”), e dei chiarimenti forniti dall’Agenzia con circolare 15/E del 29 giugno 2019, avvalendosi di una procedura transitoria. Gli esercenti che operano con più punti cassa^[1] per singolo punto vendita^[2] e che effettuano la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi dei singoli punti cassa mediante un unico RT o un Server-RT^[3] devono:

• far certificare annualmente il proprio bilancio di esercizio
• e dotarsi di un processo di controllo , che deve essere coerente, laddove previsto, con il sistema di controllo interno adottato in base al “Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo” del decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231.

La conformità del processo di controllo con i processi amministrativi e contabili deve essere certificata da un soggetto regolarmente iscritto nel Registro dei revisori legali. In mancanza di riferimenti, l’Associazione Italiana Revisori Contabili (Assirevi) nel Documento di Ricerca n. 228 ha definito delle linee guida che il revisore legale dovrebbe seguire per lo svolgimento del suddetto incarico finalizzato al rilascio della relazione di conformità sul processo aziendale di cui deve dotarsi l’esercente che effettui la memorizzazione elettronica e la trasmissione in via telematica dei dati dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate.

Il documento di Assirevi

Il documento di Assirevi offre spunti interessanti non solo per il revisore incaricato, ma anche per chi dovrà configurare e documentare i processi. La configurazione dei processi amministrativo/contabili e dei sistemi informatici coinvolti nella memorizzazione e trasmissione telematica dei dati, pur nel rispetto delle linee guida dettate dalle specifiche tecniche, dipende innanzitutto dalle scelte degli amministratori che dovranno adeguatamente descriverla in un documento che rappresenterà il presupposto per la definizione della natura e dell’estensione delle procedure di verifica. Il revisore incaricato non sarà comunque chiamato ad esprimere un giudizio sull’efficacia operativa di detti processi ma solo sulla loro conformità. Le attività del revisore non includeranno nemmeno verifiche relative alla modalità di conservazione elettronica della documentazione a supporto dei processi. Gli amministratori della società dovranno quindi predisporre il documento contenente una descrizione:

• dei processi amministrativi e contabili e dei sistemi informatici coinvolti nella memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi;
• dei controlli, automatici e manuali, a supporto dei processi e sistemi di cui al precedente;
• la dichiarazione in merito alla conformità dei processi e dei controlli descritti a quanto richiesto dalle specifiche tecniche.

Con riferimento alle modalità di svolgimento delle attività di revisione, nonché alla specifica relazione, Assirevi ritiene poi che l’incarico in oggetto debba essere inquadrato nell’ambito generale di quanto previsto dal principio International Standards on Assurance Engagements – Assurance Engagements other than Audits or Reviews of Historical Information (“ISAE 3000 revised”). Tale principio individua anche l’estensione delle procedure di verifica: l’obiettivo dell’incarico può essere limitato ad un solo punto vendita (se vi sono più punti vendita), selezionato casualmente dal revisore, nell’ambito di ciascun gruppo di punti vendita che adottino la medesima configurazione dei sistemi. Conseguentemente, i risultati delle verifiche non potranno essere estesi all’universo dei punti vendita.

Considerata la formulazione letterale dell’obbligo di eseguire le verifiche di conformità dei processi amministrativi/contabili e dei sistemi informatici, Assirevi ritiene che l’obiettivo dell’incarico sia quello di fornire una reasonable assurance sul fatto che, in tutti gli aspetti significativi:

• il documento redatto dagli amministratori descriva correttamente i processi amministrativi e contabili ed i sistemi informatici della Società relativi al punto di vendita selezionato coinvolti nella memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi alla data di riferimento;
• la configurazione dei suddetti processi amministrativi e contabili e dei sistemi informatici descritti nel documento redatto dagli amministratori, alla data di riferimento sia conforme alle Specifiche tecniche;
• i processi amministrativi e contabili, i sistemi informatici ed i relativi controlli, così come configurati, siano stati messi in atto presso il punto di vendita selezionato dal revisore alla data di riferimento.

Nell’ipotesi che l’esercente decida di sottoporre a verifica un solo punto vendita, il revisore incaricato svolgerà le procedure ritenute sufficienti per verificare se i processi ed i relativi controlli, così come descritti nel documento redatto dagli amministratori, sono in atto presso uno specifico punto vendita selezionato da lui stesso. Poiché la verifica non ha la finalità di misurare l’efficacia operativa dei processi, il revisore incaricato formulerà le proprie conclusioni con riferimento ad una data specificata, senza estenderle a un determinato periodo o esercizio sociale e dovrà specificarlo nella propria relazione.

Le procedure per la verifica di conformità

Assirevi, nel citato documento di ricerca, suggerisce infine alcune procedure che potrebbero essere svolte per le verifiche di conformità dei processi amministrativi e contabili e dei sistemi informatici coinvolti nella memorizzazione e trasmissione dei dati dei corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate.

Processi amministrativi e contabili

Descrizione del processo di controllo interno

• • Ottenere dall’esercente la dichiarazione degli amministratori in merito alla conformità dei processi e dei controlli previsti dalle Specifiche tecniche per la memorizzazione e trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri di cui all’art. 2, comma 1, del Decreto Legislativo 5 agosto 2015, n. 127 emanate dall’Agenzia delle Entrate nella versione più aggiornata disponibile;
  • Verificare che il processo di controllo interno adottato dall’esercente sia adeguatamente descritto e documentato nelle sue diverse fasi.

Chiusura di fine giornata del punto vendita

• • Ottenere il report finanziario di giornata del punto vendita, dettagliato per:
    • • punti cassa/cassiere
      • totale dei corrispettivi e
      • totale incassato per tipologia di pagamento

Riconciliare gli importi totalizzati nel report finanziario di giornata con i totali dei rapporti dei singoli punti cassa (incassato) e con quanto ricevuto dal Server RT (corrispettivi).

• • Ottenere il report di dettaglio di quadratura.
  • In presenza di differenze/eccezioni verificare la documentazione a supporto delle riconciliazioni effettuate.
  • Qualora non siano presenti differenze/eccezioni nell’ambito della chiusura giornaliera oggetto di verifica, ottenere, con riferimento a un’altra chiusura giornaliera, una circostanza in cui siano presenti differenze/eccezioni e verificarne la relativa riconciliazione nonché la documentazione a supporto della stessa.

Chiusura giornaliera della singola cassa

• • Verifica, per tutte le casse del punto vendita, che a ogni documento di vendita (“battuto”) corrisponda un incasso nelle sue diverse forme: contanti, carte di credito, bancomat, carte prepagate, altre forme di pagamento) attraverso:
    • Ottenimento, ove applicabile, del report, riconducibile all’addetto che effettua la chiusura dell’attività di cassa e, ove richiesta, la firma di altro soggetto incaricato del controllo della corretta esecuzione delle attività di chiusura di cassa;
    • verifica della quadratura tra il totale “battuto” e quanto risulta incassato, nelle diverse forme di pagamento;
    • ottenimento dell’evidenza dell’importo versato in contanti (busta prelievo firmata) conteggiato dal cassiere con quanto riportato nel report di cassa;
    • (ove applicabile) verifica della quadratura tra quanto riportato nel report di cassa per le forme di pagamento diverse dal contante (bancomat, carte di credito, buoni pasto e altre forme di pagamento) con i relativi giustificativi conservati dal cassiere.

Sistemi informatici

Per il punto vendita selezionato:

• • Verificare l’esistenza di almeno un “punto di raccolta” (Registratore Telematico o Server RT), collegato ai singoli “punti cassa”, per ogni “punto vendita” su cui è stata esercitata l’opzione (posizionato nel punto vendita o centralizzato).
  • Verificare che, in alternativa:
    • Il “punto di raccolta” è un “Registratore Telematico” certificato.
    • Il “punto di raccolta” è un server di consolidamento adattato a “Registratore Telematico” (Server-RT), con conseguente certificazione da parte di un ente accreditato.
    • Il “punto di raccolta” è un server di consolidamento collegato ad un “Registratore Telematico” certificato.
• In caso di presenza di un Server-RT, verificare che contenga o sia collegato ad un “modulo fiscale” identificato in maniera univoca da un “numero di matricola” come da Specifiche tecniche, in cui il terzo carattere è valorizzato con la lettera “S”.
• Verificare che il numero di matricola di ogni punto cassa sia univoco e costituito da un gruppo di 8 caratteri così composti: i primi quattro alfanumerici identificano il punto vendita; i successivi quattro caratteri numerici identificano il punto cassa presente nel punto vendita.
• Verificare l’esistenza di un processo che assegni e in modo univoco le matricole da parte dell’esercente.
• Verificare che i punti cassa siano registrati sul Server-RT, e che esista un processo che ne aggiorni la registrazione tramite operazioni automatiche o manuali.
• Verificare che i singoli punti cassa siano connessi direttamente o tramite il server di consolidamento presente nel punto vendita al RT.
• Verificare che il protocollo di scambio dati tra i singoli punti cassa e l’RT/ Server-RT utilizzi un protocollo che garantisca un elevato livello di inalterabilità e confidenzialità dei dati scambiati (ad esempio usando una Trusted VPN, una MPLS di livello 3, IPSec o il protocollo TLS).
• Verificare che sia il Server-RT che ogni punto cassa ad esso collegato abbia applicato il QR Code.
• Verificare l’esistenza di idonei allarmi nel caso di errori di trasmissione dei dati dei documenti tra i singoli punti cassa e il Server-RT e una conseguente tempestiva attivazione di un processo risolutivo.
• Verificare che le modifiche ai software o ai firmware dei Registratori Telematici, dei server di consolidamento o dei moduli Fiscali siano autorizzate, testate e documentate.
• Verificare che gli incidenti/guasti siano gestiti in modo appropriato coerentemente con quanto previsto dalle Specifiche tecniche, registrati, risolti, investigati e comunicati all’Agenzia delle Entrate.
• Verificare che la modalità DEMO dei Registratori Telematici sia opportunamente segregata dall’ambiente produttivo effettivo.

Il citato DdR 228 – La relazione della società di revisione indipendente sulla verifica di conformità dei processi amministrativi e contabili e dei sistemi informatici coinvolti nella memorizzazione e trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate è disponibile on line.

Si ringrazia Meli e associati.

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Note

1. Per “punto cassa” si intende un sistema collocato nel punto di incasso dei corrispettivi, composto da hardware e software per la gestione delle vendite in grado si trasmettere i dati riferiti ai documenti generati (documenti commerciali o fatture) al server RT. ↑
2. Per “punto vendita” si intende l’unità locale identificata mediante:il numero di Repertorio Economico Amministrativo (REA) attribuito dalla Camera di Commercio;il numero d’ordine attribuito alla sede dalla Camera di Commercio, nell’ambito del Repertorio Economico Amministrativo;l’indicativo del comune, della provincia e dell’indirizzo. ↑
3. Punto in cui vengono raccolti i corrispettivi e costituisce lo strumento che sigilla i file e li invia al sistema AE ↑