Dematerializzazione e gestione informatica dei documenti possono essere colti da professionisti e imprese come opportunità, al di là del mero adempimento agli obblighi normativi. Armonizzazione e semplificazione attraverso l’adozione di soluzioni tecnologiche sono gli obiettivi da prefiggersi nell’affrontare la trasformazione digitale, ridisegnando i processi aziendali, permettendo ai soggetti di rimanere competitivi sul mercato e di migliorare i rapporti con clienti, fornitori e tutti gli altri stakeholder aziendali come dipendenti, reti di vendita e partner.
Le quattro sfide digitali delle imprese
Quattro sono i temi digitali che rappresentano vere sfide per le imprese oggi. In primis la reale dematerializzazione dei documenti, così come previsto dal Codice dell’amministrazione digitale, una pietra miliare di questo periodo. La procedura prevede la conservazione digitale a norma dei documenti nativi digitali e la trasformazione in documenti digitali di copie cartacee e porta numerosi vantaggi, soprattutto in termini di risparmio di tempi, risorse e accesso alle informazioni. Anche il corretto e sicuro uso della Posta Elettronica Certificata (PEC), spesso sottovalutata, è fondamentale: ancora oggi non si è data a tale strumento la giusta importanza, cosa necessaria poiché la PEC è uno standard di comunicazione normato e sempre più utilizzato non solo nei rapporti tra aziende e PA, ma anche tra aziende private. Altri due importanti strumenti e fattori abilitanti sono le firme digitali e la fattura elettronica con le sue evoluzioni.
Questi quattro argomenti e la loro armonizzazione d’uso nell’organizzazione aziendale, rappresentano per le aziende una grande sfida, per creare efficienza. Oltre a ciò, le aziende devono affrontare ulteriori sfide particolarmente rilevanti: la costruzione di relazioni personalizzate e di valore con i propri stakeholder e la gestione efficiente e sicura delle informazioni e delle comunicazioni. Elementi che la digitalizzazione aiuta a fronteggiare.
Da obbligo a opportunità: la fatturazione elettronica
Senza un obbligo di legge però abbiamo visto come sia difficile, per una naturale resistenza al cambiamento, vedere tali strumenti innovativi come una reale opportunità. Come azienda, noi di Gruppo CMT portiamo spesso tra i nostri clienti ed anche tra gli associati di Confindustria la questione, per far capire agli imprenditori che l’informatica non deve essere considerata un costo per le aziende, non deve essere messa nel budget dei costi ma in quello delle utilità, per ottimizzare i processi e le risorse, ovvero per crescere.
Nel momento in cui l’obbligo di legge impone l’utilizzo di una tecnologia invece, ecco che si apre un mercato. È quanto accaduto con l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica B2B: dopo un’iniziale diffidenza sullo strumento, visto come un “pensiero ed un costo in più”, oggi le aziende si stanno rendendo conto che da questo obbligo è possibile trarre un’opportunità. Questo pensiero è fondamentale per la crescita del digitale. Con la fatturazione elettronica infatti ora siamo “costretti” ad emettere e ricevere documenti in un formato di dati strutturati, siamo “obbligati” ad aggiornare le nostre anagrafiche in maniera precisa e puntuale, siamo anche “costretti” a gestire la firma digitale. Tutti questi obblighi però, se ci pensiamo bene, sono in realtà tutti fattori che abilitano la svolta digitale dei processi aziendali.
L’esempio della fatturazione elettronica è indicativo: sta introducendo in modo dirompente un nuovo punto di vista ed un nuovo approccio nei confronti della gestione dei documenti e soprattutto dei dati, nuovo approccio che crea sempre più opportunità di ridisegnare i processi documentali nell’organizzazione. A ogni documento corrisponde un processo e dietro ad ogni processo c’è uno degli interlocutori con i quali l’azienda ha instaurato un rapporto. Migliorare il processo significa aumentare il valore che l’impresa esprime nei confronti dei mercati in cui opera e degli stakeholder con cui interagisce.
L’adozione del formato XML per il ciclo dell’ordine digitale
La normativa sta permettendo pian piano a tutte le tecnologie di armonizzarsi. Le aziende grandi e strutturate stanno lavorando da tanti anni su questo fronte, provvedendo a soluzioni digitali per la gestione di ordini, contratti, DDT, pagamenti e altri adempimenti. Ma finché queste soluzioni saranno difficili da utilizzare e non avranno un costo sostenibile, rimarranno una prerogativa delle grandi, non prendendo piede nell’ambito delle PMI. Dal nostro punto di vista invece sono soprattutto le PMI che oggi devono essere in grado di servirsi delle risorse informatiche per migliorare la propria competitività.
Partendo dal presupposto che oggi tutte le aziende sono state costrette a usare un formato di dati strutturato standard in Italia e presto in Europa per tutte le loro fatture, abbiamo pensato a un ciclo dell’ordine che armonizza tutti i documenti a monte della fattura fornitori utilizzando appunto il formato strutturato XML. Con lo stesso formato quindi si può creare un ordine di acquisto, una bolla di consegna, un benestare a fatturare firmarli digitalmente ed inviarli via PEC e, grazie al formato di dati strutturato, è possibile effettuare controlli e riconciliazioni tra tutti questi documenti in modo automatico e preciso. Il ciclo dell’ordine quindi, per come lo immaginiamo in Gruppo CMT, oggi rappresenta la vera sfida per le imprese italiane, in modo particolare per le imprese di piccole e medie dimensioni che rappresentano il vero motore produttivo dell’Italia e necessitano quindi di soluzioni informatiche snelle, scalabili, facilmente implementabili e con un approccio di tipo “Value for Money” ovvero con un alto rapporto qualità, efficienza e prezzo. Grazie all’introduzione della fatturazione elettronica e mediante l’uso del metalinguaggio XML, anche le PMI potranno affrontare e confrontarsi con una gestione modulabile delle informazioni.
I consigli per le PMI
I nostri consigli per le PMI affinché abbraccino la dematerializzazione, sono di adottare una tecnologia scalabile, modulare nell’attivazione dei diversi livelli di servizio e facilmente integrabile con sistemi già presenti, meglio se con un approccio Platform in Saas, oltre a trattare il più possibile dati strutturati invece che documenti. L’introduzione della fatturazione elettronica ha trasformato il documento multiformato (PDF, Word, Excel, PCL) in dati strutturati in formato XML. L’adozione di dati strutturati permette di alleggerire la gestione documentale, rendere più sicura e veloce la trasmissione di informazioni tra le parti e isolare le informazioni per costruire dashboard di analisi
strategiche per il business e verticali per ogni livello del processo. Si pensi per esempio all’utilizzo dei dati strutturati nell’XML delle fatture elettroniche per l’analisi del credito, della solvibilità dei clienti, per l’armonizzazione dei pagamenti oppure la gestione di dati strutturati dei contratti per l’analisi dei clienti o dei fornitori, dei dati strutturati nelle DDT o dei benestare e fatturare per l’analisi qualitativa delle forniture e dell’affidabilità e precisione dei fornitori nella consegna della merce o nella qualità dei prodotti.
Ancora una volta, si consiglia di puntare alla dematerializzazione sfruttando la normativa in materia, per rendere digitali il più alto numero di tipologie documentali, introducendo servizi di conservazione digitale, iter approvativi digitali e vari tipi di firme elettroniche. Utile anche dotarsi di soluzioni tecnologiche integrate, in grado di gestire la transizione, in altre parole di governare allo stesso tempo il documento multiformato e gli XML.
Per realizzare tutto ciò, lo ribadiamo, è necessario un vero cambiamento culturale all’interno di un’azienda. Per questo motivo il consiglio è quello di affidarsi a fornitori di tecnologia che sappiano coniugare tecnologia semplice, un percorso di analisi e di consulenza sui processi e un’adeguata formazione sia al management e agli imprenditori che agli utilizzatori finali con un approccio che qui in Gruppo CMT chiamiamo “Human&Technology”.
L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner CM Trading S.r.l.
