DOMANDA
In relazione all’articolo molto interessante del 14 febbraio scorso dal titolo “Dichiarazioni fiscali online: la guida per evitare problemi”, vorrei porre una domanda al collega De Benedictis sul tema della Conservazione Digitale.
Il nostro studio professionale intende procedere ad archiviare con la conservazione sostitutiva a norma tutti i dichiarativi inviati all’AdE quale intermediario telematico e, a tal proposito, ha già preso contatti ed informazioni dalla propria software house.
Se dal punto di vista della copia dei dichiarativi archiviata in digitale da parte dell’intermediario non abbiamo particolari dubbi, ci si chiede invece se sia possibile evitare di stampare in cartaceo la relativa documentazione originale destinata al cliente e, quindi: l’impegno alla trasmissione e l’esemplare originale della dichiarazione con relativa ricevuta di presentazione all’AdE.
(N.B.: stiamo parlando di clienti che non adottano la conservazione digitale a norma dei dichiarativi.)
La casa software ci ha riferito che è possibile consegnare via mail (leggi: non semplice mail ma pec, a nostro parere!) il file con la dichiarazione come generata dal software con apposizione di una firma massiva scansionata precaricata (idem per l’impegno alla trasmissione). Poi sarà il cliente a stampare il dichiarativo ed a firmarlo a sua cura negli appositi campi di sua competenza. Abbiamo però trovato pareri contrari alla validità di apporre da parte dell’intermediario qualsiasi tipo di firma massiva precaricata. E’ vero?
E se l’intermediario apponesse una firma elettronica avanzata o digitale sul file che poi invia via mail al cliente cambierebbe qualcosa?
Insomma: è possibile evitare di stampare l’esemplare originale cartaceo del dichiarativo (ovvero dell’impegno) da consegnare al cliente? Se si, seguendo quali modalità?
Grazie mille per la preziosa attenzione e resto ovviamente a disposizione telefonica per ogni comunicazione o chiarimento.
Annalisa Compagno
RISPOSTA
Come indicato nell’articolo al quale Lei fa riferimento, la conservazione a norma dei files trasmessi all’ADE con la firma Entratel, assolve l’obbligo di legge per quanto riguarda gli adempimenti a carico dell’intermediario.
L’impegno alla trasmissione, che deve essere consegnato al cliente, può essere predisposto digitalmente, sottoscritto digitalmente dal professionista e dal cliente per ricevuta, sempre con firma digitale, prestando attenzione ai vincoli di temporali e di sequenza nella apposizione delle firme, che richiedono che un file con firma grafometrica (quindi, in formato pdf, Pades) possa accogliere una seconda firma grafometrica, ma un file firmato con firma digitale Cades (ossia con estensione p7m) non possa essere successivamente firmato in Pades (ossia con estensione pdf). La consegna del documento informatico può avvenire solo mediante un supporto informatico o con trasmissione per posta elettronica.
In alternativa, se si dovesse optare per la soluzione analogica, l’impegno alla trasmissione dovrebbe essere stampato, sottoscritto manualmente dal professionista e dal cliente in duplice originale, e poi potrebbe essere digitalizzato e mandato in conservazione, considerandolo originale non unico in quanto soggetto all’obbligo di emissione in duplice esemplare e a conservazione per almeno un soggetto.
Non posso esimermi dal considerare che la vita “logica” dell’impegno alla trasmissione dovrebbe esaurirsi con la trasmissione della dichiarazione. Infatti l’unica ipotesi (che definirei patologica) in cui l’impegno, sottoscritto per ricevuta dal cliente, potrebbe assumere rilevanza pratica sarebbe quella in cui il contribuente dovesse contestare il conferimento della delega alla presentazione della dichiarazione, e in questo caso, salvo che il contribuente non abbia comunque provveduto autonomamente, non saprei quanto potrebbe convenirgli autodenunciarsi per la omissione. Occorre anche considerare che l’impegno alla trasmissione è un documento rilevante, nei casi di trasmissione di dichiarazione predisposta dal contribuente, quando la consegna della dichiarazione all’intermediario avviene successivamente al termine previsto per la presentazione in via telematica, in quanto i trenta giorni previsti come termine ultimo per la trasmissione decorrono dalla data di consegna da parte del contribuente all’intermediario (art.3, comma 7-ter, DPR 322/1998).
Il rilascio al contribuente della dichiarazione e della ricevuta di presentazione, previsto dall’articolo 3, comma 6, ultimo periodo, DPR 322/1998, può avvenire in forma libera, ma se Lei ritenesse opportuno conservare prova dell’avvenuta consegna ovviamente la pec potrebbe rivelarsi uno strumento utile.
Non vedo controindicazioni a che l’intermediario apponga la sua firma elettronica, anche in maniera massiva, su ciascuna dichiarazione da consegnare ai clienti, ma in tal caso i clienti sono vincolati a mantenere il documento informatico ricevuto in formato elettronico, atteso che la sua eventuale materializzazione (cioè la stampa) priverebbe di valore giuridico la firma da Lei apposta. Le procedure da adottare per mantenere in formato digitale la dichiarazione (copia del cliente) sono differenti a seconda che il cliente sia dotato o meno di un dispositivo di firma elettronica.
Queste le ipotesi per mantenere il documento in formato digitale.
- Cliente provvisto di dispositivo di firma:
Intermediario firma cades-pdf, contribuente firma cades-pdf o pades-p7m
Intermediario firma pades-p7m, contribuente firma pades-p7m
- Cliente sprovvisto di dispositivo di firma:
Intermediario firma cades-pdf, contribuente firma grafometrica (fea).
Il documento informatico dovrebbe essere conservato a norma, e spesso il cliente non è in grado di far questo, quindi, nella ipotesi in cui Lei volesse farsi carico anche di questo onere, potrebbe farsi delegare a ciò.
Ovviamente sono in corso di diffusione prodotti che consentono la apposizione di firma da dispositivi mobili (telefoni, tablet, smart phones) e questo cambierà molti scenari, qui non trattati.
Le suggerisco di tenere presente che le firme elettroniche devono essere emesse coerentemente con la data indicata nei documenti, altrimenti potrebbe verificarsi che l’impegno sia stato assunto nel giorno x e la firma elettronica apposta nel giorno x+n, e ciò potrebbe aprire un fronte sanzionatorio assurdo ma potenzialmente concreto.
Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu
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