“Digital integration” è una di quelle espressioni tanto di moda da essere, a volte, svuotata di un senso concreto. In ambito di corporate governance indica la capacità, per un’organizzazione, di gestire dati e processi digitali in maniera altamente coordinata tra le diverse funzioni aziendali. Obiettivo desiderabile, certo, ma anche velleitario se non ci si attaccano dei “come” e dei “quando”. Un numero sempre più nutrito di osservatori sta notando che le direzioni legali (ossia i team di legali interni) delle aziende avranno un ruolo fondamentale in questo trend. Vediamo la situazione.
I dati del trend
Di recente, lo ha ribadito un report di Gartner da cui vale la pena partire sia perché, come recita il titolo, fa previsioni sul 2020 (Gartner Predicts 2020: Corporate Legal and Compliance Technology) sia perché cerca di disegnare delle traiettorie fino al 2023. Il Report Gartner propone una serie di conclusioni, raccomandazioni e previsioni. Selezioniamone alcune: le direzioni legali devono fare un salto di qualità digitale perché, in una business community sempre più interconnessa, gli accordi di partnership sono sempre più numerosi e complessi e devono trovare delle formulazioni precise e puntuali. Le direzioni legali devono trovare un modo di automatizzare la risposta e gli adattamenti ai sempre più numerosi aggiornamenti dei regolamenti sulla privacy, perché a breve sarà praticamente impossibile (o eccessivamente oneroso) gestirli manualmente. Da qui al 2023, le aziende aumenteranno del 50% la spesa in tecnologie per la gestione del rischio derivante da terze parti (due diligence iniziale e poi monitoring continuo).
Tre ambiti fondamentali, quindi – contrattualistica, privacy, supply chain – che vedono la direzione legale al centro dei processi di digitalizzazione. E, significativamente, in un doppio ruolo. Da un lato uno tutto interno alla direzione legale stessa, per l’”efficientamento” digitale delle proprie funzioni. Dall’altro un ruolo proiettato all’esterno, verso le altre divisioni aziendali, di supporto e guida per il loro efficientamento digitale. Ecco qui, finalmente concretizzata, la digital integration. La direzione legale può (deve?) diventare una delle “cabine di regia” della digitalizzazione armonica e appunto integrata dell’azienda, con l’obiettivo di rendere i processi più efficienti, sempre aggiornati, e rispettosi dei più alti standard di compliance – al punto da passare dall’accezione velatamente “difensiva” di questo termine a quella molto più proattiva di “sostenibilità”. Sulla base della nostra esperienza, e sui diversi contenuti e testimonianze che stiamo raccogliendo nell’ambito della nostra iniziativa La Direzione Legale Sostenibile, vorremmo fare tre esempi particolari di digital integration che possono essere guidati dalla direzione legale, o che la devono quanto meno vedere protagonista.
La gestione documentale digitale
Per le aziende, la scelta di essere il più possibile “paperless” è quattro volte sostenibile: ci sono due temi evidenti – ambientale (meno consumo di carta e altre risorse) ed economico (relativo al minore consumo di risorse). Altri due lo sono meno, ma non per questo difettano di importanza – il tema dell’efficienza di un workflow reso immateriale con criterio, e quello della maggiore sicurezza e trasparenza di una gestione documentale digitale. Su quest’ultimo tema, fondamentale, la direzione legale può (di nuovo, deve) assumere una posizione di leadership per tutta l’azienda.
In questo caso, digital integration significa dettare degli standard coordinati con cui tutta l’azienda – dal CdA al singolo impiegato, passando per le diverse funzioni aziendali – crea, trasmette, riceve, modifica, conserva e accede alla documentazione ufficiale. Questi standard non possono essere pienamente soddisfacenti se la direzione legale non ha un forte ruolo di supervisione sulla base della propria expertise in temi come data security e privacy.
La gestione del rischio derivante da terze parti
Un tema specificatamente menzionato dal Report di Gartner, e che vale la pena approfondire. La direzione legale può essere la “cabina di regia” per digitalizzare la gestione della supply chain, e in particolare per minimizzare – attraverso una due diligence articolata e continua – il grave rischio reputazionale derivante dall’associazione con terze parti (fornitori di vario genere) sia nel momento dell’avvio del rapporto sia nel suo proseguimento.
In questo senso, come si accennava sopra, la direzione legale mostra in tutta evidenza il suo doppio ruolo di funzione aziendale che gestisce singolarmente processi delicati, e di unità che deve supportare le altre funzioni aziendali nella gestione di processi simili. Il legal procurement (acquisto di servizi legali) digitale, da affrontare con le proprie specificità (ne abbiamo già parlato proprio in un pezzo pubblicato su Agenda Digitale), è infatti una delle aree potenzialmente a rischio che può essere “disinnescata” (ed anzi trasformata in un case study di sostenibilità) grazie alla digitalizzazione. Sulla scorta di questo esempio, la direzione legale dovrà assistere le altre funzioni nel setup di sistemi di acquisto digitali con caratteristiche proprie che permettano di assicurare efficienza, apertura e concorrenza, tracciabilità e trasparenza nella scelta dei fornitori.
Il whistleblowing
Il whistleblowing – cioè la denuncia di illeciti – è un’opzione tanto sacrosanta quanto complessa da esercitare per i dipendenti di organizzazioni, private e pubbliche. La sola esistenza di un “servizio” di whistleblowing qualifica un’impresa per la propria volontà di essere trasparente, ed è naturale che i legali in-house giochino un ruolo cruciale nella gestione opportuna delle segnalazioni. La digitalizzazione del whistleblowing può fare la differenza in termini di anonimità delle denunce, riservatezza del loro trattamento, circostanzialità dei loro contenuti. I provider di servizi di whistleblowing digitale sono in costante crescita: sta alla direzione legale decidere a quali affidarsi (o se internalizzare in qualche modo il servizio), di nuovo integrando degli standard che valgano per tutta l’azienda.
