Con la programmazione strategica per il decennio digitale europeo e gli obiettivi per il 2030, l’Europa ha lanciato a tutti gli stati membri una sfida ambiziosa. “L’Europa mira a dare maggior forza alle imprese e ai cittadini in un futuro digitale incentrato sulla persona, sostenibile e più prospero”. Queste sono infatti le parole con cui la Commissione Europea ha presentato le strategie per il prossimo decennio e gli obiettivi per il 2030, definendo una “bussola digitale” concepita attorno a quattro punti cardinali: cittadini dotati di competenze digitali e professionisti altamente qualificati nel settore digitale, infrastrutture digitali sostenibili, sicure e performanti, trasformazione digitale delle imprese, digitalizzazione dei servizi pubblici.
L’obiettivo è quindi quello di creare un sistema europeo sostenibile attraverso la digitalizzazione e la strada da percorrere è quella di guardare alle tecnologie digitali e all’innovazione dei processi come a uno strumento per lo sviluppo economico, sociale e sostenibile.
PEC, è tempo di migrazione: cosa cambia per imprese e utenti
Dunque la Commissione ha accelerato i lavori di produzione delle direttive utili ad innovare gli strumenti per la digitalizzazione ad oggi esistenti nei vari Paesi. Tra questi vale la pena citare il nuovo regolamento eIDAS, sull’identificazione elettronica e i servizi fiduciari, che si propone di creare un quadro basato sull’aggiornamento e la revisione dell’attuale regolamento per offrire un’unica identità digitale europea. Sarà adottato da un’ampia maggioranza di cittadini e ci consentirà di svolgere qualsiasi procedura, sia a livello pubblico che privato, con maggiore sicurezza e controllo delle informazioni da parte dei cittadini.
Lo scenario del rapporto uomo e tecnologia
La tecnologia dunque a servizio dell’uomo, intesa come mezzo abilitante per assicurare, attraverso un’autentica cittadinanza digitale, nuovi diritti digitali fondamentali che integrano i diritti già esistenti, come quelli sanciti dalla Carta dei diritti fondamentali dell’UE e la legislazione in materia di protezione dei dati e di privacy, con l’obiettivo di aiutare tutti i cittadini dell’UE a trarre il massimo vantaggio dalla trasformazione digitale, ma anche di fornire orientamenti per gli Stati membri dell’UE e per le imprese e le organizzazioni che si occupano di nuove tecnologie. I diritti e i principi proposti riguardano i seguenti obiettivi:
- porre le persone e i loro diritti al centro della trasformazione digitale;
- sostenere la solidarietà e l’inclusione;
- garantire la libertà di scelta online;
- promuovere la partecipazione allo spazio pubblico digitale;
- aumentare la sicurezza, la protezione e la responsabilizzazione delle persone;
- promuovere la sostenibilità del futuro digitale.
Obiettivi e principi che sono nel DNA della Fondazione Siav Academy, fondata nel 2009 con il fine di contribuire al dibattito e alla diffusione delle conoscenze tecnologiche e normative in materia di digitalizzazione dei processi documentali nella Pubblica Amministrazione e nelle imprese, concentrando l’attenzione sull’attuale panorama nazionale, i punti di forza, le criticità, le strategie e le azioni necessarie per rispondere alle sfide dettate dal Governo con il PNRR e con le azioni che verranno messe in campo per adempiere alle strategie Europee per la digitalizzazione nel decennio 2020-2030.
Le priorità da affrontare
La data di scadenza per centrare i traguardi digitali di carattere comunitario è davvero vicina e non solo non possiamo mancarla, ma dobbiamo arrivarci forti di visioni e risultati che auspicabilmente siano già in anticipo sull’asse del futuro che ci indica. Serve quindi, e questo intende rappresentare la Fondazione, un tavolo permanente di confronto per affrontare la gestione di sistemi sempre più complessi ed il cambiamento dei servizi offerti al cittadino. Un punto di aggregazione dove le istituzioni e le organizzazioni pubbliche e private possono condividere le esigenze di innovazione e l’applicazione intelligente delle nuove tecnologie.
La posizione di Siav Academy
Un primo tassello di questo progetto è stato delineato con la tavola rotonda svoltasi venerdì 25 novembre a Roma presso l’Accademia dei Lincei, coordinata da Maria Pia Giovannini, che ha aperto i lavori del Comitato Scientifico della Fondazione e costituito un primo tavolo di confronto con i rappresentanti di organizzazioni pubbliche e private sui nodi e gli scenari della trasformazione digitale del Paese.
Dopo il saluto di Roberto Antonelli Presidente dell’Accademia del Lincei, Ernesto Belisario, avvocato ed esperto di diritto delle tecnologie e innovazione nella PA, e gli accademici Gianluca Duretto, Mariella Guercio e Antonino Mazzeo, membri del Comitato scientifico, hanno concentrato l’attenzione sull’attuale panorama nazionale, i punti di forza, le criticità, le strategie e le azioni necessarie per affrontare il futuro.
In questo contesto così sfidante, in modo molto concreto la visione della Fondazione Siav Academy è quella di ripartire dai problemi di base della digitalizzazione, fortemente legati alla gestione e conservazione del patrimonio informativo, in particolare delle amministrazioni pubbliche, cercando di coniugare gli aspetti normativi, organizzativi ed archivistici alle nuove tecnologie per facilitare la loro adozione e creare dei benefici alla collettività.
Documenti digitali, cosa dice la normativa
In ambito normativo si può sicuramente affermare che nell’ultimo ventennio, a partire dal testo unico 445 del 2000 e a seguire con il codice dell’amministrazione digitale del 2005 e la numerosa produzione di regole tecniche e linee guida, il legislatore ha cercato di dare una regolamentazione alla introduzione delle tecnologie per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e dell’intero Paese. La normativa italiana in questi anni ha recepito le normative europee e pertanto, seppur migliorabile, si può ritenere adeguata ad affrontare le sfide che ci aspettano per realizzare i progetti del PNRR.
Anche le linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici hanno ormai, ad un anno dalla loro emanazione, raggiunto un pieno livello di diffusione che fa ben sperare nella loro applicazione da parte delle pubbliche amministrazioni.
La digitalizzazione degli archivi
Ma la normativa è solo uno dei fattori in gioco. Per sostenere la trasformazione digitale, entra in campo in maniera preponderante la necessità di profili di competenza in materia di gestione documentale, così come l’aggiornamento delle piattaforme e una compiuta digitalizzazione degli archivi.
La gestione di archivi digitali è una delle attività più complesse che le amministrazioni e le imprese devono oggi affrontare. Non si tratta di replicare meccanicamente nell’ambiente digitale le stesse forme di organizzazione dei documenti che adottiamo nel mondo analogico, ma di individuare i principi essenziali e le metodologie sviluppate nel passato in questo settore e renderli operativi in modi adeguati nei nuovi ambienti. Si deve essere consapevoli che le tecnologie informatiche non solo trasformano il modo di lavorare e comunicare, ma sono anche in continua evoluzione, offrono potenzialità da non trascurare, facilitano la condivisione delle informazioni ma introducono anche rischi che non sempre siamo in grado di riconoscere, valutare e contenere.
I documenti si producono per dare supporto alle nostre attività e rendere persistenti informazioni che hanno valenza giuridica e valore tecnico. I documenti prodotti e conservati devono garantire la leggibilità e la verifica di autenticità nel lungo periodo, mentre l’obsolescenza tecnologica (dei formati, dei supporti, dei software) mette in continuo pericolo la continuità dei documenti conservati, la loro capacità di durare. Tutto questo rende pertanto centrale la gestione degli archivi nel piano decennale per la digitalizzazione.
Dematerializzazione e conservazione
Un altro tema critico è quello della preservazione del documento e della conservazione digitale massiva. L’attuale stato degli archivi cartacei è un fattore critico in un progetto di dematerializzazione massiva in linea con la normativa vigente, ma altrettanto importanti sono la corretta applicazione delle norme di riferimento a garanzia della validità del documento e il livello di qualificazione del sistema per la dematerializzazione a cui si vuole ricorrere e gli standard minimali in esso inclusi.
Nell’era della Trasformazione Digitale la dematerializzazione massiva di archivi con processo certificato diventa un passaggio necessario per tutte le aziende pubbliche e private che vogliono continuare a presidiare un mercato in continuo mutamento. Vari i vantaggi che ne derivano, non solo in termini di costi e ottimizzazione del lavoro, ma anche di riduzione di sprechi e miglioramento della tracciabilità. L’articolo 23-ter del CAD, e l’allegato 3 delle linee guida AgID, hanno introdotto la certificazione di processo, una procedura organizzativa e tecnologica, che garantisce la piena e totale corrispondenza tra tutti i documenti analogici e le rispettive copie informatiche. Lo strumento della certificazione di processo evita di dover raffrontare singoli documenti, agevolando, quindi, la dematerializzazione di grandi archivi cartacei e la digitalizzazione di flussi informativi che coinvolgano una grande mole di documenti. Consente quindi di ottimizzare e velocizzare le operazioni mantenendo il valore legale delle operazioni.
Il ruolo dell’innovazione
Tra i driver indicati dalla Commissione Europea per migliorare il rapporto tra PA, cittadini e imprese, è sicuramente necessario intervenire anche per aumentare e migliorare i servizi pubblici digitali, che costituiscono la base su cui costruire reali politiche di e-government e e-democracy. In questo, le tecnologie emergenti hanno un ruolo importantissimo: possono integrarsi con i sistemi esistenti e portare contributi in termini di maggiore sicurezza, interoperabilità, trasparenza e rinnovamento dei servizi offerti.
Tra queste sicuramente l’Intelligenza Artificiale ha un ruolo dominante grazie al fatto che l’Europa ospita la comunità di ricerca sull’IA all’avanguardia nel mondo, come pure imprenditori innovativi e imprese start-up ad elevatissimo contenuto tecnologico ed è all’avanguardia nelle tecnologie manifatturiere, sanitarie, dei trasporti e spaziali, che fanno sempre più affidamento sull’IA.
L’Europa svolge anche un ruolo importante nello sviluppo e nell’utilizzo delle piattaforme che forniscono servizi alle imprese e alle organizzazioni (business-to-business), delle applicazioni per progredire verso l’“impresa intelligente” e dell’e-government. L’applicazione dell’IA alla gestione documentale potrebbe permettere di semplificare la classificazione dei documenti, ottimizzare l’accesso ai dati e di automatizzare i processi attraverso l’uso di algoritmi.
Gli studi in corso sulla blockchain dimostrano come questa tecnologia potrebbe offrire nuove opportunità alla costruzione di sistemi di conservazione ancora più affidabili e sicuri di quelli attuali. Nel 2018 la Commissione europea ha avviato il progetto Ebsi con l’obiettivo strategico di creare un sistema di connessione in interoperabilità cross-border per il mercato unico europeo. L’idea di Ebsi è quella di costruire una prima infrastruttura di blockchain istituzionale a livello comunitario la cui responsabilità è condivisa da tutti gli Stati membri. Dal 2020 Ebsi sta implementando una rete di nodi distribuiti in tutta Europa, supportando applicazioni focalizzate su casi d’uso selezionati. Tale infrastruttura, finalizzata a garantire l’interoperabilità tra le diverse piattaforme di blockchain, dovrebbe rendere più semplice l’applicazione di questa tecnologia ai sistemi di conservazione.
