Con la pubblicazione delle Linee Guida sui domicili digitali per persone fisiche, professionisti non iscritti ad albi o ordini e enti di diritto privato da parte di AGID, viene fatto un altro importante passo verso la operatività dell’Inad. Il sistema del domicilio digitale infatti attualmente prevede che esistano due database distinti dei domicili digitali, quello dei soggetti obbligati alla iscrizione in Registri, Albi o Elenchi pubblici, che è già esistente e si chiama INI-PEC, e quello relativo agli altri soggetti, generalmente privati, che sono esonerati dal predetto obbligo di iscrizione, che è in corso di creazione e si chiama INAD.
Entrambi i database sono gestiti dal partner tecnologico InfoCamere S.c.p.A., la struttura informatica delle Camere di commercio già deputata alla gestione dell’indice nazionale dei domicili digitali dei professionisti e delle imprese di cui all’articolo 6-bis del CAD (INI-PEC). Vediamo la situazione.
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Domicilio digitale, come funziona
La progressiva transizione verso il mondo digitale ha reso necessario che le forme di comunicazione tra le Pubbliche Amministrazioni e i cittadini avvengano mediante canali digitali; ciò comporta che ciascun cittadino, oltre al domicilio anagrafico, dovrà possedere un domicilio digitale presso cui poter ricevere gli atti e le comunicazioni. Il vantaggio sarà enorme per tutti, sia in termini di risparmio di tempi e di costi, sia in termini di certezza dei tempi delle comunicazioni e dei relativi contenuti.
Il domicilio digitale è definito dal C.A.D. “un indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato … valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale”. Quindi tutte le comunicazioni che in precedenza erano effettuate con consegna a mezzo posta o a mezzo dei messi notificatori devono essere effettuate al domicilio digitale del soggetto destinatario, che sia persona fisica, giuridica o Ente.
Le Linee guida Agid si rivolgono:
a) alle persone fisiche che abbiano compiuto il diciottesimo anno di età e che abbiano la capacità di agire;
b) ai professionisti che svolgono una professione non organizzata in ordini, albi o collegi ai sensi della legge n. 4/2013 (appresso: professionisti);
c) agli enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione nell’INI-PEC (appresso: ENTI).
Merita particolare attenzione la previsione che i Professionisti esercenti un’attività per cui è normativamente prevista la iscrizione in appositi Albi o Elenchi potranno avere un doppio domicilio Digitale, uno sull’INI-PEC e l’altro sull’INAD, in modo da poter differenziare le notifiche inerenti l’attività professionale svolta da quelli inerenti la sfera privata.
Domicilio digitale INAD, come registrarsi
La registrazione del domicilio digitale presso l’INAD è effettuata attraverso la identificazione del soggetto persona fisica (o del legale rappresentate nel caso di Enti) mediante:
– il sistema pubblico di identità digitale (SPID);
– la carta d’identità elettronica (CIE);
– la carta nazionale dei servizi (CNS).
Le persone fisiche possono eleggere il loro domicilio digitale anche tramite il servizio reso disponibile on-line dall’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR) oppure recandosi presso l’ufficio anagrafe del proprio comune di residenza. In questo ultimo caso, la registrazione all’INAD è fatta d’Ufficio, e al soggetto interessato verranno notificato, presso il domicilio digitale eletto, le istruzioni per la gestione del domicilio digitale.
In fase di registrazione, l’INAD:
a) con riferimento alle persone fisiche acquisisce automaticamente il nome, il cognome e il codice fiscale, mediante il sistema di identificazione utilizzato e richiede e acquisisce l’indirizzo e-mail di contatto;
b) con riferimento ai Professionisti:
– acquisisce automaticamente il nome, il cognome e il codice fiscale, mediante il sistema di identificazione utilizzato e richiede e acquisisce l’indirizzo e-mail di contatto;
− richiede e acquisisce la professione esercitata e la dichiarazione sostitutiva resa ai sensi del TUDA[1], attestante l’esercizio dell’attività professionale di cui alla legge n. 4/2013;
c) con riferimento agli Enti,
se la registrazione è effettuata dal legale rappresentante:
– acquisisce automaticamente il nome, il cognome e il codice fiscale del legale rappresentante, mediante il sistema di identificazione utilizzato;
– richiede l’inserimento della denominazione, del codice fiscale e dell’indirizzo e-mail di contatto dell’Ente, acquisendoli;
– richiede la dichiarazione sostitutiva, resa ai sensi del TUDA, attestante la qualità di legale rappresentante dell’Ente, acquisendola;
se la registrazione è effettuata da un delegato del legale rappresentante:
– acquisisce automaticamente il nome, il cognome e il codice fiscale del delegato, mediante il sistema di identificazione utilizzato;
– richiede l’inserimento del nome, del cognome e del codice fiscale del legale rappresentante, acquisendoli;
– richiede l’inserimento della denominazione, del codice fiscale e dell’indirizzo e-mail di contatto dell’Ente, acquisendoli;
– richiede e acquisisce l’atto di delega sottoscritto dal legale rappresentante mediante una delle firme di cui all’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo del CAD, con cui il legale rappresentante, oltre a conferire espressa delega all’elezione e alla gestione del domicilio digitale, dichiara, ai sensi del TUDA, la propria qualifica all’interno dell’Ente.
Le verifiche effettuate dall’INAD in sede di registrazione
La registrazione dei professionisti è soggetta alla preventiva verifica automatizzata dell’assenza del soggetto all’interno dell’INI-PEC.
La registrazione degli ENTI avviene previo controllo:
- della corretta associazione del codice fiscale dell’Ente con quello del suo legale rappresentante, tramite i servizi applicativi offerti dall’Anagrafe Tributaria;
- dell’assenza dell’Ente nell’indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti (INI-PEC) di cui all’articolo 6-bis del CAD;
- dell’assenza dell’Ente nell’indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi (IPA) di cui all’articolo 6-ter del CAD.
Nel caso in cui l’Ente o il Professionista risultasse già presente in uno dei predetti indici di cui agli articoli 6-bis e 6-ter del CAD o qualora il controllo effettuato presso l’Anagrafe tributaria abbia dato esito negativo, non ne è consentita la registrazione all’INAD e, conseguentemente, è preclusa la possibilità di eleggere il domicilio digitale in INAD.
La gestione del domicilio digitale e le funzionalità di consultazione e estrazione dei dati
Completata la registrazione, le persone fisiche, i Professionisti e i rappresentanti degli Enti possono accedere alle normazioni presenti nell’INAD e modificarle, tenendo tuttavia presente che:
- il domicilio digitale non può essere eletto presso un servizio di posta elettronica certificata gestito da una pubblica amministrazione;
- un indirizzo PEC o di recapito certificato qualificato non può essere contemporaneamente domicilio digitale di due o più codici fiscali.
Per quanto concerne l’elezione del domicilio digitale, solo i Professionisti hanno facoltà di eleggere nell’INAD sia un domicilio digitale professionale sia un domicilio digitale personale. Ciò è dovuto all’intervento del Garante per la protezione dei dati personali che, aveva indotto il Ministero dell’Interno ad escludere “… la possibilità di utilizzare gli indirizzi pec riferiti a studi professionali per notificare violazioni commesse con un veicolo intestato al professionista, poiché esse sono visibili anche al personale che collabora con l’intestatario della, pec”.
Al fine di dare evidenza delle operazioni effettuate durante le fasi di elezione, modifica e cessazione del domicilio digitale, viene generata, ai soli fini probatori, la tracciatura di tali operazioni, mediante generazione di un log in cui vengono conservate le modalità di identificazione dell’utente, della data e dell’ora di accesso, della data, dell’ora e del tipo di operazione effettuata (elezione, modifica, conferimento e revoca della delega, cessazione volontaria e cessazione in casi particolari) e del domicilio digitale a cui è riferita l’azione, della data e dell’ora di validazione o annullamento della richiesta telematica al Gestore INAD. I dati, conservati secondo le linee guida del CAD, sono disponibili per dieci anni dalla trasmissione al sistema di conservazione.
La consultazione dell’INAD per ottenere informazioni avverrà tramite interfaccia web e sarà consentita a chiunque senza necessità di autenticazione. La estrazione dei dati dall’INAD sarà invece permesso agli enti pubblici e alle società private che gestiscono servizi di pubblico interesse. Al fine di consentire estrazioni multiple sul portale INAD saranno rese disponibili gratuitamente le API di integrazione.
I professionisti iscritti all’INI-PEC possono essere iscritti anche all’INAD
Per i professionisti iscritti in albi ed elenchi il domicilio digitale è l’indirizzo inserito nell’Indice Nazionale dei Domicili Digitali (INI-PEC), fermo restando comunque il diritto di ottenere un ulteriore domicilio digitale (privato) presso l’INAD.
L’inserimento nell’INAD dei domicili digitali dei professionisti già presenti nell’INI-PEC avverrà automaticamente, previo recupero dei relativi domicili digitali dall’INI-PEC e inserimento nell’INAD. Entro 30 giorni dall’inserimento sarà concesso al Professionista già presente in INI-PEC di modificare il domicilio digitale “riportato” in INAD, ed in questo caso il gestore INAD cancellerà il domicilio digitale acquisito. In caso di inerzia del Professionista, il gestore INAD provvederà alla pubblicazione del domicilio digitale acquisito dall’INI-PEC.
Coordinamento tra ANPR e INAD e controlli
Premesso che l’INAD costituisce la base dati di primario e specifico riferimento per il domicilio digitale delle persone fisiche, poiché il domicilio digitale può essere richiesto anche tramite l’ANPR è previsto che INAD e ANPR delineino e implementino “meccanismi per assicurare il costante allineamento delle informazioni relative ai domicili digitali presenti in entrambi i database, assicurando la protezione dei dati sin dalla progettazione e per impostazione predefinita ai sensi dell’art. 25 del GDPR e nel rispetto scrupoloso dei principi di cui all’articolo 5 del GDPR”.
Ferma restando la responsabilità del soggetto che ha inserito i propri dati nell’INAD, il gestore INAD (ossia la Infocamere s.c.p.a.) controlla periodicamente la validità del domicilio digitale, e nel caso in cui il domicilio digitale comunicato e risultante agli atti non fosse più valido, lo comunicherà immediatamente sia all’INAD che al soggetto interessato, lo renderà evidente nell’INAD ed informerà “… il soggetto interessato mediante comunicazione, messa a disposizione in un’apposita sezione del suo profilo INAD e inviata all’indirizzo email di contatto fornito in fase di registrazione, invitando lo stesso a ripristinare il corretto funzionamento dell’indirizzo elettronico o a modificarlo. Trascorsi, senza esito, 30 giorni dalla predetta comunicazione, il Gestore INAD procede alla cessazione d’ufficio del domicilio digitale dall’INAD e informa il soggetto interessato”.
Questo aspetto avrà notevole importanza, perché se per esempio scadesse il contratto col gestore PEC, ovvero il cittadino non avesse eletto il domicilio digitale o dovesse dimenticare di rinnovarlo, si verificherebbe una situazione di impossibilità di notifica degli atti. Poiché i documenti da notificare saranno esclusivamente informatici, non sarà possibile una notifica tradizionale (con documenti cartacei). In questo caso col provvedimento attuativo che stabilirà la data a partire dalla quale la notificazione degli atti avverrà solo presso il domicilio digitale[2] verranno stabilite le modalità con cui sarà attribuito un domicilio digitale ovvero altre modalità con le quali, anche per superare il divario digitale, i documenti e le comunicazioni[3] potranno essere messi a disposizione e consegnati a coloro che non hanno accesso ad un domicilio digitale.
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Note
- Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ↑
- che avrà la forma di un Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri o del Ministro delegato per la semplificazione e la pubblica amministrazione, sentiti l’AgID e il Garante per la protezione dei dati personali e acquisito il parere della Conferenza unificata ↑
- provenienti dalle Pubbliche Amministrazioni, dalle società private incaricate della gestione di pubblici servizi e dalle società a controllo pubblico (escluse le quotate), definite al comma 2 dell’articolo 2 del CAD ↑
