La fatturazione elettronica è il processo di emissione, trasmissione e ricezione delle fatture in formato digitale, senza l’uso di documenti cartacei: il termine inglese, dunque usato a livello internazionale, per definire questo sistema è e-invoicing.

In alcuni Paesi, come l’Italia, l’e-invoicing è obbligatoria per tutte le transazioni tra aziende (B2B), verso la Pubblica Amministrazione (B2G) e, in alcuni casi, anche per le transazioni con i consumatori finali (B2C). Si tratta dunque di un aspetto importante per la gestione documentale di aziende e professionisti.

Che cos’è l’e-invoicing

L’e-invoicing assicura che le fatture siano generate in un formato strutturato, conforme agli standard previsti dalla normativa fiscale di ogni paese, e trasmesse attraverso piattaforme digitali sicure.

In estrema sintesi, l’azienda effettua la seguente procedura:

1. emette una fattura in formato elettronico (es. XML in Italia);
2. in molti Paesi, la fattura passa attraverso una piattaforma governativa (es. il Sistema di Interscambio – SDI in Italia) che verifica la correttezza e la conformità del documento;
3. la fattura viene inoltrata al cliente, che può visualizzarla e registrarla nel proprio sistema contabile;
4. le fatture devono essere conservate elettronicamente per un periodo di tempo stabilito dalla legge (in Italia almeno 10 anni).

Come funziona l’e-invoicing in Italia

In Italia, la fatturazione elettronica è obbligatoria per le operazioni B2B (tra aziende), B2C (verso privati con partita IVA) e B2G (verso la Pubblica Amministrazione). Il sistema è stato introdotto per digitalizzare i processi contabili e combattere l’evasione fiscale.

Quali dati servono per la fattura elettronica

La fattura elettronica viene creata in formato XML (eXtensible Markup Language), che è il formato standard stabilito dall’Agenzia delle Entrate e deve contenere informazioni obbligatorie come:

1. Dati del fornitore e del cliente;
2. Numero e data della fattura;
3. Importi, aliquote IVA e natura dell’operazione;
4. Codice destinatario o PEC del cliente.

Come inviare la fattura elettronica

Una volta generata, la fattura deve essere trasmessa all’Agenzia delle Entrate attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), che:

1. Controlla la correttezza formale del documento;
2. Convalida i dati fiscali;
3. Inoltra la fattura al destinatario (azienda o privato con partita IVA).

Come ricevere le fatture elettroniche

Per ricevere correttamente le fatture elettroniche, i clienti devono fornire al fornitore:

1. Il Codice destinatario (un codice a 7 caratteri associato a un software di fatturazione);
2. Oppure un indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata).

Il destinatario riceve la fattura tramite SDI e può scaricarla nel proprio gestionale o dal portale dell’Agenzia delle Entrate.

Conservazione fatture elettroniche

Le fatture elettroniche devono essere conservate in formato digitale per almeno 10 anni, rispettando le regole sulla conservazione sostitutiva per garantire integrità e autenticità.

Obbligo fattura elettronica

Inoltre, dal primo gennaio 2019, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA, tranne alcune categorie esentate (es. piccoli forfettari fino a determinate soglie, medici per motivi di privacy).

Infatti, dal primo luglio 2022 anche le partite IVA in regime forfettario con un fatturato superiore a 25.000 euro annui devono emettere fatture elettroniche. L’emissione della fattura elettronica consente una migliore efficienza (automatizza il processo di fatturazione), una sensibile riduzione dei costi (meno carta, stampa e spedizione), produce una maggiore sicurezza e tracciabilità (riduce errori e frodi) e infine legittima una conformità/compliance normativa (ovvero rispetta le regole fiscali e facilita i controlli dell’Agenzia delle Entrate, almeno in Italia).

Obblighi e vantaggi dell’e-invoicing per le aziende italiane

Dal 2014 la fatturazione elettronica B2G è obbligatoria ed è stata estesa a tutti gli enti pubblici nel 2015. Dal 2019 le aziende italiane devono emettere e ricevere fatture in formato elettronico, ad eccezione di alcune categorie. L’Italia è stata tra i primi paesi ad adottare l’e-invoicing, anticipando le direttive UE sulla digitalizzazione fiscale. Molti degli obblighi e vantaggi per le aziende italiane sono state indicati nei paragrafi precedenti.

Tuttavia, la fattura elettronica va oltre l’obbligo, rappresentando un’opportunità per semplificare e digitalizzare i processi aziendali. Oltre a ridurre costi legati a carta e archiviazione, automatizza la gestione delle fatture, diminuendo gli errori manuali. Questo processo libera risorse per attività più strategiche e permette di trasformare i dati in informazioni utili grazie agli strumenti di business intelligence. Un elemento chiave della piattaforma di e-invoicing è l’integrazione completa con i sistemi ERP aziendali, che assicura una grande flessibilità sia in input che in output.

Questa connessione è essenziale per automatizzare i processi, ridurre i costi e velocizzare e semplificare le operazioni aziendali, massimizzando i benefici. Uno dei principali vantaggi dell’adozione e implementazione di un corretto sistema di e-invoicing è legato ai ritardi di pagamento che sono origine di interruzioni del flusso di cassa e pertanto di una corretta gestione operativa dell’azienda.

L’adozione dell’e-invoicing contro i ritardi di pagamento

Un vantaggio strategico e competitivo molto importante nell’adozione di una corretta implementazione dell’e-invoicing è quello dei ritardi di pagamento. Infatti, l’adozione di una corretta implementazione dell’e-invoicing può avere un impatto significativo sulle imprese dell’UE, in particolare sulle piccole e medie imprese (PMI), che rappresentano la stragrande maggioranza delle aziende italiane ed europee.

Nell’attuale contesto normativo, le fatture elettroniche, in Italia, vengono inviate in tempo reale tramite il Sistema di Interscambio (SDI), evitando ritardi dovuti a errori di trasmissione o smarrimento. Le aziende possono integrare l’e-invoicing con sistemi di contabilità e gestione finanziaria, automatizzando il processo di approvazione e pagamento.

Con meno ritardi nei pagamenti, le aziende possono avere una migliore liquidità e prevedere meglio i flussi di cassa. Questo consente di investire in crescita, innovazione e migliorare la competitività sul mercato. Una corretta implementazione dell’e-invoicing non solo ottimizza i processi interni, ma consente alle aziende di ricevere i pagamenti più rapidamente, ridurre l’esposizione finanziaria e migliorare la gestione della liquidità.

Questo porta a una maggiore competitività, soprattutto nei settori dove il controllo del cash flow è cruciale. I ritardi nei pagamenti interrompono il flusso di cassa, provocando carenza di liquidità che ostacola le operazioni quotidiane, soffoca la crescita e limita le opportunità di investimento. Queste interruzioni spesso costringono le imprese a ricorrere a prestiti costosi per soddisfare le loro esigenze operative.

Ritardo pagamenti aziende, cosa dicono i dati UE

Secondo la Commissione europea, solo il 40% delle imprese dell’UE riceve pagamenti in maniera puntuale e i ritardi di pagamento contribuiscono al fallimento di una PMI su quattro. Affrontare il problema dei ritardi di pagamento è pertanto fondamentale per promuovere un ambiente imprenditoriale più stabile e resiliente in tutta l’UE. Nel 2011, l’Unione Europea ha introdotto la Direttiva sui ritardi di pagamento (disponibile al seguente link: <DIRECTIVE 2011/7/EU OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL of 16 February 2011 on combating late payment in commercial transactions.>) per affrontare il problema dei ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali.

La direttiva stabilisce un termine massimo di pagamento di 30 giorni per le autorità pubbliche e di 60 giorni per le transazioni tra imprese (B2B), ad eccezione dei casi in cui termini più lunghi siano espressamente concordati e non siano considerati particolarmente gravosi. Inoltre, dà diritto ai creditori di percepire automaticamente gli interessi di mora senza bisogno di solleciti, con tassi di interesse fissati all’8% al di sopra del tasso di riferimento della Banca Centrale Europea.

Inoltre, i creditori possono richiedere un indennizzo minimo fisso di 40 euro per le spese di recupero, oltre a un rimborso ragionevole per qualsiasi spesa di recupero aggiuntiva, come ad esempio spese legali o costi associati al recupero crediti. La direttiva vieta le clausole o le pratiche contrattuali gravemente inique, come l’esclusione degli interessi di mora o il risarcimento dei costi di recupero.

Tali disposizioni sono considerate inapplicabili e possono essere oggetto di contestazioni legali. Sebbene la direttiva abbia migliorato le pratiche di pagamento in tutta l’Unione Europea, non ha eliminato completamente i ritardi di pagamento. Le principali debolezze includono la mancanza di definizioni precise, come ad esempio termini “gravemente iniqui”, meccanismi di applicazione inadeguati e misure preventive insufficienti per scoraggiare le pratiche di pagamento sleali.

Per affrontare i limiti della direttiva sui ritardi di pagamento, la Commissione europea ha proposto, nel settembre 2023, un nuovo Regolamento (disponibile al seguente link: <REGULATION OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL on combating late payment in commercial transactions.>). Il regolamento ha cercato di stabilire un termine massimo di pagamento uniforme di 30 giorni sia per le transazioni B2B che per i pagamenti delle autorità pubbliche, eliminando le eccezioni per i termini di pagamento prolungati. Il regolamento prevede inoltre la creazione di autorità nazionali preposte all’applicazione della normativa per monitorare la conformità e imporre sanzioni in caso di violazione.

Nonostante gli obiettivi ambiziosi e la stima della Commissione di ridurre i ritardi di pagamento del 35%, la proposta di regolamento ha incontrato una forte opposizione ed è stata infine ritirata nel giugno 2024. Molte parti interessate hanno espresso preoccupazione per il suo impatto sulla libertà contrattuale e per il suo approccio unico, che non considerava le esigenze specifiche del settore.

Normative europee sull’e-invoicing

L’UE ha introdotto standard comuni per facilitare l’adozione dell’e-invoicing transfrontaliero, la cosiddetta fattura elettronica europea. La spinta alla diffusione dell’obbligo di emissione e ricezione di fatture elettroniche in Europa ha trovato un impulso significativo nella Direttiva 55/14/EU, che ha imposto alle Pubbliche Amministrazioni di ricevere le fatture in formato elettronico dai fornitori conformi allo standard EN16931.

Questo ha rappresentato non solo un passo avanti nell’efficienza amministrativa, ma anche un mezzo importante per contrastare l’evasione fiscale e promuovere la digitalizzazione delle imprese. Il modello italiano, che ha visto una progressiva implementazione dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B e B2G (Business to Government), ha suscitato l’interesse di altri Paesi europei, che hanno iniziato ad adottare iniziative simili.

Questa evoluzione potrebbe anche dare un forte impulso alla modernizzazione del sistema fiscale europeo, creando un sistema più integrato e semplificato, con implicazioni significative per le imprese che operano a livello internazionale. Il percorso verso l’obbligo di fatturazione elettronica in tutta Europa si inserisce perfettamente in un contesto più ampio di trasformazione digitale degli adempimenti fiscali e finanziari. Questo movimento globale verso l’e-invoicing mira a migliorare la trasparenza, l’efficienza, e la prevenzione delle frodi fiscali, rendendo i sistemi fiscali più moderni e facilmente monitorabili.

Anche nei Paesi dove la fatturazione elettronica non è ancora obbligatoria, le imprese si trovano comunque a dover affrontare la necessità di adattarsi a questo cambiamento tecnologico. Infatti, sempre più aziende sono costrette a dotare i propri sistemi di fatturazione di funzionalità elettroniche, spesso per rispondere a richieste di trasparenza e efficienza, o in vista di normative future. Questo obbligo di prepararsi alla digitalizzazione dei processi fiscali è un segno di come la tecnologia stia permeando ogni aspetto del mondo degli affari, inclusa la gestione fiscale.

In questo contesto, le imprese sono chiamate a implementare soluzioni tecnologiche in grado di soddisfare i requisiti delle autorità fiscali, che vanno dalla corretta emissione delle fatture elettroniche alla trasmissione in tempo reale delle informazioni, fino all’integrazione con i sistemi di monitoraggio e controllo delle amministrazioni fiscali. Questa digitalizzazione non solo semplifica gli adempimenti per le aziende, ma crea anche un quadro più trasparente che rende più difficile l’evasione fiscale. Inoltre, favorisce l’automazione dei processi, riducendo i margini di errore umano e aumentando l’affidabilità e la velocità delle transazioni fiscali. L’adozione della fatturazione elettronica sta quindi diventando un elemento cruciale per le imprese europee, sia che si trovino in paesi con obblighi già in vigore, sia che si trovino in paesi dove l’introduzione è ancora in fase di pianificazione.

Direttive UE e standardizzazione dell’e-invoicing

La fatturazione elettronica sta rapidamente guadagnando terreno in tutta Europa, sostenuta da una serie di misure e riforme mirate a modernizzare e standardizzare i sistemi di fatturazione. Un esempio chiave di questa spinta verso la digitalizzazione è la riforma dell’Unione Europea sull’IVA nell’era digitale (ViDA), approvata nel novembre 2024, che introduce l’obbligo di rendicontazione digitale in tempo reale per il commercio transfrontaliero.

A partire dal luglio 2030, tutte le transazioni commerciali tra Stati membri dell’UE devono essere accompagnate da una fatturazione elettronica standardizzata. L’approvazione della ViDA rappresenta un passo importante verso l’unificazione e la semplificazione delle normative fiscali in Europa, in linea con gli sforzi di contrasto alle frodi IVA, che rappresentano una delle principali sfide per le amministrazioni fiscali. Con l’introduzione di un sistema uniforme di fatturazione elettronica, l’UE mira a rendere più trasparenti le transazioni commerciali, migliorare l’efficienza della riscossione delle imposte e facilitare il controllo in tempo reale delle operazioni.

Per prepararsi a questa scadenza, numerosi Paesi europei stanno già adottando le proprie misure nazionali per introdurre l’obbligo di fatturazione elettronica. Alcuni Stati stanno accelerando i propri piani per implementare la fatturazione elettronica B2B prima del 2030, al fine di allinearsi con la riforma e facilitare l’adozione su larga scala. Questo processo non solo stimola la digitalizzazione delle imprese, ma promuove anche un miglior coordinamento tra le autorità fiscali a livello europeo, riducendo il rischio di frodi fiscali e aumentando la trasparenza.

In sostanza, la ViDA e le iniziative correlate segnano una tappa fondamentale nel cammino verso un sistema fiscale europeo più digitalizzato e interoperabile, che offrirà vantaggi significativi sia per le imprese che per le amministrazioni fiscali. L’introduzione della fatturazione elettronica standardizzata potrebbe portare a una vera e propria rivoluzione nella gestione dell’IVA, rendendo le operazioni transfrontaliere più snelle e sicure.

Come i Paesi europei adottano l’e-invoicing

Il percorso verso l’obbligo di fatturazione elettronica in Europa è davvero emblematico di un cambiamento più ampio nella trasformazione digitale degli adempimenti fiscali e finanziari. Questo processo è alimentato dalla crescente esigenza di modernizzare i sistemi fiscali, rendendoli più efficienti, trasparenti e resistenti alle frodi.

Ogni Paese europeo sta adottando un approccio diverso per arrivare a questi obiettivi comuni, ma la direzione è chiara: migliorare l’efficienza e ridurre l’evasione fiscale. Anche nei Paesi dove la fatturazione elettronica non è ancora obbligatoria, le imprese si trovano sempre più spesso a dover adeguare i propri sistemi per rispondere a una domanda crescente di digitalizzazione. Le autorità fiscali, infatti, stanno progressivamente introducendo requisiti per semplificare e monitorare le transazioni economiche, chiedendo alle aziende di dotarsi di sistemi in grado di emettere e ricevere fatture elettroniche.

Questo accade non solo per rispettare le normative, ma anche per prepararsi a future obbligatorietà che riguarderanno l’intero settore economico. Inoltre, la spinta verso la digitalizzazione va oltre la fatturazione elettronica: altre aree, come la dichiarazione dei redditi, la gestione delle imposte indirette e l’integrazione con i sistemi di monitoraggio delle transazioni, stanno vivendo una rapida evoluzione tecnologica (vedi anche, How Technology Will Shape the Future of Taxation Systems).

Le imprese devono affrontare un doppio impegno: implementare nuove tecnologie e garantire la compliance con le normative fiscali che stanno cambiando in tempo reale. Questa tendenza alla digitalizzazione non solo semplifica gli adempimenti, ma porta anche a una gestione fiscale più trasparente, che beneficia sia le amministrazioni pubbliche, che possono monitorare meglio le transazioni, sia le aziende, che possono ottenere vantaggi in termini di efficienza e riduzione degli errori umani. L’obiettivo finale è creare un ecosistema fiscale che funzioni in tempo reale, favorendo la competitività e la trasparenza in un mercato sempre più globale e interconnesso.

E-invoicing nel contesto internazionale

Negli ultimi anni, l’adozione della fatturazione elettronica ha guadagnato un notevole spazio nell’Unione Europea, sotto la spinta di iniziative di trasformazione digitale e dai mandati normativi. Sebbene la fatturazione elettronica sia ampiamente riconosciuta per la modernizzazione dei processi aziendali, offre anche una preziosa opportunità di ridurre i ritardi nei pagamenti. L’e-invoicing sta trasformando il commercio internazionale, spingendo le aziende verso una maggiore digitalizzazione e automazione dei processi. L’adozione di standard globali potrebbe facilitare ulteriormente le transazioni tra paesi, riducendo le barriere burocratiche e migliorando l’efficienza operativa.

I vantaggi dell’e-invoicing

Uno dei vantaggi più tangibili della fatturazione elettronica consiste nella sua capacità di migliorare l’efficienza dei pagamenti. Riducendo il ciclo fattura-pagamento, l’automazione riduce al minimo gli errori, garantisce una consegna immediata e facilita la in tempo reale lo stato delle fatture. Alcuni studi (uno dei più autorevoli è il seguente: <About eInvoicing and Peppol – The global e-invoicing and tax compliance report: Watch the tornado!>) indicano che la fatturazione elettronica può accelerare le tempistiche di pagamento da 5 a 7 giorni rispetto ai metodi di fatturazione tradizionali, in quanto è efficacemente mirata sia ai ritardi causati dall’acquirente che agli errori di fatturazione del venditore, due delle principali cause di ritardo nei pagamenti.

I ritardi causati dagli acquirenti spesso derivano da processi interni inefficienti, come ad esempio flussi di lavoro lenti e manuali per l’approvazione delle fatture o politiche rigide come i “pagamenti” programmati. La fatturazione elettronica snellisce questi processi, garantendo che le fatture vengano consegnate tempestivamente al destinatario appropriato e riducendo la necessità di interventi manuali. Inoltre, si integra perfettamente con i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali, consentendo un’elaborazione delle fatture più rapida e accurata.

I ritardi di pagamento sono spesso causati anche da errori di fatturazione che devono essere risolti prima di poter effettuare i pagamenti. Tra i problemi più comuni vi sono le fatture indirizzate all’entità legale sbagliata, indirizzi postali mancanti, numeri d’ordine d’acquisto errati o errori nel trattamento fiscale delle transazioni. Queste discrepanze portano spesso a controversie o correzioni che ritardano i pagamenti. Uno studio ha rilevato che circa il 15% delle fatture in Europa sono state ritardate a causa di tali imprecisioni. Sebbene la fatturazione elettronica non può eliminare del tutto i problemi legati alla qualità dei dati, ma riduce al minimo questi errori utilizzando formati standardizzati e strutturati che garantiscono un inserimento coerente dei dati.

Nonostante questi evidenti vantaggi, la fatturazione elettronica non è una panacea universale per i ritardi nei pagamenti. Pur migliorando l’efficienza operativa e riducendo molti comuni ostacoli alla tempestività dei pagamenti, non affronta intrinsecamente i comportamenti di pagamento. Le aziende che ritardano deliberatamente i pagamenti è improbabile che cambino le loro pratiche solo perché le fatture sono digitali. Questo evidenzia la continua importanza delle iniziative normative per affrontare i ritardi di pagamento intenzionali e garantire il rispetto dei termini di pagamento concordati.

Tendenze globali nell’adozione dell’e-invoicing

I governi di tutto il mondo stanno imponendo sempre più spesso la fatturazione elettronica, costringendo le aziende ad adattarsi a questi cambiamenti per mantenere la conformità e ottenere vantaggi competitivi. La fatturazione elettronica è diventata fondamentale per snellire le operazioni finanziarie, migliorare la trasparenza e ridurre i costi. Per i proprietari di aziende, comprendere il panorama globale della fatturazione elettronica è fondamentale per navigare nelle complessità dei mercati internazionali.

Con l’evoluzione della fatturazione elettronica, le aziende devono essere al passo con i tempi, tenendosi al corrente delle tendenze regionali e dei requisiti normativi. Ogni regione presenta sfide e opportunità uniche, dalla spinta all’interoperabilità dell’Europa alla graduale adozione del Nord America, alimentata dai progressi tecnologici. Sempre più Paesi stanno introducendo obblighi di fatturazione elettronica per le imprese, sia per transazioni B2B (Business-to-Business) che B2G (Business-to-Government).

L’adozione è spesso guidata da iniziative governative tese a migliorare la trasparenza fiscale e a combattere l’evasione fiscale. Un esempio significativo è l’Unione Europea, che sta spingendo per la fatturazione elettronica in tutti gli Stati membri, con scadenze come quella del luglio 2030 per la standardizzazione delle fatture nell’ambito delle transazioni transfrontaliere (riforma ViDA). La standardizzazione delle fatture elettroniche è una delle priorità a livello globale. La crescente interoperabilità tra i sistemi di e-invoicing sta facilitando lo scambio di informazioni fiscali tra Paesi e riducendo le difficoltà per le aziende che operano in più giurisdizioni.

Peppol per e-invoicing

L’introduzione di formati comuni, come il PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) in Europa, sta diventando un punto di riferimento internazionale per la gestione delle fatture elettroniche. Inoltre, i sistemi di fatturazione elettronica sono sempre più integrati con i software gestionali delle imprese (ERP) e i sistemi fiscali delle autorità competenti. Questa automazione riduce gli errori manuali, velocizza i processi di pagamento e migliora la gestione delle imposte. Le autorità fiscali in molti Paesi ora richiedono la trasmissione delle fatture in tempo reale, permettendo un monitoraggio diretto delle transazioni. In molte regioni emergenti, l’adozione dell’e-invoicing sta accelerando grazie all’adozione di soluzioni digitali che migliorano la gestione fiscale e supportano le piccole e medie imprese (PMI) nell’adeguamento alle normative.

Blockchain per e-invoicing in India e Messico

In alcuni Paesi, come l’India e il Messico, l’e-invoicing sta diventando uno strumento importante per combattere l’evasione fiscale e incentivare l’inclusione economica. A tal proposito, le tecnologie emergenti come la blockchain stanno trovando applicazione nell’e-invoicing per migliorare la sicurezza e la tracciabilità delle fatture elettroniche. La blockchain, con la sua natura immutabile, può garantire che le fatture siano autentiche e non possano essere modificate retroattivamente, creando un ulteriore livello di fiducia tra le parti coinvolte.

Sfide e soluzioni per le aziende internazionali

L’e-invoicing contribuisce anche alla sostenibilità ambientale, riducendo il consumo di carta e migliorando l’efficienza nei processi aziendali. L’adozione di sistemi digitali sta facendo emergere una nuova coscienza ecologica, che spinge molte aziende a scegliere soluzioni più sostenibili, risparmiando risorse e riducendo l’impatto ambientale. La digitalizzazione dei processi fiscali tramite e-invoicing non solo semplifica gli adempimenti amministrativi, ma può anche portare a una significativa riduzione dei costi operativi per le imprese.

Ad esempio, la gestione delle fatture elettroniche riduce i tempi di elaborazione, facilita la riconciliazione dei pagamenti e consente di avere una gestione fiscale più accurata. Oltre all’adozione obbligatoria in molte nazioni, ci stiamo dirigendo verso un sistema globale di e-invoicing che possa semplificare l’integrazione delle imprese nei mercati internazionali. In un contesto di crescente globalizzazione, le soluzioni di fatturazione elettronica stanno evolvendo per affrontare le sfide transfrontaliere, con sistemi che supportano più lingue, valute e sistemi fiscali.

L’adozione della fatturazione elettronica (e-invoicing) su scala globale rappresenta un’opportunità per le aziende internazionali, ma comporta anche una serie di sfide. Le imprese che operano in più giurisdizioni devono affrontare normative diverse, requisiti tecnologici complessi e la necessità di integrare i loro sistemi con quelli delle autorità fiscali locali. Tuttavia, esistono anche soluzioni efficaci per superare queste difficoltà e ottimizzare i processi aziendali. L’adozione della fatturazione elettronica rappresenta una sfida complessa per le aziende internazionali, ma anche un’opportunità per ottimizzare i processi, migliorare la trasparenza fiscale e ridurre i costi amministrativi. Grazie all’uso di tecnologie avanzate (AI e blockchain), API, cloud computing e soluzioni integrate, le imprese possono superare le barriere normative e operative, garantendo una gestione efficiente e conforme alle nuove regolamentazioni globali.

Quali aziende sono interessate dall’e-invoicing

L’adozione della fatturazione elettronica (e-invoicing) sta interessando un numero crescente di aziende in tutto il mondo, in risposta alle normative governative e alla spinta verso la digitalizzazione dei processi aziendali. L’obbligo di emettere e ricevere fatture elettroniche varia a seconda del Paese e del settore, ma in generale coinvolge diverse categorie di imprese. L’e-invoicing sta diventando una realtà per un numero crescente di aziende in tutto il mondo.

Dai grandi gruppi multinazionali alle piccole imprese, passando per il settore pubblico, la digitalizzazione della fatturazione è destinata a diventare lo standard globale per migliorare l’efficienza, la trasparenza e la conformità fiscale. L’adozione su larga scala della fatturazione elettronica sta diventando inevitabile, spinta da una combinazione di mandati normativi e dall’incessante spinta all’efficienza operativa.

Sebbene la fatturazione elettronica non rappresenti una soluzione autonoma al problema dei ritardi di pagamento, essa funge da potente complemento ai quadri normativi. Affrontare efficacemente il problema dei ritardi nei pagamenti richiede un duplice approccio normativo su due fronti: ritenere gli acquirenti responsabili del rispetto dei termini di pagamento concordati, assicurando al contempo ai fornitori la flessibilità di strutturare i termini di pagamento in modo da allinearsi alle loro esigenze di flusso di cassa. Promuovere una più ampia adozione della fatturazione elettronica è particolarmente cruciale per il settore delle PMI.

11. Strumenti e tecnologie per l’implementazione.

L’adozione della fatturazione elettronica richiede l’integrazione di strumenti digitali avanzati che garantiscano la conformità normativa, la sicurezza dei dati e l’efficienza operativa. Le aziende devono scegliere soluzioni adatte alle loro esigenze, considerando fattori come la scalabilità, la compatibilità con i sistemi esistenti e i requisiti fiscali di ciascun Paese. Nel 2023, solo il 37% delle piccole imprese nell’Unione Europea utilizzerà la fatturazione elettronica, rispetto al 60% delle grandi imprese. Questa disparità può essere attribuita a diversi ostacoli. Per molte PMI, il costo di implementazione dei sistemi di fatturazione elettronica possono essere proibitivi, soprattutto per le imprese con volumi di fatture inferiori. Inoltre, l’infrastruttura tecnologica e le competenze necessarie per adottare la fatturazione elettronica sono spesso insufficienti. Per affrontare queste sfide, i governi potrebbero fornire incentivi mirati per sostenere le imprese nel passaggio alla fatturazione elettronica obbligatoria. Per garantire un flusso di lavoro efficiente, molte aziende integrano la fatturazione elettronica nei loro sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) o software di contabilità. La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso reti sicure che garantiscono l’autenticità e l’integrità dei documenti quali ad esempio: PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online): standard di scambio utilizzato in Europa e in alcuni Paesi extra-UE per la trasmissione delle fatture elettroniche; EDI (Electronic Data Interchange): protocollo per lo scambio elettronico di documenti tra aziende; Portali Governativi. Molti Paesi richiedono che le fatture elettroniche vengano inviate attraverso sistemi nazionali, come il Sistema di Interscambio (SdI) in Italia. L’uso dell’AI e dell’automazione migliora la gestione della fatturazione elettronica, riducendo errori e aumentando l’efficienza come ad esempio il riconoscimento automatico dei dati per estrarre informazioni dalle fatture (OCR e machine learning); la verifica automatica della conformità fiscale con le normative locali; la riconciliazione delle fatture con ordini di acquisto e pagamenti per evitare discrepanze (per approfondire vedi anche, Quale futuro per i fiscalisti con l’avvento dell’Intelligenza Artificiale e anche L’evoluzione dell’IA generativa al servizio della professione fiscale). Inoltre, la blockchain sta emergendo come tecnologia innovativa per garantire l’immutabilità, la sicurezza e la trasparenza delle transazioni di fatturazione elettronica. Le fatture registrate su blockchain non possono essere modificate, garantendo la conformità fiscale. L’eliminazione delle frodi. Infatti, la crittografia avanzata impedisce la manipolazione delle fatture e infine i contratti intelligenti (smart contracts), automatizzano il pagamento delle fatture in base a condizioni predefinite. L’implementazione dell’e-invoicing richiede l’utilizzo di strumenti tecnologici avanzati che garantiscano conformità, sicurezza ed efficienza. Le aziende devono valutare soluzioni software, cloud, AI e blockchain in base alle proprie esigenze operative e ai requisiti normativi dei Paesi in cui operano. Un’infrastruttura tecnologica solida può trasformare la gestione della fatturazione elettronica in un vantaggio competitivo, migliorando la trasparenza e riducendo i costi amministrativi.

Note

Per approfondire, A. Lanotte “La blockchain al centro della prossima rivoluzione fiscale” all’interno del Quaderno “La digitalizzazione tributaria: evoluzione e fattori di rischio“.