I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) che possono essere ERP Cloud o ERP on-premise, sono software utilizzati per gestire tutte le attività di un’azienda, integrando diverse funzioni come contabilità, produzione, vendite, risorse umane e altro ancora.
La scelta tra un sistema ERP cloud e ERP on-premise rappresenta pertanto una decisione strategica da vagliare con attenzione. Questo perché la decisione non riguarda solo l’aspetto tecnologico, ma tocca anche la gestione delle risorse, la sicurezza dei dati, la scalabilità e la flessibilità operativa. Proprio per questo, orientarsi nella giusta direzione è cruciale.
Ma come capire, tra ERP on-premise o ERP basato sul cloud, quale soluzione sia la più adatta alle esigenze di un’azienda? Sicuramente ci si deve affidare a un ERP di ultima generazione tenendo conto che entrambe le soluzioni hanno i loro vantaggi distintivi e le loro peculiarità, rendendo la scelta tutt’altro che semplice.
Prima di intraprendere questo importante passaggio per l’evoluzione del business, è fondamentale perciò considerare attentamente una serie di fattori chiave che influenzeranno il successo dell’implementazione del sistema ERP.
Cos’è un sistema ERP
Un sistema ERP è un insieme integrato di moduli software che permettono l’automazione e la gestione efficiente dei processi operativi interni, dal flusso di cassa alla produzione, passando per vendite, acquisti e risorse umane. Il suo scopo è quello di facilitare la pianificazione delle risorse aziendali, traducendo in efficienza i processi decisionali strategici.
ERP on-premise vs ERP cloud: qual è la differenza
Il software ERP si presenta in due varianti, le cui principali differenze risiedono nel modo in cui vengono implementati e gestiti.
- I sistemi ERP on-premise richiedono che le aziende installino il software sui propri server e se ne occupino internamente. Ciò significa che le imprese devono acquistare e mantenere l’hardware, oltre a gestire gli aggiornamenti del software e le misure di sicurezza.
- I sistemi ERP cloud, invece, sono ospitati sui server del fornitore e accessibili via internet. Questo libera le aziende dall’esigenza di investire in hardware e supporto IT, poiché è il fornitore a occuparsi di questi aspetti.
In generale, i vantaggi del cloud computing sono il completamento rapido, l’aggiornamento costante, il costo inferiore, la scalabilità, l’accessibilità migliorata e l’alta disponibilità.
Vantaggi di cui beneficiano, ad esempio, le imprese service-centric.
Al contrario, i sistemi ERP on-premise offrono vantaggi in termini di personalizzazione e controllo, ma sono più costosi in partenza e molti non supportano il mobile.
ERP on-premise VS ERP cloud: i fattori da considerare prima di scegliere
Prima di optare per un sistema ERP on premise o cloud, è fondamentale valutare una serie di fattori.
Oltre al budget a disposizione, è importante considerare le esigenze specifiche dell’azienda in termini di personalizzazione del sistema, necessità di accesso remoto, risorse IT interne disponibili e requisiti normativi.
Infine, si dovrebbe valutare attentamente la affidabilità e la competenza del fornitore del servizio ERP.
Personalizzazione: differenze fra erp on premise ed erp cloud
Se le operazioni aziendali richiedono una soluzione di pianificazione delle risorse su misura, è importante sapere che personalizzare un ERP in cloud può essere più complicato rispetto a un sistema ERP on-premise.
Le società che offrono soluzioni ERP applicano in genere restrizioni più severe sulla personalizzazione dei loro sistemi ERP su cloud per conservare la coerenza del sistema. Richiedono anche che partner e clienti utilizzino un ambiente di prova per testare le personalizzazioni prima di applicarle all’ambiente reale, assicurandosi che non interferiscano con il codice e le funzionalità originali dell’ERP.
Questo processo, sebbe presenti aspetti di sicuro molto vantaggiosi ( per garantire che le personalizzazioni siano sicure, efficaci e compatibili con il codice e le funzionalità originali dell’ERP) può allungare i tempi di realizzazione dei progetti ERP.
Controllo sui dati critici
Prima di scegliere tra un ERP on-premise o un ERP cloud è necessario chiedersi se si ha bisogno di un controllo completo dei dati critici aziendali.
Con un ERP cloud, i dati sono infatti ospitati fuori dalla sede aziendale e gestiti dal fornitore del servizio.
Questo modello offre diversi vantaggi, tra cui la riduzione dei costi operativi e di manutenzione per l’azienda cliente, poiché non deve investire in hardware costoso o in personale IT dedicato alla gestione dell’infrastruttura.
La perdita di dati non rappresenta più un problema poiché i fornitori adottano vari protocolli di crittografia sia in transito sia a riposo, per proteggere le informazioni sensibili. Questo livello di sicurezza è spesso superiore a quello che un’azienda potrebbe realisticamente implementare e mantenere per un sistema on-premise, soprattutto se non dispone di risorse IT dedicate.
Un altro vantaggio significativo dei servizi ERP cloud è la gestione professionale del backup e l’alta disponibilità. I fornitori di servizi cloud eseguono backup regolari dei dati e garantiscono la loro disponibilità attraverso infrastrutture ridondanti, minimizzando così il rischio di perdita di dati a causa di guasti hardware o disastri naturali.
Con una soluzione ERP on-premise, l’azienda mantiene il pieno controllo sui propri dati. Questo può essere un fattore critico per organizzazioni che operano in settori altamente regolamentati o che gestiscono dati estremamente sensibili. Il controllo diretto può facilitare la conformità con specifici requisiti legali o normativi riguardanti la gestione dei dati.
Tuttavia, con il controllo completo viene anche una maggiore responsabilità. Le aziende che optano per soluzioni on-premise devono investire significativamente in misure di sicurezza IT, inclusa la protezione contro violazioni e attacchi informatici. Questo include l’implementazione di politiche di sicurezza robuste, la gestione degli accessi, la crittografia dei dati e la manutenzione regolare dell’infrastruttura.
Scalabilità
Con il Cloud ERP, si beneficia delle funzionalità di auto-scaling offerte dal cloud, che permettono di allocare le risorse necessarie per sostenere l’attività in modo flessibile. Utilizzando il cloud, è possibile espandere rapidamente il numero di server, lo spazio di archiviazione, la memoria e le ore di utilizzo delle risorse, nonché il numero di utenti autorizzati ad accedere alle risorse cloud. In un contesto on-premise, invece, la scalabilità è intrinsecamente limitata dalle capacità dell’hardware a disposizione. Di conseguenza, qualsiasi piano di crescita dell’azienda deve essere attentamente coordinato con un piano di espansione delle infrastrutture di sistema.
Dimensioni dell’azienda
Le piccole e medie imprese PMI potrebbero beneficiare maggiormente di soluzioni ERP cloud per la loro flessibilità, minori esigenze di capitale iniziale e facilità di scalabilità.
Le grandi imprese possono preferire soluzioni on-premise per un maggiore controllo sui dati e sulla personalizzazione del sistema, anche se sempre più grandi aziende stanno adottando il cloud per la sua efficienza e innovazione.
Settore industriale di appartenenza
Alcuni settori, come quello finanziario o sanitario, hanno rigorosi requisiti di conformità e sicurezza che potrebbero influenzare la scelta verso soluzioni on-premise, dove l’azienda può controllare direttamente la sicurezza dei dati.
Tuttavia, i fornitori di ERP cloud stanno diventando sempre più conformi a vari standard di settore, rendendo le soluzioni cloud una scelta valida anche in questi ambiti.
Strategia IT
Le aziende con una forte enfasi sulla digitalizzazione e l’innovazione potrebbero trovare nel cloud un alleato strategico per la sua elasticità, scalabilità e l’accesso a tecnologie all’avanguardia.
Le organizzazioni con infrastrutture IT consolidate e squadre IT robuste potrebbero preferire di mantenere i sistemi ERP on-premise per sfruttare al meglio le loro risorse esistenti.
Risorse disponibili
L’implementazione on-premise richiede investimenti significativi in hardware, software e personale IT, oltre a costi ricorrenti per la manutenzione e l’aggiornamento.
Le soluzioni cloud, generalmente offerte come servizio (SaaS), richiedono un abbonamento periodico, che può essere più gestibile per le aziende che preferiscono spese operative (OPEX) piuttosto che spese in capitale (CAPEX).
Come gestire il processo di valutazione della giusta soluzione
Conducendo un’analisi approfondita, possibilmente con il supporto di consulenti esperti, le aziende possono valutare una serie di fattori rilevanti per la scelta tra ERP Cloud e ERP on premise. Questo processo può includere:
- Analisi dei costi totali di proprietà (TCO) per confrontare le spese a lungo termine delle opzioni cloud e on-premise.
- Valutazione delle esigenze di business per identificare requisiti specifici come la personalizzazione, l’integrazione con altri sistemi e la mobilità.
- Assessment della sicurezza e della conformità per garantire che la soluzione scelta soddisfi tutti i requisiti normativi e di sicurezza.
Quando scegliere un ERP on-premise
Un ERP on premise è consigliabile per le aziende che necessitano di un elevato grado di personalizzazione del sistema o che operano in settori con regolamentazioni rigide sulla sicurezza dei dati. Inoltre, può risultare la scelta giusta per le organizzazioni che dispongono di risorse IT interne in grado di gestire e mantenere l’infrastruttura tecnologica.
Elevato grado di personalizzazione
Un ERP on premise offre la massima flessibilità in termini di personalizzazione. Le aziende con processi aziendali unici o complessi spesso necessitano di adattare il software alle proprie esigenze specifiche. In un ambiente on premise, l’organizzazione ha il pieno controllo sul software e può modificarlo come necessario, senza le limitazioni che talvolta accompagnano le soluzioni cloud, le quali possono essere più rigide o richiedere l’intervento del fornitore per personalizzazioni profonde.
Regolamentazioni rigide sulla sicurezza dei dati
Alcuni settori, come quello finanziario, sanitario o governativo, sono soggetti a regolamentazioni molto severe in termini di gestione e conservazione dei dati. Avere un ERP on premise consente alle aziende di avere un controllo diretto sulla sicurezza dei dati, compresa la possibilità di implementare misure di sicurezza personalizzate che rispettino o superino gli standard richiesti. Questo può essere particolarmente importante quando si gestiscono dati sensibili che non dovrebbero essere esposti a potenziali vulnerabilità esterne.
Risorse IT interne
Le aziende con un solido dipartimento IT possono preferire un ERP on-premise perché consente loro di sfruttare le competenze interne per la gestione, la manutenzione e l’aggiornamento del sistema. Questo può includere la personalizzazione del software, l’implementazione di patch di sicurezza, l’upgrade del sistema e la risoluzione di eventuali problemi tecnici. Avere il controllo diretto sull’ambiente ERP permette all’azienda di rispondere rapidamente alle esigenze aziendali e di ridurre la dipendenza da fornitori esterni.
Considerazioni economiche a lungo termine
Sebbene l’investimento iniziale per un ERP on premise possa essere significativo, a causa dei costi hardware e del software stesso, nel lungo termine può risultare economicamente vantaggioso per alcune aziende. Dopo l’acquisto iniziale, i costi ricorrenti possono essere limitati alla manutenzione e al supporto, a differenza delle soluzioni cloud che richiedono un abbonamento continuo. Per le organizzazioni che prevedono di utilizzare lo stesso sistema ERP per molti anni, l’approccio on premise può offrire un migliore ritorno sull’investimento.
Quando scegliere un ERP cloud
Scegliere un sistema ERP cloud può essere particolarmente vantaggioso per le aziende in crescita, grazie alla sua scalabilità. È adatto anche per quelle organizzazioni con team distribuiti su vari siti geografici o che lavorano a distanza, poiché consente l’accesso remoto. Infine, è la scelta ideale per le aziende che vogliono limitare gli investimenti iniziali in hardware e manutenzione.
Scalabilità
Uno dei principali vantaggi degli ERP cloud è la loro scalabilità. Le aziende in crescita spesso si trovano a dover gestire un aumento delle loro operazioni e delle loro necessità in termini di elaborazione dati. Un sistema ERP cloud consente di aggiungere facilmente nuove funzionalità o utenti senza dover investire in hardware aggiuntivo o in complesse configurazioni software. Questo significa che l’ERP può crescere insieme all’azienda, adattandosi alle sue esigenze in tempo reale.
Accessibilità e lavoro remoto
Con l’aumento del lavoro a distanza e la distribuzione geografica dei team, avere un sistema che sia accessibile da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento è diventato fondamentale. Gli ERP cloud soddisfano questa esigenza, consentendo agli utenti di accedere ai dati e alle funzionalità dell’ERP tramite internet. Questo è particolarmente utile per le organizzazioni con più sedi o per quelle che dipendono da collaboratori remoti, poiché garantisce che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni aggiornate, indipendentemente dalla loro posizione.
Riduzione dei costi iniziali
L’adozione di un ERP cloud può significare una riduzione significativa dei costi iniziali rispetto ai sistemi on-premise. Con un ERP cloud, le aziende evitano le spese legate all’acquisto di hardware, come server e infrastrutture di rete, e ai costi di installazione e manutenzione. Inoltre, molti fornitori di ERP cloud offrono modelli di pagamento basati sull’abbonamento, che permettono alle aziende di distribuire i costi nel tempo, trasformando le spese di capitale (CapEx) in spese operative (OpEx).
Aggiornamenti e manutenzione
La manutenzione e gli aggiornamenti software possono rappresentare una sfida significativa per i sistemi ERP on-premise. Gli ERP cloud, d’altra parte, sono gestiti dal fornitore, il quale si occupa di tutti gli aggiornamenti e le manutenzioni necessarie. Questo non solo riduce il carico di lavoro per il team IT dell’azienda ma garantisce anche che il
Sicurezza
Sebbene la sicurezza dei dati sia una preoccupazione comune quando si parla di soluzioni cloud, i fornitori di ERP cloud investono significativamente in misure di sicurezza avanzate per proteggere i dati dei clienti. Questo include la crittografia dei dati, sia in transito sia a riposo, backup regolari e piani di recupero di emergenza. In molti casi, la sicurezza offerta da un ERP cloud può superare quella che un’azienda potrebbe realisticamente implementare per un sistema on-premise.
Conclusioni
In conclusione, la scelta tra ERP cloud e on-premise richiede una valutazione olistica delle esigenze e degli obiettivi aziendali. Nonostante la crescente popolarità delle soluzioni cloud, per alcune aziende, l’approccio on-premise può ancora essere la scelta giusta. La chiave è una decisione informata che allinea la strategia ERP con la visione a lungo termine dell’azienda.
