ERP per PMI: i vantaggi e le soluzioni sul mercato

I software ERP comprendono una serie di applicazioni e strumenti informatici sviluppati proprio per semplificare la vita delle Piccole e Medie Imprese (PMI) e coordinare diversi ambiti operativi, tra cui la gestione di progetti, finanze, magazzini, ordini, catene di approvvigionamento e processi di fatturazione. Questi sistemi possono incorporare moduli specifici dedicati alla contabilità, gestione del magazzino, gestione del personale e delle relazioni con i clienti, tra gli altri.

Implementazione Locale vs. Cloud (SaaS)

Una delle prime decisioni che una PMI deve prendere riguarda la modalità di implementazione del software ERP: locale (on-premise) o ERP cloud (Software as a Service, SaaS).

La scelta tra un ERP on-premise, cloud o open source dipende dalle specifiche esigenze aziendali, risorse e obiettivi a lungo termine della PMI. Mentre le soluzioni cloud offrono flessibilità e riduzione dei costi iniziali, le soluzioni on-premise e open source possono offrire maggiore controllo e personalizzazione. La chiave per un’implementazione di successo risiede nella valutazione accurata delle proprie necessità aziendali, nella selezione di un fornitore affidabile e nella pianificazione di una strategia di implementazione che supporti gli obiettivi di crescita dell’impresa.

I vantaggi del software ERP per le PMI

L’adozione di un sistema ERP emerge quindi come uno strumento chiave per incrementare l’efficienza e l’efficacia operativa.

L’unificazione in un’unica piattaforma di diversi processi e applicazioni aziendali, inclusi gli aspetti finanziari, le risorse umane e la gestione della supply chain permette di snellire la gestione delle attività d’impresa.

Con la centralizzazione dei dati aziendali, quindi, si ha la possibilità di offrire a tutti i reparti una fonte unica e affidabile di informazioni aggiornate e corrette.

Questo elimina la dipendenza da sistemi spesso non interconnessi, riducendo le possibilità di errore e potenziando le capacità decisionali all’interno dell’azienda.

Esaminiamo quindi in maniera sintetica i principali vantaggi dei software ERP per le PMI, prima di andare a elencare le opzioni da considerare.

Decisioni aziendali più consapevoli

Gli strumenti di reporting integrati nei sistemi ERP consentono di monitorare tutto, dai livelli di inventario e gli ordini dei clienti, alle cifre di vendita e ai dati finanziari. Queste informazioni dettagliate su tutti gli aspetti dell’attività permettono di prendere decisioni consapevoli e ponderate riguardo alla distribuzione delle risorse e al miglioramento delle operazioni aziendali, con conseguenti benefici sull’efficienza e i risultati economici.

Gestione delle scorte ed evasione degli ordini

Un ERP può automatizzare molte delle attività coinvolte nelle fasi di processamento e evasione degli ordini, dall’accettazione degli ordini dei clienti al monitoraggio dei livelli di inventario e alla generazione delle etichette di spedizione e, grazie al monitoraggio in tempo reale dei livelli di inventario può aiutare a prevenire carenze di scorte, assicurando la disponibilità dei prodotti richiesti dai clienti proprio quando sono necessari.

Un processamento degli ordini più rapido può liberare il tempo del personale affinché si possa concentrare su altre attività, e può anche aiutare a migliorare la soddisfazione del cliente assicurando che gli ordini siano processati e spediti più velocemente.

Prevenire ritardi di pagamento e sanzioni

L’impiego di un sistema automatizzato per la gestione delle fatture rappresenta una soluzione efficace per monitorare le scadenze e assicurare il pagamento tempestivo delle fatture, risultando in un notevole risparmio finanziario e nella stabilità operativa dell’impresa.

Migliore gestione dei progetti e del servizio clienti

Utilizzare un sistema ERP offre il vantaggio di disporre di strumenti di gestione progetti che facilitano il monitoraggio di attività e scadenze, l’assegnazione di risorse e il controllo dei progressi, garantendo il completamento dei progetti nei tempi e budget stabiliti, evitando così ritardi e interruzioni costosi.

Grazie alle funzionalità CRM di un sistema ERP è inoltre possibile migliorare il servizio clienti, gestendo informazioni, storico acquisti e preferenze, personalizzando le interazioni e tracciando le opportunità di vendita per espandere l’attività.

Gestione documentale e business intelligence

Le funzionalità di gestione documentale di un sistema ERP sono essenziali per organizzare documenti importanti come contratti e fatture, facilitando la loro memorizzazione, condivisione e accesso, contribuendo a risparmiare tempo e denaro.

Gli strumenti di business intelligence (BI) integrati in un sistema ERP consentono quindi di analizzare dati aziendali per identificare tendenze, gestire l’inventario e prendere decisioni basate sui dati, migliorando così l’efficienza aziendale.

In sintesi, l’adozione di un software ERP consente alle PMI di competere in modo più efficace sul mercato, migliorare la produttività, ottimizzare le risorse e semplificare i processi aziendali, contribuendo al successo e alla crescita dell’azienda.

Quale ERP scegliere e cosa influisce sui costi

Esistono tre diverse categorie di sistemi ERP, comunemente denominate Tier 1, Tier 2 e Tier 3. Vediamo le differenze tra di loro:

Tier 1 (Sistemi ERP di fascia alta)

Un ERP Tier 1 è un sistema di alto livello progettato per grandi aziende o multinazionali. Questi sistemi sono noti per la loro capacità di gestire una vasta gamma di funzioni commerciali e possono essere personalizzati per adattarsi alle operazioni aziendali complesse². In particolare:

Secondo analisti come Gartner, gli utenti di ERP Tier 1 hanno oltre 1000 dipendenti e un fatturato di almeno 500 milioni di dollari all’anno.

Tier 2 (Sistemi ERP di fascia media)

Un ERP Tier 2 è un sistema progettato per aziende di medie dimensioni e piccole imprese. Questo tipo di ERP è generalmente meno costoso e più facile da avviare rispetto al software di ERP Tier 1.

Dal punto di vista della complessità dei processi aziendali, gli ERP Tier 2 sono progettati per adattarsi a realtà con processi limitati e una copertura geografica non estesa, tipicamente aziende che operano in settori basati sui servizi. Un aspetto fondamentale che distingue gli ERP Tier 2 è il loro costo inferiore rispetto ai sistemi ERP di Tier 1, rendendoli così una soluzione più accessibile per le aziende che hanno budget limitati. Inoltre, la facilità di avvio è un altro vantaggio significativo, poiché questi sistemi sono generalmente più semplici da implementare rispetto alle soluzioni Tier 1, permettendo alle aziende di diventare operative in tempi più brevi.

In sintesi, gli ERP Tier 2 sono una scelta ragionevole per le aziende di medie dimensioni che desiderano un sistema ERP funzionale senza la complessità e i costi associati ai sistemi Tier 1.

Tier 3 (Sistemi ERP per piccole imprese e startup)

Questi sistemi sono particolarmente adatti per piccole imprese e startup che dispongono di risorse limitate. Sono ideali per organizzazioni con meno di 100 dipendenti e tra gli esempi di software di Tier 3 rientrano Odoo, Zoho e QuickBooks. Queste soluzioni presentano costi di implementazione inferiori rispetto ai sistemi di Tier 1 e Tier 2, offrendo al contempo una notevole facilità d’uso. Infatti, sono semplici da utilizzare e configurare, il che li rende particolarmente attrattivi per le aziende più piccole o quelle in fase di avviamento,

Cosa considerare prima di creare un budget ERP

Prima di creare un budget per un sistema ERP, ci sono alcuni punti fondamentali da tenere a mente per assicurarsi di fare la scelta giusta per la propria azienda. Innanzitutto, è essenziale definire il motivo per cui si necessita del software ERP, in modo da avere un quadro chiaro delle proprie aspettative. Successivamente, è importante elencare le sfide che la propria attività sta affrontando e come ci si aspetta che il sistema ERP contribuisca a risolverle. È cruciale decidere quali funzionalità dell’ERP sono necessarie, determinare gli obiettivi che si intendono raggiungere e le risultanze attese.

Da subito, quindi, diventa essenziale avere chiarezza su vari fattori che influenzano la pianificazione dei costi di un ERP, in quanto comprendere e giustificare il costo contribuirà significativamente alla scelta dell’ERP più adatto per la propria attività. Questi fattori comprendono le tariffe per la licenza del software, che rappresentano un costo iniziale fondamentale da considerare. Inoltre, la personalizzazione richiesta specificamente per il proprio business è un altro aspetto critico, poiché può variare notevolmente da un’azienda all’altra e influenzare il costo finale. L’hardware aggiuntivo e i server che potrebbero essere necessari rappresentano un ulteriore investimento da non sottovalutare, specialmente per quelle aziende che necessitano di una significativa capacità di elaborazione o di storage.

Ora che abbiamo compreso come e perché gli ERP sono strumenti essenziali per le PMI passiamo in rassegna alcune delle soluzioni disponbili sul mercato.

Oracle NetSuite

Oracle NetSuite è un software particolarmente adatto alle esigenze delle piccole e medie imprese (PMI). Questo sistema ERP basato su cloud si distingue per la sua flessibilità e scalabilità, consentendo una gestione integrata ed efficiente delle diverse aree aziendali. Un elemento chiave è la sua capacità di garantire accessibilità e aggiornamenti continui grazie alla tecnologia cloud.

Il software si presenta con una struttura modulare e una suite di prodotti specificamente progettati per le PMI. Tra le aree coperte troviamo:

• la gestione finanziaria, che include funzionalità per la contabilità, la pianificazione finanziaria e il controllo dei costi;
• la gestione degli ordini, che facilita il monitoraggio e la gestione efficace della supply chain;
• la gestione della produzione, che supporta la pianificazione e il controllo dei processi produttivi;
• la gestione del magazzino, che consente un tracciamento preciso e una gestione ottimale delle scorte.

Essendo un software in cloud, NetSuite elimina la necessità di investimenti significativi in hardware, riducendo così i costi di gestione. Inoltre, la sua architettura scalabile e modulare si adatta perfettamente alle esigenze in evoluzione delle aziende. Gli aggiornamenti automatici introducono nuove funzionalità due volte l’anno, mentre sicurezza e compliance sono garantite attraverso un accesso alle informazioni differenziato in base al ruolo aziendale.

SAP Business One

SAP Business One è una soluzione di gestione aziendale completa e progettata specificamente per le piccole e medie imprese. Questa piattaforma gestionale integrata non solo consente di ottimizzare i processi aziendali, ma offre anche una serie di funzionalità specifiche progettate per rispondere alle esigenze delle realtà imprenditoriali di piccole dimensioni. Dal controllo della produzione alla gestione delle risorse umane, passando per la finanza e il customer relationship management, SAP Business One si configura come una soluzione completa e versatile, in grado di supportare le piccole imprese nel loro percorso di crescita e innovazione.

Ecco alcuni dei vantaggi di SAP Business One

• Ampie funzionalità: SAP Business One offre una vasta gamma di funzionalità, tra cui gestione finanziaria, vendite, acquisti, inventario, produzione e risorse umane. Questo consente alle PMI di gestire tutte le loro operazioni in un unico sistema integrato.
• Automazione dei processi aziendali: l’automazione dei processi riduce gli errori manuali e migliora l’efficienza. Ad esempio, la gestione degli ordini, la fatturazione e la pianificazione della produzione possono essere automatizzate con SAP Business One.
• Rapporti e analisi avanzate: la soluzione offre report e dashboard avanzati in tempo reale, consentendo alle aziende di prendere decisioni informate e di monitorare le prestazioni aziendali.
• Facilità di configurazione e personalizzazione: SAP Business One è facile da impostare e può essere adattato alle esigenze specifiche di ciascuna azienda. Le personalizzazioni possono essere fatte per soddisfare le esigenze mutevoli delle PMI che crescono.

Sage 100cloud

Sage 100cloud è un ERP progettato appositamente per le PMI ed è focalizzato sulle vendite e sulle relazioni con i clienti.

Questo software di gestione aziendale si distingue per la sua vasta offerta di moduli specificamente ideati per rispondere alle esigenze di ogni impresa. Tra le funzionalità principali di Sage 100cloud sono incluse la gestione finanziaria, la contabilità, le buste paga, l’analisi di business, il CRM, il commercio elettronico, la produzione e la logistica. Tra le caratteristiche più apprezzate, l’accesso unificato e la gestione dei permessi utente in base ai ruoli, oltre alla semplicità di utilizzo.

Altri punti di forza di Sage 100cloud sono la gestione dell’inventario, in particolare per le aziende che operano nel settore della distribuzione e la gestione delle retribuzioni, dall’elaborazione dei pagamenti alla gestione dei piani di benefici, dai depositi diretti alle revisioni salariali e al monitoraggio delle buste paga[

Ecco alcune delle sue caratteristiche principali:

Modularità

Sage 100cloud è suddiviso in quattro categorie di moduli:

• Gestione delle vendite e CRM: strumenti per gestire le vendite, il marketing e le relazioni con i clienti.
• Contabilità e gestione finanziaria: funzionalità per la gestione contabile, la sincronizzazione bancaria, la creazione di dashboard finanziarie e altro.
• Gestione della produzione: strumenti per la pianificazione della produzione, il controllo di magazzino e la gestione delle risorse.
• Relazioni e mobilità: moduli per migliorare la comunicazione interna ed esterna e l’accesso ai dati aziendali tramite dispositivi mobili.

Gestione contabile nel cloud

• Dematerializzazione della gestione contabile e finanziaria.
• Contabilità online delle registrazioni contabili.
• Sincronizzazione bancaria per automatizzare l’iscrizione delle scritture contabili.
• Dashboard per il monitoraggio del fatturato, dell’utile netto e della liquidità.
• Utilizzo della tecnologia OCR per convertire le fatture cartacee in scritture digitali.

Personalizzazione

Ogni reparto ha accesso agli strumenti necessari per le attività quotidiane, creando un ambiente di lavoro personalizzato.

Altre funzionalità:

• Gestione patrimoniale: Monitoraggio e gestione degli asset aziendali.
  • Automazione dei processi: Ottimizzazione delle operazioni aziendali.
  • Integrazione e interoperabilità: Connessione con altre applicazioni e sistemi.
  • Mobilità: Accesso ai dati aziendali tramite dispositivi mobili.

Panthera

Panthera è un ERP di seconda generazione sviluppato da Sisthema Spa, una società del gruppo Var Group specializzata nell’ERP made in Italy. Offre soluzioni gestionali personalizzate per adattarsi alle esigenze specifiche di ogni impresa, garantendo un supporto completo per ottimizzare i processi aziendali e favorire la crescita delle PMI italiane

Le principali caratteristiche di Panthera includono:

• Velocizzazione dei processi aziendali.
• Automazione delle comunicazioni.
• Univocità del dato.
• Scelta e scalabilità del sistema.
• Migliore controllo dei dati.
• Aggiornamenti di versione rilasciati in modo integrato

Altre caratteristiche distintive sono:

• Architettura web-based che consente l’accesso tramite browser da diversi dispositivi.
• Sviluppato in Java e compatibile con vari browser e piattaforme.
• Modularità e scalabilità in base alla crescita dell’azienda.
• Supporto rapido alle decisioni, funzioni collaborative, standardizzazione nelle personalizzazioni, integrazione nativa con altri sistemi, monitoraggio delle KPI e interfaccia moderna.

Zucchetti Gestionale 1

Zucchetti Gestionale 1 è un software multifunzionale che offre una serie di funzionalità studiate per soddisfare le diverse esigenze operative delle PMI. Tra queste vi sono l’automatizzazione dei processi amministrativi, la gestione della contabilità generale e analitica, il controllo della tesoreria e dello stato patrimoniale aziendale. Inoltre, il software integra advanced analytics per il tracking delle performance dell’impresa in tempo reale. Tutto ciò si traduce in una gestione olistica dell’azienda che consente un controllo capillare sulla salute finanziaria dell’organizzazione.

I vantaggi di Zucchetti Gestionale 1 per le PMI

L’utilizzo di Zucchetti Gestionale 1 offre numerosi vantaggi per le PMI. Primo fra tutti la possibilità di centralizzare in un unico tool la gestione di svariati processi aziendali, favorendo così l’efficienza e la produttività. Inoltre, grazie all’integrazione di strumenti analitici avanzati, il software consente di monitorare costantemente i KPI aziendali, agevolando una presa decisionale basata sui dati. Infine, Zucchetti Gestionale 1 è altamente personalizzabile: ogni impresa può adattare il software alle proprie specifiche necessità, garantendo così una flessibilità operativa senza precedenti.

Ecco alcune delle sue caratteristiche principali:

• Ampia copertura: Gestionale 1 consente di gestire ogni aspetto dell’operatività quotidiana dell’azienda, dalla ricezione degli ordini alla fatturazione, fino alla successiva contabilizzazione. Puoi anche gestire incassi, pagamenti e adempiere ai principali obblighi fiscali .
• Rapidità d’installazione e interfaccia intuitiva: Grazie alla sua interfaccia intuitiva e alla semplicità d’uso, puoi amministrare la contabilità, il magazzino, le fatture e gli ordini della tua attività con la massima flessibilità.
• Versatilità e modularità: Gestionale 1 è altamente versatile e modulare. Puoi potenziarne ulteriormente le funzionalità per adattarlo alle tue esigenze specifiche.
• Multiesercizio e multiaziendale: Il software è in grado di gestire più esercizi e aziende contemporaneamente.

Acumatica

Acumatica è un sistema ERP che offre una serie di soluzioni aziendali versatili che coprono vari ambiti produttivi. 

Innanzitutto, ottimizza la gestione dei flussi di dati, migliorando l’efficienza dei servizi offerti, riducendo imprecisioni ed errori nella lettura dei dati e snellendo i processi aziendali ed è poi apprezzato anche per la sua completezza. Fornisce una visione completa di tutti i processi aziendali, gestendo vari ambiti come la contabilità e finanza, le vendite, gli acquisti e il controllo magazzino, la pianificazione della produzione e l’analisi dei dati e relativo reporting. 

Un altro aspetto importante di Acumatica è la sua integrabilità con altri software. Può integrarsi facilmente con software gestionali, CAD, CAM e CRM, creando un unico ecosistema integrato.

Acumatica mira all’automazione e ottimizzazione dei processi aziendali, aiutando a ridurre gli errori di gestione ed evitare azioni ripetitive, liberando tempo per attività più strategiche e produttive.

Inoltre, permette l’analisi dei dati in tempo reale. Questo consente di trasformare le informazioni sui processi in dati utili per prendere decisioni strategiche. 

Infine, si tratta di un software adattabile: questo consente ad un’azienda di fruire, all’inizio, solo delle funzioni indispensabili per la produzione, per poi arricchirle nel tempo nel caso in cui cambiassero i bisogni aziendali. 

Conclusioni

In conclusione, l’implementazione di un software ERP può portare numerosi vantaggi per le piccole e medie imprese. Dalla semplificazione dei processi aziendali alla riduzione dei costi operativi, passando per l’aumento dell’efficienza e della produttività, le soluzioni ERP possono trasformare radicalmente il modo in cui le PMI gestiscono le loro operazioni quotidiane.

Sul mercato esistono diverse soluzioni ERP, tuttavia, la scelta del software più adatto dipende dalle esigenze specifiche di ogni azienda. Pertanto, è fondamentale fare una ricerca accurata e considerare attentamente tutte le opzioni disponibili prima di prendere una decisione.

Ricordiamo che l’adozione di un software ERP è un investimento a lungo termine che può portare benefici significativi. Ma come ogni investimento, richiede una pianificazione e una gestione attenta per garantire il massimo ritorno.