DOMANDA
Buongiorno,
avrei bisogno del vostro aiuto per capire se anche le fatture passive che riceveremo dai vari fornitori sono da archiviare obbligatoriamente in formato xml usufruendo del sistema di conservazione messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate o di sistemi alternativi certificati.
Grazie in anticipo per l’aiuto
Alfonso Di Muro
RISPOSTA
Buongiorno a Lei.
Anche le fatture ricevute vanno conservate a norma del D.M. 17/6/2014.
Le fatture possono essere archiviate in formato xml, ossia nello stesso formato con cui sono state ricevute. L’Agenzia delle Entrate, nel corso del videoforum tenutosi lo scorso maggio, ha affermato che i contribuenti potranno continuare a portare in conservazione il pdf della fattura e non saranno obbligati a conservare l’xml, a condizione ovviamente che il contenuto dei documenti sia identico. In particolare, l’Agenzia ha considerato applicabile l’art.23/bis del C.A.D. secondo cui «le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’art. 71 (dello stesso Cad), hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutte le sue componenti , è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta ferma, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico».
Tuttavia non mi sento di “caldeggiare” tale possibilità per due motivi:
- Non vedo la ragione per cui si debba correre il rischio che la mia copia informatica (in pdf) di un documento informatico (in xml) possa essere disconosciuta;
- Un documento in xml contiene dati facilmente accessibili dagli applicativi, quindi le funzioni di ricerca ed estrazione richieste dall’articolo 3, comma 1, lettera b, del D.M. 17/6/2014 sono insite nella struttura del file.
La scelta se avvalersi o meno del servizio di conservazione offerto gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate è questione controversa. Le principali remore sono rappresentate da questioni di efficacia del servizio, soprattutto nei casi di contribuenti con un numero elevato di fatture, e dalla diffidenza nell’avvalersi di un “custode” che è nostra controparte. Sono d’accordo sul primo argomento, il servizio gratuito non è stato creato per utenti di grandi dimensioni, ma per venire incontro ai piccoli contribuenti; sul secondo mi permetto di nutrire qualche perplessità. Il Sistema di interscambio è sotto il controllo dell’Agenzia Entrate-Sogei, per cui l’affidamento del servizio di conservazione non aggiungerebbe nessun dato in più rispetto a quelli già in possesso della Amministrazione Finanziaria, ne cambierebbe solo il titolo di detenzione.
Non vedo quindi valide ragioni per diffidare del servizio di conservazione offerto dall’Agenzia delle Entrate; tutt’al più potrebbe essere opportuno una sua replica con un servizio privato, soprattutto per fruire di maggiori funzionalità.
Cordiali saluti
Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu
