Tardiva conservazione delle fatture, come gestire la situazione

DOMANDA

Mi sono resa conto solo ora che alcune fatture emesse/ricevute nel 2020 non sono state conservate (premesso che utilizzo il servizio gratuito dell’agenzia delle entrate). Premesso che sto parlando di una partita iva individuale con volumi ridotti e chiusura al 31/12/2020. Per le fatture ricevute temo che la conservazione non sia stata effettuata perché l’accordo di conservazione ha data adesione il 07/03/2020 e le fatture risultano recapitate in stessa data ma spedite in data antecedente (erano tra quelle non consegnate) Per le fatture emesse non ne comprendo il motivo dato che la spedizione tramite SDI è del 18/05/2020, quindi successiva all’accordo di adesione. Ho visto che ad oggi è possibile sottoscrivere un nuovo accordo di adesione con data antecedente a quella di sottoscrizione.

È possibile sottoscrivere un nuovo accordo di servizio per la conservazione che dà la possibilità di indicare una data, antecedente alla data di sottoscrizione dello stesso, a partire dalla quale le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio, saranno portate in conservazione. Pertanto, con il nuovo accordo verranno conservate automaticamente sia le fatture emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio a partire dalla nuova data di adesione, sia quelle emesse e ricevute tramite il SdI nel periodo che va dalla data retroattiva indicata alla nuova data di adesione. Se si intende sfruttare questa possibilità, è necessario revocare l’Accordo di Adesione in essere e procedere alla sottoscrizione del nuovo Mi domandavo quindi se, al fine di evitare sanzioni e contestazioni da parte dell’Agenzia conviene:

1. procedere con la revoca dell’accordo e sottoscriverne uno nuovo con data 01/01/2020 anche se comunque le fatture andrebbero in conservazione tardiva (e non vorrei che ci fossero problemi per quelle correttamente conservate)
2. mandare in conservazione i file oggi scaricando le fatture dal cassetto fiscale ed inviandole in conservazione sul servizio dell’agenzia manualmente
3. lasciare la situazione com’è

RISPOSTA

La tardività della conservazione delle fatture elettroniche è purtroppo assodata e non ravvedibile. Tuttavia ci sono molti elementi che potrebbe utilizzare in sua difesa.. Se le fatture sono visibili (quindi memorizzate) nell’area riservata accessibile tramite Entratel è applicabile l’articolo 1, comma 6-bis, del Decreto Legislativo 127/2015, che così recita: “Gli obblighi di conservazione previsti dall’articolo 3 del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 17 giugno 2014,pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014, si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio di cui all’articolo 1, comma 211, della legge 24 dicembre 2007, n. 244, e memorizzati dall’Agenzia delle entrate”. Quindi può sottoscrivere un nuovo accordo di servizio e porsi il problema di mandare in conservazione le fatture solo nel momento in cui Lei decidesse eventualmente di cancellarle dal SDI.

Vero è che i tempi e le modalità di applicazione della predetta disposizione – sempre a norma del citato comma 6-bis – dovrebbero essere definiti con provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate (che aspettiamo da 5 anni) , ma dubito fortemente che sia pensabile che tale omissione possa andare a discapito dei contribuenti. D’altronde la autenticità e la immodificabilità sono assicurate dal possesso da parte dell’Agenzia delle Entrate dell’hash di ciascuna fattura elettronica transitata dal SDI, per cui l’obbligo di conservazione è da considerarsi un inutile orpello. Ma siccome gli interessi economici in ballo sono enormi, sull’argomento c’è un assordante silenzio.

Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile scrivere a: esperto@agendadigitale.eu

Potranno essere presi in esame solo i quesiti sottoscritti con cognome e nome