Nelle organizzazioni, anche l’ufficio Risorse Umane è sempre più coinvolto negli aspetti di digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti, perché abilitano più efficienza, risparmio, qualità e sostenibilità. Sebbene molti documenti comincino ad essere prodotti nativamente in digitale, nel fascicolo del personale vi sono ancora molti documenti cartacei ed è utile capire quali aspetti considerare. Ecco una breve sintesi operativa per riuscire a districarsi al meglio.
Fascicolo del personale: l’analisi dei documenti
Quando si parla di fascicolo del personale ci si concentra molto sul flusso dei documenti, sul passaggio di informazioni tra dipendente e funzione HR, sulla gestione di uno scadenziario; obiettivi di miglioramento che devono indubbiamente essere perseguiti. Ma per raggiungere questi traguardi bisogna necessariamente partire dall’analisi dei documenti: considerarne la natura, lo scopo, le caratteristiche fisiche, i requisiti giuridici obbligatori, i destinatari, le tempistiche di archiviazione e, non ultima, la corretta gestione dei dati personali.
Dobbiamo considerare la natura del documento che stiamo per gestire perché, se cartacea, dobbiamo capire se può essere dematerializzato, applicando quanto previsto dall’all. 3 delle Line Guida AgID – Certificazione di processo per la scansione dei documenti, e successivamente distrutto o se presenta caratteristiche che impongano anche la sua conservazione fisica.
Se, al contrario, il documento è nativo digitale dobbiamo accertarci che venga applicato quanto previsto dall’all. 2 delle LLGG sui formati idonei a produrre documenti giuridicamente rilevanti, e assicurarci di utilizzare gli strumenti adeguati per garantire i requisiti di integrità e immodificabilità, rispettando, nel contempo, le peculiarità giuridiche del documento. È nativo digitale? Quale formato devo usare? Deve essere firmato? Quale firma elettronica devo utilizzare? Posso stamparlo?
Formato e firme elettroniche
Il formato riveste particolare importanza anche in relazione ai destinatari: se voglio condividere un’informazione è fondamentale che questa informazione possa essere letta da chi la dovrà ricevere e, quindi, devo assicurarmi di utilizzare un formato standard, possibilmente aperto, che duri nel tempo.
Le firme elettroniche lo sappiamo, non sono tutte uguali: hanno valore diversi, complessità di utilizzo diverse e non tutte sono adeguate al contesto che si sta analizzando. Se, per ipotesi, il mio documento richiede la forma scritta (C.C. art. 1350) devo sapere che non potrò usare la firma elettronica semplice.
Ad esempio, non tutti i contratti di assunzione necessitano di una firma ma, per alcuni, la firma elettronica semplice non basta. Ricevere un documento per via telematica, per posta elettronica o perché lo scarico da un portale, significa ricevere un documento informatico che, se stampato, potrebbe perdere alcune caratteristiche fondamentali e, di conseguenza, potremmo vedere venire meno il suo valore giuridico.
Stampando un documento firmato digitalmente, le caratteristiche della firma si perdono e così i requisiti di integrità e immodificabilità. Oppure, se il documento informatico in questione viene scaricato dal portale di un’amministrazione pubblica, per garantire la conformità della copia stampata all’originale informatico servirà un Pubblico Ufficiale.
Importante ricordare, in questa fase di analisi, che i requisiti obbligatori di un documento cartaceo non vengono meno quando io decido di produrlo come documento informatico. Le informazioni obbligatorie devono essere le stesse di quando lo producevo su carta e così anche sulla necessità o meno di una firma o una marca da bollo.
Cambiano gli strumenti, si usano tecnologie diverse ma non cambiano le caratteristiche che conferiscono a quel documento il suo valore giuridico. Capire quale sia lo scopo del documento ci aiuta a decidere quale processo applicare per la sua gestione; se la rilevanza fosse solo interna, a fini organizzativi, potrei decidere di fargli seguire un flusso più “leggero” e applicare norme più restrittive solo a quei documenti che hanno e devono mantenere uno specifico valore probatorio.
Capire quale sia l’utilità del documento mi aiuta inoltre a determinare quale sia il giusto periodo di conservazione da applicare. Ci sono obblighi di norma, che specificano per quanto tempo io debba conservare un documento, e ci sono norme, GDPR, che impongono la distruzione del documento quando questo ha esaurito il suo scopo. Ad esempio, non è lecito conservare di default i documenti di identità del dipendente.
Dobbiamo essere consapevoli che detenere documenti per un tempo superiore al necessario non solo rallenta la nostra operatività e produce costi ma è un comportamento che può essere sanzionato.
Dati personali e dati particolari
Ci sono documenti che non dobbiamo conservare, come i certificati di malattia o gli esiti delle visite mediche obbligatorie, che sarebbe meglio fossero detenute dal medico competente o che, in ogni caso, devono essere tenuti separati dagli altri documenti del personale (Autorità Garante della privacy – punto 81).
Il fascicolo del personale contiene dati personali e, anche, dati particolari (gli ex dati sensibili); deve quindi essere soggetto a procedure di archiviazione e accesso particolarmente restrittive.
Devono essere individuati gli incaricati e non è detto che questi incaricati possano accedere a tutti i documenti presenti nel fascicolo.
Ma chi deve sicuramente poter accedere sempre al proprio fascicolo è il dipendente, in quanto soggetto interessato al trattamento (art. 13 della legge n. 675/1996, ora art. 7 del d. lg. n. 196/2003). (art. 13 della legge n. 675/1996, ora art. 7 del d. lg. n. 196/2003).
Qualsiasi strumento sceglieremo per la gestione dei documenti, non dimentichiamo questo aspetto.
Fascicolo del personale e conservazione digitale a norma
Il processo di digitalizzazione si completa con il versamento dei documenti informatici in un sistema di conservazione a norma, operazione necessaria per ottemperare all’obbligo di corretta archiviazione dei documenti sancito, tra l’altro, dal Codice Civile.
Come vedete, è corretto concentrarci su quali possano essere i benefici di un processo di digitalizzazione dei documenti del personale ma dobbiamo sempre partire da un’analisi dettagliata di quello che abbiamo, di cosa riceviamo, come e da chi e quale uso dobbiamo farne.
Le norme che regolano la gestione del fascicolo del dipendente sono sia fiscali che civilistiche che tecniche, come le LLGG AgID e il GDPR, le Linee guida sul trattamento di dati personali dei lavoratori privati del Garante della Privacy (23 novembre 2006 [1364939] ), il D.Lgs. 27 giugno 2022, n. 104– Lavoro trasparente, il CAD e le regole tecniche sulla corretta gestione delle firme elettroniche.
In realtà, una volta chiare le procedure e le normative, esistono strumenti e tecnologie alla portata di tutti, adeguate a realtà di ogni dimensione. Ciò che è importante è saper crearsi un percorso strategico e di valore a monte, resistendo alla tentazione di azioni operative e tattiche su singoli task.
