Una soluzione che consente alle aziende di risparmiare tempo, sfruttando la comodità della tecnologia: il fascicolo doganale elettronico si pone come una conquista innovativa dell’Agenzia delle dogane e dei monopoli, per cogliere le occasioni fornite dalla trasformazione digitale. L’obiettivo è velocizzare i processi, ridurre i costi e semplificare l’operatività di imprese ed enti pubblici, incrementando al contempo la produttività e snellendo i processi dell’amministrazione doganale come indicano le statistiche prodotte al riguardo. Approfondiamo quindi la natura del fascicolo doganale elettronico, alla luce del framework normativo di riferimento, comprendendone i vantaggi concreti per aziende e pubblica amministrazione, oltre a come funziona in pratica.
Che cos’è il fasciolo doganale elettronico: la normativa
Il fascicolo doganale elettronico è lo strumento che consente alle aziende di svolgere in via digitale, le pratiche burocratiche legate al controllo dei documenti per operazioni di import ed export. Questo consente ovviamente di non dover mandare il personale direttamente alla dogana per effettuare le necessarie verifiche. Il sistema è stato sviluppato nell’ambito del progetto di sdoganamento centralizzato nazionale, volto a semplificare le procedure legate ai controlli doganali e a favorire logistica e commercio.
Il principale articolo di legge di riferimento relativo al fascicolo doganale elettronico è il 163 del CDU – Codice doganale dell’unione, che nel 2016 ha introdotto importanti modifiche nella regolamentazione portando a valorizzare la digitalizzazione e dando la possibilità di servirsi di strumenti telematici per le verifiche relative alle operazioni delle dogane. Infatti, l’articolo 163 del CDU spiega che i documenti vengono forniti alla dogana solo se l’ente lo richiede per effettuare i dovuti controlli oppure nel caso sia imposto dall’Unione europea: viene meno quindi la necessità di una presentazione sistematica dei documenti, lo si deve fare solo su richiesta effettiva. Una soluzione che evita sprechi e perdite di tempo. Questa norma ha permesso un maggiore ricorso al fascicolo elettronico doganale. Una spinta all’implementazione del digitale nel sistema doganale è arrivata anche nel 2018 con l’introduzione dell’obbligo di presentazione alla dogana del documento di trasporto elettronico, step che si inserisce nell’ambito dell’iniziativa europea della completa dematerializzazione del ciclo dell’ordine verso un mercato digitale unico.
I vantaggi del fascicolo doganale elettronico
I vantaggi del fascicolo doganale elettronico sono riconducibili ai benefici portati dalla dematerializzazione della gestione documentale:
- Automatizzazione delle procedure grazie a strumenti informatici che consentono la creazione e condivisione telematica di documenti;
- Tempi ridotti: in pochi clic si adempie alla normativa e si è in regola;
- Contenimento dei costi: per trasmettere il documento basta fare l’upload nel sistema, non ci sono spese di invio di plichi cartacei;
- Aumento della produttività, in seguito all’ottimizzazione dei processi;
- Minore rischio di commettere errori, per esempio nell’atto di compilare manualmente i moduli cartacei;
- Si sopperisce all’eventuale carenza di personale, poiché i sistemi automatizzati aiutano a ridurre il carico di lavoro.
Le statistiche raccolte in seguito all’entrata in vigore del CDU, un anno dopo questo evento e quindi nel 2017, hanno rilevato infatti subito un riscontro positivo. Come riportato nell’atto libero “La nuova Dogana, ovvero come usare l’innovazione tecnologica per coniugare la tutela e la competitività del mercato”, prodotto dalla Commissione parlamentare di inchiesta sul livello di digitalizzazione e innovazione delle pubbliche amministrazioni e sugli investimenti complessivi riguardanti il settore delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, presentato ad aprile 2017 alla Camera durante la XVII Legislatura, il calo delle tempistiche medie nelle operazione di sdoganamento delle merci è stato drastico. In particolare, nel primo quadrimestre 2016 le dichiarazioni sdoganate tra i 12 secondi e i 5 minuti sono state l’84,3%, mentre tra il primo maggio e la fine dell’anno sono salite al 92,6%.
I dati mostrati dalla Commissione hanno anche evidenziato come l’introduzione del fascicolo elettronico doganale abbia ridotto il gap tra i presidi portuali dell’Italia settentrionale e meridionale. Per esempio, il porto di Genova è passato dal gestire entro cinque minuti il 65,8% delle merci sdoganate all’87,6%, Venezia dal 92,1% fino al 96,5%, Napoli dal 2,2% al 55,7% e Gioia Tauro dallo 0,01% al 67,3 %. I dati indicano anche un aumento della produttività. Nel 2016 le dichiarazioni doganali lavorate sono state oltre 19 milioni, mentre l’anno precedente erano 18,1 milioni. Numeri che indicano come il risparmio di tempo e l’automatizzazione consentano anche di avere una maggiore efficienza nell’erogazione dei servizi.
Come spiegato nell’atto della Commissione parlamentare, già tre anni fa sono state introdotte anche agevolazioni per le imprese che si servono del fascicolo doganale elettronico. Tra queste, in particolare nel documento vengono citate:
- Possibilità di sdoganamento delle merci a ogni ora del giorno per tutti i giorni della settimana,
- Tracciabilità del processo di verifica
- Scambio di informazioni e condivisione tra ente doganale e soggetto dichiarante per via telematica
- Tempistiche di controllo ridotte
Fascicolo doganale elettronico, come funziona
Il fascicolo doganale elettronico dunque permette di non andare fisicamente in dogana per lo svolgimento delle verifiche sulla documentazione nelle attività di importazione ed esportazione. I documenti vengono controllati per via telematica: le imprese possono produrre scansioni e poi trasmettere i file alla dogana. Il sistema lavora quindi con l’upload del documento che sarà poi scaricato dagli operatori doganali. Ovviamente, nel caso ci fossero guasti, problemi di fruizione del testo o dubbi riguardo all’autenticità del documento, sarà necessario procedere con la consegna di persona della documentazione andando agli uffici doganali.
In concreto per produrre il fascicolo doganale elettronico è necessario dotarsi di un apposito sistema informatico che provveda a creare un file adeguato per l’invio. Le soluzioni possono essere contemplate nell’ambito di hub per la gestione documentale, che attraverso l’integrazione con i sistemi aziendali, consentono di semplificare l’operatività e di adempiere agli obblighi di legge (si pensi per esempio alla fattura elettronica). Per garantire l’autenticità del documento, si può inserire la firma digitale. Grazie a questi strumenti, si può svolgere la pratica amministrativa relativa allo sdoganamento dal proprio ufficio, senza recarsi in dogana. Anzi, si può fare anche in smart working o da dispositivi mobile se lo strumento informatico che si utilizza è su cloud: una soluzione questa che consente di avere sempre a disposizione la propria documentazione e di espletare le pratiche burocratiche ovunque ci si trovi.
L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner Digital Technologies.
