DOMANDA
Ho letto da un articolo pubblicato su Agendadigitale.eu il seguente trafiletto:
“In definitiva quindi, è possibile trasmettere tramite email ai clienti fatture in formato PDF (o XML) senza alcuna firma digitale e poi conservarle su carta, mentre per il cliente, se ha un sistema ERP in grado di poter garantire l’AIL tramite i sistemi di controllo di gestione, conservare in digitale le fatture pervenute oltre naturalmente a tutta la documentazione necessaria a comprovare l’AIL (i.e. registrazioni di business interne, documentazione esterna ricevuta, prove dei controlli effettuati, etc)”.
E questa regola immagino valga solo per l’Italia.
Ora io ho la seguente situazione:
emittente fattura che è una società italiana (soggetto X) e il ricevente invece è una società spagnola (soggetto Y).
La modalità di trasmissione dei dati è il classico EDI (ODETTE o EDIFACT) tramite il quale il soggetto X invia tutte le informazioni presenti in fattura in un formato txt. Il soggetto Y alimenta il suo sistema contabile (ERP/SAP) tramite le informazioni recepite dal file e produce un pdf della fattura uguale nel contenuto ma non nella forma a quella del soggetto X archiviandolo comunque in formato digitale con tutte le regole previste dalla fatturazione elettronica. Ovviamente le trasmissioni avvengono tramite un provider certificatore italiano ed il soggetto Y ha tutti i controlli e documentazione a supporto per i controlli fiscali.
Se si attiva la procedura il soggetto X è obbligato a fare ad adottare anche lui l’archiviazione digitale o può ritenersi libero di stampare la propria copia e conservarla in formato cartaceo?
Grato per la cortese risposta porgo cordiali saluti.
RISPOSTA
La scelta se predisporre la fattura in formato analogico o digitale è dell’emittente, e la condotta successiva dipende dalla scelta operata.
Nel suo caso, un file txt che contiene dati strutturati trasmessi con un canale EDI è un documento informatico, che per essere riprodotto in maniera intellegibile in formato analogico necessita di interventi software che, per esempio, possano generare un pdf (come fa nel suo caso la società ricevente spagnola). E’ proprio l’esigenza di questa “mediazione” del software che le impedisce di considerare il suo file come documento analogico.
Il documento informatico, generato mediante l’utilizzo di strumenti software, assume le caratteristiche di immodificabilità e di integrità (ai sensi dell’articolo 3, comma 4, DPCM 13 novembre 2014) mediante una o più delle seguenti operazioni:
- a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;
- b) l’apposizione di una validazione temporale;
- c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa;
- d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza;
- e) il versamento ad un sistema di conservazione.
Il documento informatico, che assume la forma di fattura elettronica, è soggetto anche alle regole previste dall’articolo 3 del DMEF 17/6//2014, in tema di generazione e conservazione.
In relazione alla generazione della fattura è necessario che
a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
Per quanto riguarda la conservazione della fattura
Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione della marca temporale un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il terzo mese successivo alla scadenza dell’obbligo di trasmissione telematica dei dichiarativi fiscali.
Con la Risoluzione 46/E del 10 aprile 2017, considerato che il termine per la trasmissione telematica delle dichiarazioni IVA e dei redditi è differenziato (attualmente rispettivamente 30 aprile e il 30 settembre dell’anno successivo, l’Agenzia delle Entrate ha ritenuto che il termine sia da intendersi unificato con riferimento a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi per tutte le tipologie di documenti.
Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu
