Semplificare la burocrazia per favorire il business internazionale: la fatturazione elettronica europea si presenta come una soluzione rivoluzionaria per le aziende che partecipano alle gare pubbliche oltre i confini nazionali. Ma non solo. Lo strumento, previsto dalla direttiva UE 55/2014, si inserisce in un quadro più ampio di digitalizzazione e standardizzazione delle procedure a livello transfrontaliero. È importante approfondire questi aspetti e capire quali sono le caratteristiche tecniche di tale innovazione, perché i prossimi mesi saranno cruciali per la sua implementazione: entro aprile 2020 infatti, tutte le pubbliche amministrazioni dovranno essere in grado di gestire questa particolare modalità di fatturazione.
Dalla fattura elettronica B2B alla fatturazione elettronica europea: i benefici
Interoperabilità e standardizzazione sono le caratteristiche principali della fatturazione elettronica europea. Proprio queste qualità consentono di comprendere al meglio l’obiettivo dell’introduzione di questo nuovo strumento. Si vuole infatti puntare al superamento delle difficoltà causate da sistemi nazionali di gestione del ciclo dell’ordine tutti differenti, con le proprie peculiarità e le proprie normative, in virtù di un unico sistema che vada bene per tutti gli Stati membri. Questo rappresenta un enorme vantaggio per gli scambi commerciali tra aziende e pubbliche amministrazioni di Paesi diversi, in quanto si riduce e si semplifica la burocrazia. Un incentivo quindi per ampliare il proprio business all’estero. Considerando quest’ottica, la fatturazione elettronica europea è una soluzione utile che si pone nel più ampio progetto del mercato unico digitale europeo.
Ovviamente, nonostante sia evidente la volontà di rendere più semplici i processi documentali, è inevitabile che il nuovo strumento abbia un impatto su aziende ed enti pubblici. Come del resto ogni innovazione: si pensi per esempio alla fattura elettronica B2B e B2C, introdotta come obbligo di legge in Italia dal gennaio 2019. In quel caso, la preoccupazione delle aziende e delle associazioni di categoria dilagava per la necessità di una nuova organizzazione interna, di dotarsi degli strumenti informatici corretti, nonché per lo scetticismo sulla reale efficacia dell’iniziativa. Dopo qualche settimana però, la situazione è cambiata e la fattura elettronica è diventata anzi un volàno per digitalizzare altri settori aziendali.
Molte imprese hanno conosciuto nuovi modi di lavorare, eliminando la carta e automatizzando. Inoltre, sono stati registrati vantaggi relativamente alla lotta all’evasione fiscale e ai controlli da parte dell’Agenzia delle entrate e della Guardia di finanza. Un aspetto che rappresenta un incentivo per i Governi affinché intraprendano la strada della digitalizzazione. Gli stessi benefici si possono riscontrare con la fatturazione elettronica europea. I processi telematici consentono controlli dei costi pubblici più efficaci, per limitare gli sperperi, nonché per verificare che non ci siano casi di irregolarità. Aziende ed enti ripamiano tempo e soldi, perché le procedure vengono automatizzati e si elimina la carta. Si riduce la burocrazia e diminuisce di conseguenza anche il rischio di sbagliare, che nell’ambito dei contratti pubblici (soprattutto se internazionali) è sempre in agguato. Insomma, fare affari con le pubbliche amministrazioni all’estero diventa più facile.
Lo standard UBL XML, Peppol e le priorità per le aziende
Tutto questo grazie al fatto che l’UE ha delineato uno standard composto da un contenuto minimo (core invoice), un formato CII XML (cross industry invoice) e l’UBL 2.1 (universal business language) e delle specifiche tecniche che descrivono le “istruzioni per l’uso” dei vari formati nazionali (CIUS – Core Invoice Usage SPecification). La difficoltà incontrata finora era proprio quella di tante metodologie diverse di gestione documentale, a seconda delle leggi e delle prassi dei vari Stati. Con l’introduzione della fatturazione elettronica europea, il legislatore UE ha voluto uniformare il linguaggio di interscambio delle fatture in tutta Europa. Per esempio, se un’azienda italiana deve inviare una fattura a una pubblica amministrazione tedesca, basterà servirsi di uno strumento informatico capace di creare i file nel formato europeo, per poi inviare la fattura europea al destinatario tramite un’infrastruttura riconosciuta come Peppol.
Peppol, progetto promosso dalla Commissione Europea, è infatti l’infrastruttura di rete che consente lo scambio di documenti tra paesi secondo specifiche standard. Funziona tramite access point che lo mettono in collegamento con il sistema aziendale. La funzione di access point è svolta da service provider certificati (in Italia da Agid). La priorità delle aziende in vista della fatturazione elettronica europea è proprio quella di individuare un service provider affidabile che offra il servizio di access point, con cui integrare il proprio sistema gestionale e utilizzare Peppol in sicurezza, ottenendo flussi documentali in entrata e in uscita standardizzati.
Peppol inoltre consente di trasmettere non solo fatture, ma anche DDT, listini e ordini digitali. Per questo sta diventando una risorsa sempre più importante per le aziende. Si ricorda a questo proposito che da febbraio 2020 scatterà l’obbligo di utilizzare il NSO – Nodo Smistamento Ordini per lo scambio di documenti d’ordine digitali tra privati ed enti del Servizio sanitario nazionale: lo strumento individuato per questi scambi è proprio Peppol. Non è difficile ritenere che in futuro Peppol avrà un ruolo sempre più importante.
Oltre la fatturazione elettronica europea: lo scenario futuro
Oltre a Peppol, il futuro della gestione documentale europea potrebbe essere affidato anche alle nuove tecnologie disruptive. Tra le altre, la blockchain sicuramente sarà un game changer del settore. Si tratta di un’innovazione non ancora matura, che teoricamente ha tutte le caratteristiche per essere applicata agli scambi di documenti commerciali.
Gli investimenti nel settore non mancano, dato il potenziale business. Si stima infatti, secondo i dati Billentis di Bruno Koch, che il mercato della fatturazione elettronica arriverà a valere sedici miliardi nei prossimi anni. Numerosi Paesi in tutto il mondo stanno rapidamente implementando nuovi processi documentali, come per esempio l’India e Singapore. La situazione è quindi in evoluzione: la fatturazione elettronica europea è un ulteriore step verso un futuro sempre più digitale.
L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner Digital Technologies.
