La gestione di un’azienda è vitale per la sua sopravvivenza e i software a cui si fa riferimento devono supportarla nel modo più ampio possibile. La contabilità è normata nel dettaglio ma questo non vuole dire che non sia opportuno scegliere un software per la contabilità che consenta un’adeguata lettura dei flussi aziendali in entrata e in uscita.
Nello scegliere un software per la contabilità, per esempio, non si può fare a meno di valutarne la predisposizione agli automatismi perché, quello amministrativo, è un comparto aziendale già sulla strada della piena automazione.
A cosa serve e perché avere un software per la contabilità
La risposta breve: serve a gestire in modo ottimale l’impresa e a monitorarne l’andamento nel corso del tempo. La risposta più articolata prevede invece l’ecosistema dei software gestionali i quali, in collaborazione con l’applicativo per la contabilità, facilitano il lavoro ai dipendenti, coadiuvando la gestione del magazzino, dei flussi passivi delle imprese e di quelli attivi (fatturazione, produzione, eccetera).
La contabilità analitica consente di avere informazioni in tempo reale, per esempio sullo stato dei debiti e dei crediti dell’impresa e da ciò discende anche la pianificazione finanziaria dell’impresa stessa. Tutto ciò sarebbe difficile (se non impossibile) se il software utilizzato non fosse performante e adeguato alle necessità.
I vantaggi di un software per la contabilità
Al centro della scena non c’è soltanto la granularità delle singole poste contabili. In aggiunta occorre tenere conto della predisposizione all’integrazione con altri applicativi già in uso all’azienda. L’esempio classico è la possibilità di condividere con il comparto commerciale l’eventuale presenza di pagamenti scoperti da parte dei clienti o l’eventuale sforamento di linee di credito a loro concesse.
Non si tratta soltanto di tenere la contabilità in modo fluido e preciso (questo lo fa qualsiasi software) ma di riuscire a condividere dati con altre unità operative dell’impresa creando, laddove possibile, degli automatismi. In quest’ambito, per esempio, si può pensare alla registrazione automatica di fatture passive oppure all’invio di solleciti ai clienti morosi.
Più la contabilità è analitica e più diventa strumento prezioso per i dipendenti di un’azienda e per i l management, che può prendere decisioni di tipo finanziario ed economico senza fare il passo più lungo della gamba e, non da ultimo, avendo a disposizione proiezioni precise dell’impatto delle decisioni sui conti dell’impresa.
Cosa prendere in considerazione per scegliere un software di contabilità
Ci sono prerequisiti essenziali che devono guidare la scelta del software di contabilità adatto. Il costo della soluzione scelta non è tra questi, perché va valutato nel suo insieme e nella solita e costante ratio tra costi e benefici. Spendere un po’ di più può essere un investimento accorto, soprattutto se il software consente di:
- essere utilizzato in modo semplice (non deve richiedere molta formazione per essere usato e la curva di apprendimento deve essere bassa)
- essere personalizzato
- essere alimentato da dati esterni
- alimentare altri applicativi
- creare automatismi
- essere aggiornato con regolarità.
La facilità d’uso è essenziale e non riguarda soltanto l’operatività spiccia, l’applicativo per la contabilità deve essere facilmente alimentabile dal software precedentemente usato dall’impresa e deve guardare anche al futuro, garantendo la facilità di esportazione dei dati qualora, in futuro, la stessa impresa dovesse volere cambiare soluzione acquistando un altro software.
La personalizzazione non ha soltanto a che fare con la possibilità di creare prospetti e documenti che riportano informazioni precedentemente selezionato (la partita contabile di un cliente o di un fornitore, il totale della liquidità oppure le cifre relative alle vendite di particolari prodotti o servizi) ma deve consentire agli utenti di apportare quei cambiamenti ai menù e all’interfaccia grafica in generale affinché entrino maggiormente in sintonia con il software.
Un software contabile deve garantire e financo favorire l’interoperabilità con altri software: i dati devono potere essere integrati da altre piattaforme ed esportati verso altre risorse, tipicamente database relazionali nei quali ci sono dati utili ad altri applicativi aziendali.
Il capitolo relativo agli automatismi è ampio. Ci sono operazioni contabili altamente ripetitive e queste dovrebbero potere essere fatte in modo automatico e al momento giusto. Per esempio, la registrazione delle fatture (siano queste passive o attive), il calcolo degli ammortamenti, dei ratei, eccetera. Anche in questo ambito è utile un altro grado di personalizzazione.
Gli aggiornamenti sono essenziali: più un software viene aggiornato e più si dimostrerà completo e utile anche in futuro.
Tra le funzionalità che un software dovrebbe in ogni caso garantire, figurano anche:
- la fatturazione elettronica
- il reverse charge
- lo split payment
e, ovviamente, deve rispondere positivamente alle norme imposte dal GPDR.
On premise oppure in Cloud?
Dipende dall’attitudine dell’azienda all’uso delle risorse Cloud ma, in linea generale, le soluzioni Cloud sarebbero da preferire tanto per la minore necessità di hardware dedicato quanto per le minori necessità di manutenzione a carico dell’impresa.
Si può obiettare sostenendo la tesi secondo la quale i dati contabili sono letteralmente oro per l’impresa perché, per esempio, consentono di ricostruire le politiche di pricing, il costo industriale della produzione, le politiche di remunerazione e altri dati sensibili.
La necessità di garantire privacy e sicurezza non è sufficiente per declinare in partenza l’ipotesi di una soluzione Cloud perché chi eroga tali servizi mette al centro proprio tali peculiarità: i Cloud provider non sono sprovveduti e, del resto, nessuna azienda è al riparo dalle ingerenze degli hacker.
La scelta dovrebbe quindi essere fatta sulla scorta di considerazioni più pratiche, considerando vantaggi del Cloud a dispetto degli svantaggi che potenzialmente può comportare i quali, nella maggior parte dei casi, sono comunque inferiori agli atout.
Cinque software da prendere in considerazione
Abbiamo scelto cinque soluzioni software che contemplano tutti gli elementi essenziali che abbiamo citato sopra, cercando nel medesimo tempo di contemplare sia le piccole realtà aziendali sia quelle più grandi.
Proprio secondo quest’ottica cominciamo a citare TeamSystem offre soluzioni per qualsiasi realtà aziendale, fornendo peraltro software che può essere usato on premise e in Cloud. Ha ampi margini di personalizzazione e di interoperabilità, consentendo inoltre di creare automatismi anche in relazione a rapporti con enti esterni (per esempio banche e fisco). I prezzi variano a seconda del pacchetto scelto e vengono comunicati su richiesta.
Il software che proponiamo è fatto da un’azienda Svizzera ma si applica anche all’Italia. Stiamo parlando di Banana, che può essere usato sia istallandolo in locale sia via web. È una soluzione davvero completa che, nella versione Advanced, si presta agli automatismi e ai più alti livelli di personalizzazione. Può essere provato gratuitamente per un numero limitato di registrazioni e i prezzi variano dai 69 ai 149 franchi svizzeri all’anno (da 72 euro a 157 euro). Si presta molto bene alle medie imprese, può non essere la soluzione adatta per le grosse realtà aziendali.
Torniamo in Italia per parlare di Profis, soluzione orientata ai grandi flussi di lavoro e all’automatizzazione. Elabora dati provenienti da applicativi terzi e si presta anche alla gestione della fatturazione attiva che, tra l’altro, può essere importata nella contabilità senza l’intervento umano. Una soluzione italiana i cui prezzi vengono rilasciati su espressa richiesta ma che, a nostro avviso, andrebbe presa in considerazione nel processo di scelta di un software per la contabilità.
Oltre alla contabilità propriamente detta, Genya XS esamina anche le KPI in modo automatico, facendo leva su principi di Intelligenza artificiale per aiutare chi ne fa uso.
Una soluzione Cloud facile e veloce da usare che garantisce la chiusura di un bilancio in mezz’ora e permette anche la creazione di fatture, documenti di trasporto, bollettini e altri form tipici del processo di vendita. Il prezzo viene comunicato su richiesta ma è possibile organizzare una demo gratuita.
Una software house che nel corso degli anni si è ritagliata spazio è Zucchetti, realtà di Lodi (Milano) che sviluppa diverse soluzioni per la contabilità tanto per le piccole quanto per le grandi aziende. Software che copre ogni esigenza e che, oltre ad avere ampi margini di personalizzazione, è pensato per dialogare con altre piattaforme e sistemi. Anche in questo caso, le politiche di prezzo variano da prodotto a prodotto.
