Dopo l’attivazione del servizio conservazione fatture elettroniche dell’Agenzia delle entrate, tutte le fatture emesse e ricevute vengono conservate dal sistema senza alcun intervento manuale.
E’ una delle cose che abbiamo potuto confermare con questo test del servizio dell’Agenzia.
Di fatti è un secondo test. In pieno periodo di panico da fattura elettronica, avevamo già recensito il servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate. Avevamo evidenziato in particolare, non tanto il carattere di gratuità, quanto la modalità automatica ed implicita ampiamente descritta nel “Manuale di Conservazione”. Tale prova però è stata necessariamente incompleta proprio perché in quel momento era stato possibile soltanto procedere all’attivazione del servizio, ma non verificarne l’effettiva funzionalità.
Questa seconda parte invece tratterà proprio delle modalità di fruizione del servizio di conservazione e utilizzo delle fatture elettroniche automaticamente conservate.
La modalità “automatica ed implicita” funziona e, con qualche pecca che analizzeremo più avanti, permette, almeno dal punto di vista del rispetto dei requisiti formali, di dimenticarsi del problema della conservazione, ovviamente obbligatoria per legge visto che la fattura elettronica è un documento “originale informatico” rilevante ai fini fiscali ai sensi del CAD (DLgs 82/2005) e del DM 17/06/2014.
Tempistiche di conservazione delle fatture elettroniche
Come già evidenziato nella prima parte della prova, il manuale cita esplicitamente cicli semestrali di invio in conservazione. Effettivamente, al momento attuale risultano conservate le fatture transitate fino a circa 7 mesi fa (il 13/06 risultavano le fatture elettroniche transitate il 10/11), ma non si trovano ancora quelle transitate il 17/11.
Peraltro i termini di legge per l’invio in conservazione delle fatture elettroniche prevedono che la stessa avvenga entro i tre mesi successivi al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al periodo di riferimento; di conseguenza il termine per le fatture 2018 scadrà il 31 gennaio 2020; se oggi sono conservate fatture di novembre è dato ipotizzare che il termine venga agevolmente rispettato.
Esibizione delle fatture
La ricerca e lo scarico delle fatture conservate avviene tramite la funzione “Nuova richiesta di esibizione”. In primo luogo è obbligatorio indicare la motivazione della richiesta scegliendo esclusivamente tra le tre opzioni ammesse:
Anche questa limitazione dovrebbe rendere chiaro che la conservazione AdE è un servizio fondamentale per certi aspetti, ma non uno strumento “gestionale”: scopo e ambito applicativo sono definiti e limitati. È uno strumento di compliance civilistica e fiscale ma non uno strumento gestionale. Se in futuro mi troverò a dover cercare qui una vecchia fattura di acquisto di un macchinario da rivendere, probabilmente sarà perché ho sbagliato ad impostare i miei processi o comunque qualcosa davvero non ha funzionato.
Modalità di ricerca
La ricerca va obbligatoriamente circoscritta temporalmente, indicando un periodo non superiore a tre mesi definito il quale diventa possibile far partire la ricerca ottenendo la lista dei documenti transitati nell’intervallo di tempo. Va posta particolare attenzione a questo aspetto. La data ricercabile è quella di transito per lo SdI, e non la data fattura. Questo può essere un problema per gli operatori in quanto la data riportata in fattura è uno degli elementi in assoluto più utilizzati. Il range massimo di ricerca impostabile è di un trimestre. Per quanto riguarda i parametri di ricerca, sono previsti i campi nome, cognome, denominazione e codice fiscale mentre notiamo la mancanza del campo “partita IVA”, previsto dal citato DM 17/06/2017, menzionato dal manuale di conservazione ma non presente nella maschera di ricerca.
Nell’effettuare prove di ricerca su fatture emesse e ricevute, siamo riusciti a ricercare correttamente le fatture ricevute (con qualche anomalia sulle ricerche per nome e cognome) mentre non è assolutamente stato possibile far funzionare la ricerca sulle fatture emesse. Ci siano in effetti resi conto che la ricerca funziona solo sui dati del “Cedente/Prestatore” per cui mentre sulle fatture ricevute si può cercare per nome/cognome/denominazione e CF del fornitore, sulle emesse in pratica non è possibile ricercare alcunché perché a tale ricerca otterrebbe risultati soltanto inserendo i dati anagrafici di chi emette (e mostrando conseguentemente tutte le fatture emesse). In tutti gli altri casi la risposta inevitabilmente è “Sulla base dei criteri di ricerca indicati, non sono state trovate fatture per le quali sia possibile richiedere l’esibizione”. Immaginiamo si tratti esclusivamente di un’anomalia tecnica o comunque un difetto che non dubitiamo verrà corretto in futuro, non solo perché i campi sono previsto dal sito, ma soprattutto in considerazione del fatto che quelle chiavi di ricerca sono espressamente previste dall’art. 3 del DM 17 giugno 2014, per cui si potrebbe dire che oggi la conservazione delle fatture emesse non è “a norma”. Funziona invece correttamente la ricerca per nome file (che non è una chiave richiesta dalla norma).
La ricerca propone una lista di fatture la cui identificazione però appare di non agevole lettura. Il fornitore (per le fatture ricevute) o il cliente (per le emesse) è desumibile esclusivamente dal codice fiscale o del nome del file. Nel caso di un ampio numero di fatture l’identificazione di quelle di effettivo interesse non è banale, contando che la data mostrata è sempre quella di ricezione (che, soprattutto in questi mesi, è spesso stata parecchio distante da quella riportata in fattura). Selezionando infine le fatture di effettivo interesse si può chiederne l’esibizione perfezionando così la richiesta come da immagini sottoriportate, eventualmente scaricando un riepilogo della richiesta in pdf.
Al perfezionamento della richiesta, il sistema “promette” l’esecuzione della stessa in 48 ore. Peraltro la richiesta inviata il 13/06 (giovedì) risultava ancora in corso alle ore 11 del 19/06 (mercoledì) e non è stata evasa, per quanto nulla faccia rilevare un malfunzionamento.
In effetti, il manuale della conservazione precisa (par. 10.1) che la richiesta di esibizione di fatture già conservate viene evasa in 48 ore al netto dei festivi (termine che abbiamo visto non essere rispettato nella nostra prova), mentre per quanto riguarda le fatture inviate in conservazione manualmente dal contribuente, prese in carico ma non ancora conservate, la tempistica è di 12 giorni (si tratta delle fatture conservate manualmente in quanto transitate da SDI prima dell’attivazione del servizio). Non è invece possibile richiedere l’esibizione di fatture elettroniche trasmesse attraverso SdI ma non ancora conservate; sarà necessario attendere la conservazione delle stesse, presumibilmente diversi mesi dopo l’emissione delle stesse, per poterne chiedere l’esibizione.
Conclusioni
Purtroppo, le conclusioni non possono che essere ancora parziali e non definitive. Il sistema ha evidenti lacune (le funzionalità di ricerca incomplete e parzialmente non funzionanti) e alcuni limiti di concezione, forse anche per precisa scelta progettuale; è ragionevole pensare si sia voluto offrire un servizio “di base”, da utilizzare per posizioni “marginali” o come “piano b” per realtà adeguatamente strutturate. E in questo senso in effetti va evidenziato il pregio principale del sistema.
Una volta che il contribuente abbia aderito al servizio di conservazione, esso funziona senza dover fare altro, senza presidiare il processo o necessità di alcun tipo di intervento. Questa totale gratuità in termini non tanto di costo quanto di impegno di risorse lo rende difficilmente confrontabile ai servizi di conservazione disponibili sul mercato, che ragionevolmente dovranno integrarsi ai sistemi gestionali ed adottare sempre più velocemente un’automazione sempre più pervasiva.
