Con provvedimento direttoriale del 30 giugno 2021 è stato prorogato al 30 settembre 2021 il periodo transitorio di memorizzazione delle fatture elettroniche e notifiche SdI e la possibilità di aderire al servizio di consultazione e acquisizione da parte degli operatori IVA e i loro intermediari fiscali delegati. L’ulteriore proroga si è resa necessaria per concludere l’interlocuzione con il Garante per la protezione dei dati personali che mira a definire le misure di garanzia che dovrà adottare l’Agenzia a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati, nel rispetto dei principi di minimizzazione e di proporzionalità nel trattamento dei dati persona.
Viene, di conseguenza, ampliato il periodo transitorio durante il quale il contribuente può consultare e acquisire liberamente le fatture elettroniche, emesse e ricevute, e i loro duplicati informatici.
Le funzioni del servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate
Infatti tutte le fatture elettroniche e le relative note di variazione transitate da Sdi possono essere automaticamente acquisite ai fini della conservazione solamente dopo avere formalizzato l’adesione al servizio di conservazione: non avere aderito in un momento anteriore all’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica stabilito al primo gennaio 2019, renderebbe infatti necessario procedere al caricamento manuale dei documenti, emessi/ricevuti in data antecedente all’attivazione del servizio, in formato strutturato così da rispettare le tempistiche di conservazione, tenuto anche conto della dimensione massima pari a 5 Mb.
Nel caso in cui, invece, l’adesione al servizio non avvenga entro il nuovo termine ma successivamente, il contribuente potrà consultare unicamente le fatture emesse e ricevute dal giorno successivo a quello di adesione. Quindi, volendo esemplificare, qualora il soggetto aderisca al servizio il giorno 15 novembre 2021, egli potrà consultare le fatture emesse e ricevute successivamente allo stesso 15 novembre ossia dal giorno 16 novembre 2021.
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Cosa dice il provvedimento di proroga
Stabilisce, infatti, il provvedimento di riferimento datato 30 aprile 2018 che la mancata adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici, comporta la cancellazione di tutti i file memorizzati durante il periodo transitorio, ossia entro il termine di adesione al servizio, entro 60 giorni dal termine previsto per effettuare l’adesione. Ciò significa che, allo stato attuale, per chi non aderisce al servizio i file saranno cancellati entro il 29 novembre 2021.
In ogni caso, sempre come disposto dal citato provvedimento del 2018, al soggetto che non aderisce al servizio, sono resi disponibili in consultazione, fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento, solo i così detti “dati fattura” ossia i dati fiscalmente rilevanti individuati dall’articolo 21 del DPR 633 del 1972, ad esclusione di quelli di cui alla lettera g) del secondo comma del citato articolo e cioè ad esclusione della «natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione».
Bene ricordare che l’adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche, nonché l’eventuale sua revoca, si effettuano con la sottoscrizione di un accordo con l’Amministrazione finanziaria, che per i soggetti passivi Iva si esercita attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi” e può essere promossa dal contribuente stesso oppure dal soggetto che è stato incaricato ad accedere al portale. Se viene delegato da più soggetti un intermediario per l’accesso a “Fatture e Corrispettivi”, egli può esprimere l’intento di aderire al servizio di consultazione in modalità massiva, per tutti i soggetti per cui è stato delegato. La conservazione da parte delle Entrate, garantita per un periodo minimo di 15 anni, si basa sulla durata della convenzione di soli 3 anni e deve essere rinnovata, in quanto non è previsto un rinnovo tacito.
Come fare
È sufficiente indicare, al momento dell’adesione dell’accordo di servizio, una data antecedente a quella dell’adesione stessa. A partire dalla data indicata, infatti, verranno conservate automaticamente tutte le fatture trasmesse e ricevute dal SdI anche nei periodi in cui il servizio non era attivo. Diversamente, se non si indica la data di recupero retroattivo verranno conservate solo le fatture transitate dal SdI dal giorno successivo alla data di adesione al servizio.
A livello operativo, per chi aderisce al servizio di cui si è detto sopra, il file della singola fattura sarà consultabile attraverso il citato portale dell’Agenzia delle entrate, nella sua interezza. L’utente può quindi consultare e scaricare l’intero file della fattura fino al termine previsto per la conservazione dello stesso, ossia il 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione del file da parte del Sistema di Interscambio. Qualora a manifestare l’adesione al servizio sia solo una delle parti dell’operazione, quindi solamente il cedente o prestatore ovvero unicamente il cessionario o committente, il file della fattura è reso disponibile per la visualizzazione e il download solo a favore di chi ha effettuato l’adesione al servizio. In caso nessuna delle due parti manifesti l’adesione, il file della fattura verrà cancellato mentre saranno memorizzati unicamente i “dati fattura” di cui si è detto.
Al contrario, a prescindere dall’adesione al servizio di consultazione, Agenzia delle Entrate e Guardia di Finanza potranno accedere a tutti i dati contenuti nelle fatture per utilizzarli nell’assolvimento delle funzioni di polizia economica e finanziaria, e delle attività di analisi del rischio e di controllo a fini fiscali.
